експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
У статті розглядаємо, як законно провести закупівлі за додатково виділені кошти. А також, коли додаткове фінансування вважати новим предметом закупівлі
Відповідно до абз. 3 п. 15 Особливостей № 1178 якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Закупівля за додаткові кошти — позиція Мінекономіки
Мінекономіки у листі № 3304-04_54160-06 від 03.09.2020 року роз’яснює, що додатковою потребою у закупівлі можна також вважати виділення додаткових коштів.
Закупівля на підставі виділення додаткових коштів дещо відрізняється від закупівлі додаткової потреби, але в обох випадках ключовим є те, що замовник не міг передбачити таку ситуацію на момент здійснення попередньої закупівлі за тотожним предметом закупівлі у поточному році.
Тобто, замовник плануючи закупівлю в річному плані закупівель на початку року не повинен очікувати отримання додаткового фінансування. Це питання досить спірне, адже багато проектів розраховані на те, що вони розпочаті відповідно до затверджених кошторисів, а далі кошти будуть виділятися додатково.
Тож питання в тому чи може замовник, очікуючи додаткове фінансування, проводити закупівлю в межах наявних у нього коштів, а потім трактувати додатково отримані кошти як нову потребу і відповідно застосовувати вид закупівлі з огляду на їх обсяг.
Чи завжди додаткове фінансування = новий предмет закупівлі
Якщо замовник взагалі не очікував додаткового фінансування, наприклад, якщо це благодійна допомога чи донорські кошти, то так він може бути впевнений, що це новий предмет закупівлі.
Якщо ж замовник заклав додаткове фінансування у бюджет і очікував його погодження, то питання досить спірне. З одного боку замовник знає про можливість виділення додаткових коштів, а з іншого погоджувальний процес може і не завершитись саме виділенням додаткових коштів, тож бути впевненим він не може.
Залежно від форми виділення додаткових коштів замовнику, він розглядає вид закупівлі, що може застосувати. Якщо, наприклад, замовник закуповує роботи за проєктом, що пройшов усі погодження і експертизу, але його фінансування здійснюється поєтапно, то в цьому випадку замовник знає і предмет закупівлі і його очікувану вартість. Умови оплати можуть бути описані в проєкті договору.
Тож, умова про те, що замовник не міг передбачити на момент закупівлі за тотожним предметом закупівлі не дотримується.
Підтвердження виділення додаткових коштів має бути оформлено офіційно, у письмовій формі, адже це документ який є гарантією для замовника про те що в нього не було цих коштів на момент здійснення попередньої закупівлі і він не ділив предмет закупівлі. В залежності від форми діяльності замовника та джерела виділення коштів таким документом можуть бути зміни до фінансового плану/кошторису, розпорядження тощо, а в окремих випадках, навіть лист-підтвердження.
Головна умова щоб цей документ засвідчував виділення коштів та містив дату їх виділення. Але ці умови мають бути в періоді після здійснення попередньої закупівлі. Замовнику важливо це перевірити, адже бувають ситуації, коли зміни до кошторису вносяться і затверджуються датою, коли замовник проводить аналогічну закупівлю. Уповноважена особа може отримати відповідні документи значно пізніше, але дата їх затвердження нівелює можливість застосування умови про не незнання замовником про їх виділення.
Звісно кожна окрема ситуація має розглядатися в індивідуальному порядку, але у разі сумнів замовнику краще провести ще одні відкриті торги ніж ризикувати отримати протокол про порушення у сфері закупівель, що трактуватиме уникнення застосування умов Закону № 922.
