Відкриті торги з особливостями - це основна процедура державних закупівель. Кожна уповноважена особа замовника має знати порядок проведення відкритих торгів, навіть якщо до її функцій вони не належать, адже саме порядок проведення відкритих торгів є в основі будь-якого виду конкурентної закупівлі.
На сьогодні алгоритм відкритих торгів змінили Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів із дня його припинення або скасування, затвердженими постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості).
Відкриті торги в умовах воєнного стану
Відповідно до пункту 3 Особливостей замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону № 922, проводять закупівлі відповідно до Закону № 922 з урахуванням цих Особливостей.
Тож послідовно розглянемо етапи проведення відкритих торгів відповідно до вимог Закону № 922 з урахуванням Особливостей та дізнаємось, як проводити відкриті торги.
Відкриті торги з Особливостями розпочинаються з планування. Закупівлю відповідно до Особливостей замовник здійснює на підставі наявної потреби або в разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля входить до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону № 922.
Пам’ятайте про останні зміни до планування – зазначати інформацію про локалізацію у разі закупівлі товару (у тому числі у складі робіт чи послуг), до якого вона застосовується.
Річний план та зміни до нього замовник безоплатно оприлюднює в електронній системі закупівель (ЕСЗ) протягом п’яти робочих днів із дня їх затвердження.
Після цього замовник повинен проаналізувати предмет, що планує закупити, щоби створити тендерну документацію і включити до неї необхідні умови.
Уповноважена особа замовника своїм рішенням затверджує тендерну документацію, ухвалює остаточне рішення про проведення відкритих торгів і оголошує процедуру закупівлі в ЕСЗ.
Відповідно до пункту 34 Особливостей строк для подання тендерних пропозицій не може бути менше, ніж:
15 днів з дня оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів в електронній системі закупівель;
30 днів для відкритих торгів з публікацією англійською мовою.
Для обчислення перебігу строків необхідно керуватися ЦК, який закріплює загальні положення щодо того, як правильно обчислювати строки.
Важливо! Відкриті торги з особливостями в умовах воєнного стану можна оголосити з проведенням аукціону і без.
Замовники мають право вносити зміни до оголошення про проведення відкритих торгів. Розглянемо, як правильно скористатися цією можливістю.
У разі здійснення закупівлі товарів (у тому числі товарів, що закуповуються у складі робіт або послуг), на які поширюються вимоги локалізації, або товарів з додаткового переліку в оголошенні про проведення відкритих торгів замовником додатково зазначається інформація про закупівлю товару, включеного до переліку локалізованих товарів, за умови, що вартість товару (товарів), зазначених в цьому абзаці, у складі предмета закупівлі дорівнює або перевищує 1 млн. гривень.
У разі коли відкриті торги з особливостями замовник проводить без застосування електронного аукціону, оголошення про закупівлю повинно крім відповідної інформації містити інформацію щодо проведення відкритих торгів без застосування електронного аукціону та обґрунтування проведення відкритих торгів без застосування електронного аукціону. У цьому випадку в оголошенні не зазначається інформація про крок пониження в аукціоні.
Форму та зміст такого обґрунтування законодавство не встановлює, тому замовник забезпечує їх самостійно.
У разі коли оприлюднення в ЕСЗ інформації про місце постачання (оприлюднення якої передбачає Закон № 922) несе загрозу безпеці замовника, таку інформацію можна зазначати як найменування населеного пункту, у який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).
Разом з оголошенням про проведення відкритих торгів в ЕСЗ замовник оприлюднює тендерну документацію (ТД). Оприлюднює він її для загального доступу шляхом заповнення полів в електронній системі.
Оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів для замовника є безоплатним.
Тендерну документацію також можна завантажити в окремому файлі. Формат файлу Закон № 922 не встановлює, тому замовники самі вирішують, як завантажувати ТД, — у PDF чи Word.
Тендерну документацію слід формувати відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням Особливостей. Стаття 22 Закону містить перелік інформації, що повинна бути включена до тендерної документації, а Особливості – вимоги щодо доповнення такої інформації з огляду на вимоги до закупівель у період дії правового режиму воєнного стану в Україні. Тому, зверніть увагу на наступне.
Замовник у ТД обов’язково зазначає інформацію про прийняття чи неприйняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, яку замовник визначив в оголошенні про проведення відкритих торгів.
Якщо допускається пропонувати ціну вищу ніж очікувана вартість, то замовник повинен зазначити в ТД про прийнятний відсоток перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, яку замовник визначив в оголошенні про проведення відкритих торгів.
Коли замовник формує вимоги ТД, має враховувати окремі зміни, що внесли Особливості, а саме вона повинна містити:
один або кілька кваліфікаційних критеріїв відповідно до статті 16 Закону з урахуванням положень цих особливостей та інформацію про спосіб підтвердження відповідності учасників процедури закупівлі установленим критеріям і вимогам згідно із законодавством;
підстави для відмови в участі у відкритих торгах, встановлені пунктом 47 Особливостей, та інформацію про спосіб підтвердження відсутності підстав для відхилення;
спосіб підтвердження такої інформації про кінцевих бенефіціарних власників учасника процедури закупівлі, що є нерезидентом: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), країна громадянства (підданства), а в разі, коли кінцевий бенефіціарний власник - іноземець є громадянином (підданим) кількох країн, - усі країни його громадянства (підданства), а також повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код (для резидента) засновника юридичної особи, в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником, характер та міра (рівень, ступінь, частка) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу).
У разі проведення відкритих торгів згідно з цими особливостями для закупівлі твердого палива, природного газу, газу скрапленого для комунально-побутового споживання та промислових цілей, електричної енергії положення пунктів 1 і 2 частини другої статті 16 Закону замовником не застосовуються.
Йдеться про кваліфікаційні критерії « наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій» та «наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід». У разі здійснення зазначених у попередньому абзаці закупівель вони не застосовуються.
Також для цих закупівель замовники не можуть установлювати вимоги до предмета закупівлі, що не передбачені відповідним національним стандартом (за наявності національного стандарту для відповідного предмета закупівлі). Для об’єднання учасників як учасника процедури закупівлі замовник зазначає умови щодо надання інформації та способу підтвердження відповідності таких учасників об’єднання встановленим кваліфікаційним критеріям та підставам, які визначає пункт 47 Особливостей.
Крім того, ТД може містити правила зазначення в договорі про закупівлю грошового еквівалента в національній чи іноземній валюті за офіційним курсом, що встановлює НБУ станом на дату розкриття тендерних пропозицій.
Нагадаємо, що нововеденням Особливостей є вимога щодо структури тендерної документації. Перелік всіх документів та/або всієї інформації, які подаються учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, та перелік всіх документів та/або всієї інформації, які подаються переможцем процедури закупівлі, оформлюються двома окремими додатками до тендерної документації. У зазначених переліках замовник розміщує посилання на відповідні вимоги тендерної документації, якщо включення таких вимог до переліків у повному обсязі ускладнило б їх сприйняття.
Відсутність документів або інформації, що не передбачені такими додатками до тендерної документації, не є підставою для відхилення замовником тендерної пропозиції такого учасника процедури закупівлі.
У разі здійснення закупівлі, до якої застосовуються вимоги щодо локалізації в тендерній документації замовником додатково зазначається інформація про закупівлю товару, включеного до переліку локалізованих товарів, вимоги щодо:
відповідності ступеню локалізації виробництва, встановленому пунктом 6-1 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону,
надання учасником процедури закупівлі (на стадії подання тендерної пропозиції) та постачальником товару/надавачем послуг/виконавцем робіт (на стадії виконання договору про закупівлю) посилання на відповідний товар, включений до переліку локалізованих товарів, або документа, що підтверджує походження товару з відповідної країни,
обов’язку учасника процедури закупівлі/постачальника товару/надавача послуг/виконавця робіт, який не є виробником товару, надавати замовнику документи, що підтверджують ступінь локалізації виробництва, зокрема інформацію про всіх суб’єктів господарювання, залучених до ланцюга постачання між виробником товару та учасником процедури закупівлі/постачальником товару/надавачем послуг/виконавцем робіт.
У кінці оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, коли замовник заповнив усю необхідну інформацію та завантажив файл, він має накласти КЕП.
Увага! За порушення строків оприлюднення інформації про закупівлю та порушення строків оприлюднення тендерної документації замовник може отримати штраф згідно зі статтею 164–14 КпАП, що становитиме від 1700 грн у першому випадку та від 3400 грн у другому.
Рекомендація! Замовникам доцільно після оприлюднення оголошення про відкриті торги з особливостями перевіряти інформацію, чи відкривається ТД, адже вона має бути в машинозчитувальному форматі.
Після того як уся необхідна інформація оприлюднена, замовник очікує подання тендерних пропозицій.
Проведення відкритих торгів: інструкція до етапу 2
Під час проведення відкритих торгів тендерні пропозиції мають право подавати всі зацікавлені особи.
Учасники готують тендерні пропозиції з урахуванням вимог тендерної документації, що встановив замовник, та заповнює електронні поля. Замовник не вимагає від учасника процедури закупівлі під час подання тендерної пропозиції в електронній системі закупівель будь-яких документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених у пункті 47 Особливостей, крім самостійного декларування відсутності таких підстав учасником процедури закупівлі відповідно до абзацу 16 цього пункту.
У період подання тендерних пропозицій замовник може вносити зміни до тендерної документації, а також отримувати звернення та вимоги від учасників. Крім того, він може зіштовхнутися з оскарженням тендерної документації.
У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій замовник продовжує в ЕСЗ у такий спосіб, щоб із моменту внесення змін до ТД до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.
Втім, врахуйте практику ДАСУ при здійсненні моніторингу закупівлі.
Вони посилаються на те, що порядком оскарження відкритих торгів передбаченим пунктами 55 – 67 Особливостей встановлено, що скарги подаються щодо змін до тендерної документації, внесених замовником, протягом п’яти днів з моменту оприлюднення таких змін на веб-порталі Уповноваженого органу, але не пізніше ніж за три дні до дати, встановленої для подання тендерних пропозицій, яка була встановлена під час внесення таких змін.
З огляду на це ДАСУ вважає, що при внесенні змін до тендерної документації строки мають сумуватися та враховуватися і строк продовження при внесенні змін і строки для подання скарг.
Зміни, які замовник вносить до ТД, розміщуються та відображаються в ЕСЗ у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом зі змінами до ТД в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації в машинозчитувальному форматі розміщуються в ЕСЗ протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.
У разі, коли замовник несвоєчасно надав роз’яснення щодо змісту ТД, ЕСЗ автоматично зупиняє перебіг відкритих торгів.
Щоб поновити перебіг відкритих торгів, замовник повинен розмістити роз’яснення щодо змісту тендерної документації в електронній системі закупівель з одночасним продовженням строку подання тендерних пропозицій не менш як на чотири дні.
Важливо! Після оприлюднення в ЕСЗ скарги, ЕСЗ автоматично призупиняє початок електронного аукціону та не оприлюднює рішення замовника про відміну тендеру чи визнання його таким, що не відбувся, відміну переговорної процедури закупівлі, договір про закупівлю і звіт про результати проведення закупівлі.
Таким чином, замовник не зможе вплинути на оскаржувану процедуру закупівлі, крім як виправити порушення, щодо яких скаржиться учасник, чи відстоювати свою точку зору в органі оскарження під час розгляду скарги.
Якщо етап звернень та оскарження пройшов та завершився період подання тендерних пропозицій, замовник переходить до аукціону або, за умови що в ТД було передбачено, що відкриті торги з особливостями на закупівлю проводяться без застосування аукціону, до етапу розгляду тендерних пропозицій.
Якщо аукціон не проводиться, в ЕСЗ після закінчення строку для подання тендерних пропозицій, який визначив замовник в оголошенні про проведення відкритих торгів, що проходять без застосування електронного аукціону, розкривається інформація про тендерні пропозиції, у тому числі інформація про ціну/приведену ціну тендерної пропозиції (тендерних пропозицій).
Дата й час розкриття тендерних пропозицій, дата й час проведення електронного аукціону ЕСЗ визначає автоматично в день, коли замовник оприлюднив оголошення про проведення відкритих торгів в ЕСЗ.
Перед початком аукціону автоматично розкривається інформація про ціни/приведені ціни тендерних пропозицій.
Замовник не бере безпосередньої участі в аукціоні під час відкритих торгів, але може вільно спостерігати за ціновою боротьбою учасників.
Зверніть увагу! Електронний аукціон не може проходити у вихідні дні та в неробочий час.
У ході аукціону відбувається оцінка тендерних пропозицій. ЕСЗ проводить її автоматично на основі критеріїв і методики оцінки, які замовник зазначив у ТД, шляхом застосування електронного аукціону.
Особливості внесли нову умову, що дозволяє визначати переможця в ситуації, коли аукціон не відбувся.
Якщо була подана одна тендерна пропозиція, ЕСЗ після закінчення строку для подання тендерних пропозицій, який визначив замовник в оголошенні про проведення відкритих торгів, не проводить оцінку такої тендерної пропозиції та визначає таку тендерну пропозицію найбільш економічно вигідною.
Замовник розглядає таку тендерну пропозицію на тих же умовах, що й учасників аукціону.
Розкриття тендерних пропозицій ЕСЗ здійснює автоматично одразу після завершення електронного аукціону або у разі подання однієї тендерної пропозиції, одразу після завершення періоду подання тендерних пропозицій. Останній алгоритм дій і у разі, якщо відкриті торги проводяться без застосування електронного аукціону.
Замовник не формує протокол розкриття тендерних пропозицій. У день розкриття тендерних пропозицій такий протокол автоматично формує та оприлюднює ЕСЗ.
Проведення процедури відкритих торгів на етапі 4
Далі замовник повинен розглянути тендерні пропозиції учасників.
Якщо був аукціон, то спочатку він розглядає тендерну пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною за результатами аукціону. Якщо аукціону не було, то найбільш економічно вигідною тендерною пропозицією електронна система закупівель визначає тендерну пропозицію, ціна/приведена ціна якої є найнижчою.
Оцінка тендерної пропозиції ЕСЗ проводить автоматично на основі критеріїв і методики оцінки, які замовник визначив у ТД, шляхом визначення тендерної пропозиції найбільш економічно вигідною.
Строк розгляду тендерної пропозиції не повинен перевищувати п’яти робочих днів із дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк замовник може аргументовано продовжити до 20 робочих днів.
У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в ЕСЗ протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
На цьому етапі відкритих торгів основне завдання замовника перевірити, чи тендерна пропозиція відповідає вимогам ТД та Закону.
У ході розгляду тендерних пропозицій замовник може зіштовхнутися із тим, що найбільш економічно вигідна тендерна пропозиція буде визначена аномально низькою.
Зверніть увагу! Таке визначення ЕСЗ здійснює автоматично, тому замовник не може робити це сам, навіть якщо ціна тендерної пропозиції йому здається занадто низькою.
Визначення аномально низької ціни за результатами аукціону визначена у статті 1 Закону.
А у випадку, коли аукціон не проводиться під терміном «аномально низька ціна тендерної пропозиції» розуміється ціна/приведена ціна найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції, яка є меншою на 40 або більше відсотків середньоарифметичного значення ціни/приведеної ціни тендерних пропозицій інших учасників процедури закупівлі, та/або є меншою на 30 або більше відсотків наступної ціни/приведеної ціни тендерної пропозиції; аномально низьку ціну ЕСЗ визначає автоматично за умови наявності не менше двох учасників, які подали свої тендерні пропозиції щодо предмета закупівлі або його частини (лота), повинен надати протягом одного робочого дня з дня визначення найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції обґрунтування в довільній формі щодо цін або вартості відповідних товарів, робіт чи послуг тендерної пропозиції.
У разі якщо аукціон проводився аномально низька ціна визначається відповідно до поняття у ч. 1 ст. 1 Закону.
Порушення цього строку є підставою відхилити таку пропозицію учасника. А от належність такого обґрунтування замовник визначає самостійно і в разі, коли він вважає обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції учасника неналежним, може відхилити тендерну пропозицію такого учасника. Проте, таке рішення замовника досить часто учасники оскаржують.
Якщо замовник під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявив невідповідності в інформації та/або документах, що подав учасник процедури закупівлі в тендерній пропозиції та/або подання яких передбачала ТД, він розміщує в строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, які подав учасник процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагала ТД, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції:
інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагав замовник; та/або
відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонує учасник процедури в його тендерній пропозиції).
Невідповідністю в інформації та/або документах, які надає учасник процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, який запропонував учасник процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Замовник не може розміщувати щодо одного й того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подав учасник процедури закупівлі в складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов’язаних із виконанням рішення органу оскарження.
Якщо тендерна пропозиція, яка визначена найбільш економічно вигідною, відповідає всім вимогам, замовник може не розглядати наступні тендерні пропозиції.
Якщо ж найбільш економічно вигідна тендерна пропозиція не відповідає вимогам тендерної документації, замовник повинен відмовити такому учаснику на підставах, що передбачені у пункті 44 Особливостей.
У разі відхилення найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції замовник розглядає наступну тендерну пропозицію в списку пропозицій, розташованих за результатами їх оцінки - від найкращої, у порядку та строки, визначені у Законі, тобто в ті ж строки, що і для першого учасника.
Якщо тендерну пропозицію подав один учасник, замовник ухвалює рішення щодо неї.
Відкриті торги з особливостями на етапі 5
Після того як замовник визначить учасника, що відповідає всім вимогам, він має ухвалити рішення про визначення його переможцем та оприлюднює його.
Після його оприлюднення починає відраховуватися строк укладання договору.
У цей період переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в ЕСЗ повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей.
Замовник має право звернутися за підтвердженням інформації, яку надав учасник, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції.
У разі отримання достовірної інформації про невідповідність переможця процедури закупівлі вимогам кваліфікаційних критеріїв, підставам, установленим у пункті 47 Особливостей, або факту зазначення в тендерній пропозиції будь-якої недостовірної інформації, що є суттєвою під час визначення результатів процедури закупівлі, замовник відхиляє тендерну пропозицію такого учасника.
У разі наявності підстав для відхилення тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі замовник відхиляє його на підставі, визначеній у пункті 44 Особливостей.
Якщо ж переможець дотримав усіх вимог, замовник може укладати з ним договір про закупівлю.
Важливо! Щоб забезпечити право на оскарження рішень замовника до органу оскарження, сторони не можуть укласти договір про закупівлю раніше ніж через п’ять днів із дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.
Замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів із дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів.
Закон не визначає порядку обґрунтування необхідності продовження строку для укладання договору, тому замовник може зробити це шляхом прийняття рішення уповноваженої особи, що оформлюється протоколом.
У разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю перебіг строку для укладення договору про закупівлю зупиняється.
У разі відхилення тендерної пропозиції з підстави, що передбачені для переможця процедури закупівлі, замовник визначає переможця процедури закупівлі серед тих учасників процедури закупівлі, тендерна пропозиція (строк дії якої ще не минув) якого відповідає критеріям та умовам, що визначені в тендерній документації, і може бути визнана найбільш економічно вигідною відповідно до вимог Закону № 922 та цих особливостей, та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю в порядку та на умовах, визначених у статті 33 Закону та Особливостях.
Переможець процедури закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю. Після того, як сторони уклали договір про закупівлю, замовник повинен оприлюднити цей договір та всі додатки до нього в ЕСЗ протягом трьох робочих днів із дня його укладення.
Завершенням процедури закупівлі є оприлюднення звіту про результати проведення закупівлі з використанням ЕСЗ. Такий звіт ЕСЗ формує автоматично та оприлюднює протягом одного дня після того, як замовник оприлюднив договір про закупівлю в ЕСЗ.
