Закон № 922 встановлює, що відкриті торги — це основна процедура закупівлі.
Кожна уповноважена особа замовника має знати порядок проведення відкритих торгів, навіть якщо до її функцій вони не належать, адже саме порядок проведення відкритих торгів є в основі будь-якого виду конкурентної закупівлі.
На сьогодні алгоритм відкритих торгів змінили Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів із дня його припинення або скасування, затвердженими постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості).
Відповідно до частини 3 Особливостей замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону № 922, проводять закупівлі відповідно до Закону № 922 з урахуванням цих Особливостей.
Тож послідовно розглянемо етапи проведення відкритих торгів відповідно до вимог Закону № 922 з урахуванням Особливостей.
Відкриті торги розпочинаються з планування. Закупівлю відповідно до Особливостей замовник здійснює на підставі наявної потреби або в разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля входить до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону № 922.
Річний план та зміни до нього замовник безоплатно оприлюднює в електронній системі закупівель (ЕСЗ) протягом п’яти робочих днів із дня їх затвердження.
Після цього замовник повинен проаналізувати предмет, що планує закупити, щоби створити тендерну документацію і включити до неї необхідні умови.
Уповноважена особа замовника своїм рішенням затверджує тендерну документацію, ухвалює остаточне рішення про проведення відкритих торгів і оголошує процедуру закупівлі в ЕСЗ.
Відповідно до п. 34 Особливостей строк для подання тендерних пропозицій не може бути менше, ніж сім днів з дня оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів в ЕСЗ:
сім днів з дня оприлюднення в електронній системі закупівель оголошення про проведення відкритих торгів на закупівлю товарів, послуг;
14 днів з дня оприлюднення в електронній системі закупівель оголошення про проведення відкритих торгів на закупівлю робіт;
30 днів для відкритих торгів з публікацією англійською мовою..
Для обчислення перебігу строків необхідно керуватися ЦК, який закріплює загальні положення щодо того, як правильно обчислювати строки.
Таке оголошення, у разі коли відкриті торги замовник проводять без застосування електронного аукціону, повинно крім відповідної інформації містити інформацію щодо проведення відкритих торгів без застосування електронного аукціону та обґрунтування проведення відкритих торгів без застосування електронного аукціону. У цьому випадку в оголошенні не зазначається інформація про крок пониження в аукціоні.
Форму та зміст такого обґрунтування законодавство не встановлює, тому замовник забезпечує їх самостійно.
У разі коли оприлюднення в ЕСЗ інформації про місце постачання (оприлюднення якої передбачає Закон № 922) несе загрозу безпеці замовника, таку інформацію можна зазначати як найменування населеного пункту, у який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).
Разом з оголошенням про проведення відкритих торгів в ЕСЗ замовник оприлюднює тендерну документацію (ТД). Оприлюднює він її для загального доступу шляхом заповнення полів в електронній системі.
Оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів для замовника є безоплатним.
Тендерну документацію також можна завантажити в окремому файлі. Формат файлу Закон № 922 не встановлює, тому замовники самі вирішують, як завантажувати ТД, — у PDF чи Word.
Тендерну документацію слід формувати відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням Особливостей.
Замовник у ТД обов’язково зазначає інформацію про прийняття чи неприйняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, яку замовник визначив в оголошенні про проведення відкритих торгів.
Якщо допускається пропонувати ціну вищу ніж очікувана вартість, то замовник повинен зазначити в ТД про прийнятний відсоток перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, яку замовник визначив в оголошенні про проведення відкритих торгів.
Коли замовник формує вимоги ТД, має враховувати окремі зміни, що внесли Особливості, а саме вона повинна містити:
один або кілька кваліфікаційних критеріїв відповідно до статті 16 Закону з урахуванням положень цих особливостей та інформацію про спосіб підтвердження відповідності учасників процедури закупівлі установленим критеріям і вимогам згідно із законодавством;
підстави для відмови в участі у відкритих торгах, встановлені пунктом 47 цих особливостей, та інформацію про спосіб підтвердження відсутності підстав для відхилення.
У разі закупівлі товарів замовник може не встановлювати кваліфікаційні критерії. При проведенні відкритих торгів для закупівлі твердого палива, бензину, дизельного пального, природного газу, газу скрапленого для автомобільного транспорту, газу скрапленого для комунально-побутового споживання та промислових цілей, електричної енергії положення про кваліфікаційні критерії, визначені у пунктах 1 і 2 частини другої статті 16 Закону замовником не застосовуються.
У цьому разі замовники не можуть установлювати вимоги до предмета закупівлі, що не передбачені відповідним національним стандартом (за наявності національного стандарту для відповідного предмета закупівлі).
Для об’єднання учасників як учасника процедури закупівлі замовник зазначає умови щодо надання інформації та способу підтвердження відповідності таких учасників об’єднання встановленим кваліфікаційним критеріям та підставам, які визначає пункт 47 Особливостей.
Крім того, ТД може містити правила зазначення в договорі про закупівлю грошового еквівалента в національній чи іноземній валюті за офіційним курсом, що встановлює НБУ станом на дату розкриття тендерних пропозицій.
У кінці оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів, коли замовник заповнив усю необхідну інформацію та завантажив файл, він має накласти КЕП.
Увага! За порушення строків оприлюднення інформації про закупівлю та порушення строків оприлюднення тендерної документації замовник може отримати штраф згідно зі статтею 164–14 КпАП, що становитиме від 1700 грн у першому випадку та від 25 500 грн у другому.
Рекомендація! Замовникам доцільно після оприлюднення оголошення про відкриті торги перевіряти інформацію, чи відкривається ТД, адже вона має бути в машинозчитувальному форматі.
Після того як уся необхідна інформація оприлюднена, замовник очікує подання тендерних пропозицій.
Відкриті торги етап 2. Подання тендерних пропозицій
Під час проведення відкритих торгів тендерні пропозиції мають право подавати всі зацікавлені особи.
Учасники готують тендерні пропозиції з урахуванням вимог тендерної документації, що встановив замовник, та заповнює електронні поля. Замовник не вимагає від учасника процедури закупівлі під час подання тендерної пропозиції в електронній системі закупівель будь-яких документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених у пункті 47 Особливостей, крім самостійного декларування відсутності таких підстав учасником процедури закупівлі відповідно до абзацу 16 цього пункту.
У період подання тендерних пропозицій замовник може вносити зміни до тендерної документації, а також отримувати звернення та вимоги від учасників. Крім того, він може зіштовхнутися з оскарженням тендерної документації.
У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій замовник продовжує в ЕСЗ у такий спосіб, щоб із моменту внесення змін до ТД до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.
Зміни, які замовник вносить до ТД, розміщуються та відображаються в ЕСЗ у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом зі змінами до ТД в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації в машинозчитувальному форматі розміщуються в ЕСЗ протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.
У разі, коли замовник несвоєчасно надав роз’яснення щодо змісту ТД, ЕСЗ автоматично зупиняє перебіг відкритих торгів.
Щоб поновити перебіг відкритих торгів, замовник повинен розмістити роз’яснення щодо змісту тендерної документації в електронній системі закупівель з одночасним продовженням строку подання тендерних пропозицій не менш як на чотири дні.
Важливо! Після оприлюднення в ЕСЗ скарги, ЕСЗ автоматично призупиняє початок електронного аукціону та не оприлюднює рішення замовника про відміну тендеру чи визнання його таким, що не відбувся, відміну переговорної процедури закупівлі, договір про закупівлю і звіт про результати проведення закупівлі.
Таким чином, замовник не зможе вплинути на оскаржувану процедуру закупівлі, крім як виправити порушення, щодо яких скаржиться учасник, чи відстоювати свою точку зору в органі оскарження під час розгляду скарги.
Якщо етап звернень та оскарження пройшов та завершився період подання тендерних пропозицій, замовник переходить до етапу проходження аукціону або, за умови що в ТД було передбачено, що відкриті торги проводяться без застосування аукціону, до етапу розгляду тендерних пропозицій.
Якщо аукціон не проводиться, в ЕСЗ після закінчення строку для подання тендерних пропозицій, який визначив замовник в оголошенні про проведення відкритих торгів, що проходять без застосування електронного аукціону, розкривається інформація про тендерні пропозиції, у тому числі інформація про ціну/приведену ціну тендерної пропозиції (тендерних пропозицій).
Дата й час розкриття тендерних пропозицій, дата й час проведення електронного аукціону ЕСЗ визначає автоматично в день, коли замовник оприлюднив оголошення про проведення відкритих торгів в ЕСЗ.
Перед початком аукціону автоматично розкривається інформація про ціни/приведені ціни тендерних пропозицій.
Замовник не бере безпосередньої участі в аукціоні під час відкритих торгів, але може вільно спостерігати за ціновою боротьбою учасників.
Зверніть увагу! Електронний аукціон не може проходити у вихідні дні та в неробочий час.
У ході аукціону відбувається оцінка тендерних пропозицій. ЕСЗ проводить її автоматично на основі критеріїв і методики оцінки, які замовник зазначив у ТД, шляхом застосування електронного аукціону.
Особливості внесли нову умову, що дозволяє визначати переможця в ситуації, коли аукціон не відбувся.
Якщо була подана одна тендерна пропозиція, ЕСЗ після закінчення строку для подання тендерних пропозицій, який визначив замовник в оголошенні про проведення відкритих торгів, не проводить оцінку такої тендерної пропозиції та визначає таку тендерну пропозицію найбільш економічно вигідною.
Замовник розглядає таку тендерну пропозицію на тих же умовах, що й учасників аукціону.
Вікриті торги етап 4. Розкриття та оцінка тендерних пропозицій
Розкриття тендерних пропозицій ЕСЗ здійснює автоматично одразу після завершення електронного аукціону або у разі подання однієї тендерної пропозиції, одразу після завершення періоду подання тендерних пропозицій. Останній алгоритм дій і у разі, якщо відкриті торги проводяться без застосування електронного аукціону.
Замовник не формує протокол розкриття тендерних пропозицій. У день розкриття тендерних пропозицій такий протокол автоматично формує та оприлюднює ЕСЗ.
Відкриті торги етап 5. Розгляд тендерних пропозицій
Далі замовник повинен розглянути тендерні пропозиції учасників.
Якщо був аукціон, то спочатку він розглядає тендерну пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною за результатами аукціону. Якщо аукціону не було, то найбільш економічно вигідною тендерною пропозицією електронна система закупівель визначає тендерну пропозицію, ціна/приведена ціна якої є найнижчою.
Оцінка тендерної пропозиції ЕСЗ проводить автоматично на основі критеріїв і методики оцінки, які замовник визначив у ТД, шляхом визначення тендерної пропозиції найбільш економічно вигідною.
Строк розгляду тендерної пропозиції не повинен перевищувати п’яти робочих днів із дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк замовник може аргументовано продовжити до 20 робочих днів.
У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в ЕСЗ протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Основне завдання замовника перевірити, чи тендерна пропозиція відповідає вимогам ТД та Закону.
У ході розгляду тендерних пропозицій замовник може зіштовхнутися із тим, що найбільш економічно вигідна тендерна пропозиція буде визначена аномально низькою.
Зверніть увагу! Таке визначення ЕСЗ здійснює автоматично, тому замовник не може робити це сам, навіть якщо ціна тендерної пропозиції йому здається занадто низькою.
Наталія Заєць експерт, консультантка з публічних закупівель, канд. екон. наук
Розумітимете, чи можна застосувати 24 години на виправлення невідповідностей у ситуації, коли учасник надав неналежне обґрунтування аномально низької ціни
Визначення аномально низької ціни за результатами аукціону визначена у статті 1 Закону.
А у випадку, коли аукціон не проводиться під терміном “аномально низька ціна тендерної пропозиції” розуміється ціна/приведена ціна найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції, яка є меншою на 40 або більше відсотків середньоарифметичного значення ціни/приведеної ціни тендерних пропозицій інших учасників процедури закупівлі, та/або є меншою на 30 або більше відсотків наступної ціни/приведеної ціни тендерної пропозиції; аномально низьку ціну ЕСЗ визначає автоматично за умови наявності не менше двох учасників, які подали свої тендерні пропозиції щодо предмета закупівлі або його частини (лота), повинен надати протягом одного робочого дня з дня визначення найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції обґрунтування в довільній формі щодо цін або вартості відповідних товарів, робіт чи послуг тендерної пропозиції.
У разі якщо аукціон проводився аномально низька ціна визначається відповідно до поняття у ч. 1 ст. 1 Закону.
У разі визначення цінової пропозиції учасника аномально низькою, замовник чекає реакції учасника, адже той протягом одного робочого дня повинен оприлюднити обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції.
Порушення цього строку є підставою відхилити таку пропозицію учасника. А от належність такого обгрунтування замовник визначає самостійно і в разі, коли він вважає обгрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції учасника неналежним, може відхилити тендерну пропозицію такого учасника. Проте, таке рішення замовника досить часто учасники оскаржують.
Якщо замовник під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявив невідповідності в інформації та/або документах, що подав учасник процедури закупівлі в тендерній пропозиції та/або подання яких передбачала ТД, він розміщує в строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, які подав учасник процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагала ТД, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагав замовник, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонує учасник процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надає учасник процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, який запропонував учасник процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Замовник не може розміщувати щодо одного й того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подав учасник процедури закупівлі в складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов’язаних із виконанням рішення органу оскарження.
Якщо тендерна пропозиція, яка визначена найбільш економічно вигідною, відповідає всім вимогам, замовник може не розглядати наступні тендерні пропозиції.
Якщо ж найбільш економічно вигідна тендерна пропозиція не відповідає вимогам тендерної документації, замовник повинен відмовити такому учаснику на підставах, що передбачені у пункті 44 Особливостей.
У разі відхилення найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції замовник розглядає наступну тендерну пропозицію в списку пропозицій, розташованих за результатами їх оцінки - від найкращої, у порядку та строки, визначені у Законі, тобто в ті ж строки, що і для першого учасника.
Якщо тендерну пропозицію подав один учасник, замовник ухвалює рішення щодо неї.
Відкриті торги етап 6. Визначення переможця
Після того як замовник визначить учасника, що відповідає всім вимогам, він має ухвалити рішення про визначення його переможцем та оприлюднює його.
Після його оприлюднення починає відраховуватися строк укладання договору.
У цей період переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в ЕСЗ повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей.
Замовник має право звернутися за підтвердженням інформації, яку надав учасник, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції.
У разі отримання достовірної інформації про невідповідність переможця процедури закупівлі вимогам кваліфікаційних критеріїв, підставам, установленим у пункті 47 Особливостей, або факту зазначення в тендерній пропозиції будь-якої недостовірної інформації, що є суттєвою під час визначення результатів процедури закупівлі, замовник відхиляє тендерну пропозицію такого учасника.
У разі наявності підстав для відхилення тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі замовник відхиляє його на підставі, визначеній у пункті 44 Особливостей.
Якщо ж переможець дотримав усіх вимог, замовник може укладати з ним договір про закупівлю.
Відкриті торги етап 7. Укладання договору
Важливо! Щоб забезпечити право на оскарження рішень замовника до органу оскарження, сторони не можуть укласти договір про закупівлю раніше ніж через п’ять днів із дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.
Замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів із дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів.
Закон не визначає порядку обґрунтування необхідності продовження строку для укладання договору, тому замовник може зробити це шляхом прийняття рішення уповноваженої особи, що оформлюється протоколом.
У разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю перебіг строку для укладення договору про закупівлю зупиняється.
У разі відхилення тендерної пропозиції з підстави, що передбачені для переможця процедури закупівлі, замовник визначає переможця процедури закупівлі серед тих учасників процедури закупівлі, тендерна пропозиція (строк дії якої ще не минув) якого відповідає критеріям та умовам, що визначені в тендерній документації, і може бути визнана найбільш економічно вигідною відповідно до вимог Закону № 922 та цих особливостей, та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю в порядку та на умовах, визначених у статті 33 Закону та Особливостях.
Переможець процедури закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю. Після того, як сторони уклали договір про закупівлю, замовник повинен оприлюднити цей договір та всі додатки до нього в ЕСЗ протягом трьох робочих днів із дня його укладення.
Завершенням процедури закупівлі є оприлюднення звіту про результати проведення закупівлі з використанням ЕСЗ. Такий звіт ЕСЗ формує автоматично та оприлюднює протягом одного дня після того, як замовник оприлюднив договір про закупівлю в ЕСЗ.
Тонкощів у порядку проведення відкритих торгів чимало. Зокрема, на порталі закупівельники часто шукають «відкриті торги строки» або «відкриті торги терміни». Тож ми підготували для вас таблицю, де максимально деталізували строки проведення етапів відкритих торгів.
