Організація та проведення процедур закупівель або спрощених закупівель — справа складна, і хтось за неї має відповідати. Таким відповідальним згідно із Законом від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі — Закон № 922) є уповноважена особа. Замовник або призначає її з-поміж своїх працівників розпорядчим документом або приймає на роботу за трудовим договором (контрактом).
Уповноважена особа з публічних закупівель: хто це така
Уповноважена особа (особи) — це службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту) (п. 35 ч. 1 ст. 1 Закону № 922).
Уповноважена особа — це організатор публічної закупівлі (тендерів, спрощених закупівель, переговорної процедури тощо).
Посадові обов’язки уповноваженої особи з публічних закупівель
Обов’язки уповноваженої особи з публічних закупівель, як організатора закупівлі, перелічено в частині 10 статті 11 Закону № 922, а саме:
планування закупівлі та формування річного плану в ЕСЗ;
вибір процедури закупівлі;
забезпечення рівних умов для всіх учасників, об’єктивного та чесного вибору переможця процедури закупівлі (спрощеної закупівлі);
оприлюднення в ЕСЗ звіту про договір про закупівлю, укладений без використання ЕСЗ, у разі здійснення закупівель відповідно до частини 7 статті 3 Закону № 922;
забезпечення складання, затвердження та зберігання документів щодо публічних закупівель, визначених Законом № 922;
забезпечення оприлюднення в ЕСЗ інформації, необхідної для виконання вимог Закону № 922;
інші дії, передбачені Законом № 922.
Уповноважена особа з питань закупівель здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та положення про уповноважену особу (ч. 7 ст. 11 Закону № 922).
Отже, замовник має затвердити такий документ, як положення про УО, керуючись примірним положенням, розробленим Уповноваженим органом на виконання вимог Закону № 922.
На сьогодні для розробки локальних положень замовникам рекомендовано брати за основу Примірне положення про уповноважену особу, затверджене наказом Мінекономіки від 08.06.2021 № 40 (далі — Примірне положення). У ньому визначено правовий статус, загальні організаційні та процедурні засади діяльності уповноваженої особи.
Хто може бути уповноваженою особою з публічних закупівель
Особу, яка має вищу освіту (зазвичай вимагається юридична або економічна) та базовий рівень знань у сфері публічних закупівель.
Як рекомендовано у Примірному положенні, бажано, щоб уповноважена особа з публічних закупівель орієнтувалася:
в основах сучасного маркетингу, кон'юнктурі ринків товарів, робіт і послуг та факторах, що впливають на її формування, а також джерелах інформації про ринкову кон'юнктуру;
у чинних стандартах та технічних умовах товарів, робіт і послуг, які закуповуються замовником;
у видах, істотних умовах та особливостях укладення догорів про закупівлю товарів, робіт і послуг тощо.
Уповноваженою особою може бути і фахівець з публічних закупівель. У такому разі вимагається відповідність стандарту «Фахівець з публічних закупівель», затвердженому наказом Мінсоцполітики від 18.02.2019 № 234.
Крім того, претендент на уповноважену особу має підтвердити свій рівень знань у сфері публічних закупівель, тобто пройти безоплатне тестування уповноважених осіб на вебпорталі Мінекономіки.
Не можуть призначатися відповідно до частини 7 статті 11 Закону № 922:
посадові особи учасників;
представники учасників;
члени їх сімей учасників;
народні депутати;
депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим;
депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.
Визначення або призначення уповноваженої особи не повинно створювати конфлікт між інтересами замовника та учасника чи між інтересами учасників процедури закупівлі/спрощеної закупівлі (ч.5 ст.11 Закон № 922)
У частині 1 статті 11 Закону № 922 передбачено способи призначення уповноваженої особи з публічних закупівель. Для наочності розглянемо їх у таблиці, урахувавши рекомендації щодо доцільності застосування, надані в листі Мінекономіки від 10.04.2020 № 3304-04/24218-06.
СПОСОБИ ПРИЗНАЧЕННЯ УПОВНОВАЖЕНОЇ ОСОБИ З ПУБЛІЧНИХ ЗАКУПІВЕЛЬ
Коли більш доцільно застосовувати
Що для цього треба
Спосіб 1. Покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством
Якщо замовником є невелика установа чи організація, яка здійснює мало закупівель і в незначних обсягах
згода працівника
розпорядження чи наказ керівника про покладення обов'язків уповноваженої особи на конкретного працівника (штатного) з установленням йому доплати за виконання додаткової до основних посадових обов'язків роботи з організації та проведення закупівель. Розмір доплати визначається керівником установи-замовника самостійно
Спосіб 2. Уведення до штатного розпису окремої посади, на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи
Якщо замовник регулярно і щороку проводять циклічні закупівлі та має постійне навантаження з їх організації та проведення
визначити кількість посад залежно від потреби та розмір посадового окладу;
вибрати назву нової посади відповідно до Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327. Це може бути «фахівець із публічних закупівель»;
розробити посадову інструкцію для такої посади;
внести зміни до штатного розпису (zroj;
залежно від ситуації - або прийняти на посаду нового працівника, або залишити її вакантною і призначити уповноважену особу за суміщенням
Спосіб 3. Укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством
Якщо замовник здійснює багато закупівель протягом року, у тому числі складних або специфічних
ввести до штатного розпису посаду фахівця з публічних закупівель;
укласти трудовий договір із працівником відповідно до норм КЗпП.
Отже, проаналізуйте кількість та складність своїх закупівель та оберіть найзручніший варіант оформлення трудових відносин з УО.
Зважайте, що УО не може виконувати функції за договором цивільно-правового характеру.
Проте, 24.03.2027 вступить в дію новий закон Про публічні закупівлі від 27.05.2026 року № 4888 (далі - Закон № 4888). Новий закон містить четвертий спосіб призначити уповноважену особу з закупівель: Укладення договору про надання послуг з організації та проведення закупівель із суб’єктом господарювання відповідно до Переліку суб’єктів господарювання, що надають такі послуги, який веде Уповноважений орган (пп.4 ч.1 ст.14 Закону №4888). Тобто, дозволено укладати договір цивільно-правового характеру.
Детальніше про призначення уповноваженої особи у системі дивіться в нашому вебінарі «Уповноважена особа із закупівель у 2026 році – де межа обов’язкам»
Оплата праці уповноваженої особи з публічних закупівель
Оплата праці (доплата) уповноваженої особи залежить насамперед від трудових відносин з нею.
Якщо уповноважена особа це штатний працівник:
додатково до своїх трудових функцій, передбачених посадовою інструкцією, або на умовах суміщення — за це йому належить доплата за розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) або за суміщення професій (посад) (Постанова КМУ № 1298, ст. 105 КЗпП, ст. 11 Закону № 922);
за трудовим договором (у т. ч. за сумісництвом) — оплата праці здійснюється виходячи з посадового окладу, установленого у штатному розписі.
Пам’ятайте, що частина 2 статті 87 КЗпП скеровує: схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат підприємства, установи, організації (далі — підприємства) встановлюють самостійно у колективному договорі (положенні про оплату праці).
Оплачують роботу працівників підприємств, що фінансуються із бюджету керуючись законами та іншими нормативно-правових актами України, генеральною, галузевими, регіональними угодами, колективними договорами, у межах бюджетних асигнувань та позабюджетних доходів. Підстава — стаття 98 КЗпП.
Працівникам, які виконують на тому ж підприємстві поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадять доплату за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Розміри доплат за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюють на умовах, передбачених у колективному договорі (ст. 105 КЗпП).
