Замовник спланував та провів закупівлю на початку року, але протягом року обставини змінилися і йому потрібно ще того ж товару, роботи чи послуги. Чим керуватися замовнику при закупівлі у разі виникнення додаткової потреби у закупівлі?
Як розрахувати очікувану вартість, якщо виникла додаткова потреба в закупівлі
Відповідно до пункту 14 Особливостей № 1178 закупівля здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708.
За рішенням замовника його відокремлений підрозділ може здійснювати закупівлю самостійно для задоволення потреб такого підрозділу. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу. Інформація про потребу в закупівлі, що повинна бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься до річного плану замовника.
Таким чином, якщо замовник має відокремлені структурні підрозділи, він може відділяти їх потреби від своїх, та відповідно не сумувати і додаткову потребу якщо вона виникла у відокремленого підрозділу. В цьому випадку «голова болітиме» в уповноваженої особи відокремленого підрозділу.
Інше питання якщо додаткова потреба виникла у самого замовника.
Наталія Заєць консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук, Київ
Зі статті знатимете, за яких умов можете закупити, якщо виникла додаткова потреба, яку не змогли передбачити. Ознайометеся із особливостями закупівель, коли додатково виділили кошти, перерозподілили зекономлені кошти або коли договір розірвали
Умови для визначення додаткової потреби в закупівлі
Особливості встановлюють чіткі вимоги для закупівель, якщо у замовника виникла додаткова потреба у предметі закупівлі.
Пунктом 15 Особливостей передбачено, що якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Головна умова для трактування додаткової потреби – це те, що замовник не міг її передбачити не на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі.
Така умова може бути дотримана, наприклад, якщо у замовника сталася аварія і закуплене раніше було знищено та відповідно виникла потреба у новій закупівлі.
До схожих випадків, коли замовник не міг передбачити виникнення потреби у новій закупівлі, також можна віднести:
виділення додаткових коштів;
перерозподілу коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель;
коштів зекономлених у разі зміни ціни договору в бік зменшення у випадках, визначених у законодавством;
перерозподілу коштів, які були заплановані на закупівлю іншого(их) предмету(ів) закупівлі або фінансування інших видатків;
розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі;
інших подібних випадках.
Такий предмет закупівлі у вищевказаних випадках вважатиметься новим предметом договору.
Таку позицію свого часу виклало Мінекономіки у інформаційних листах від 14.09.2016 № 3302-06/29640-06 від 03.09.2020 та № 3304-04/54160-06.
Окремо, слід звернути увагу на ознаку тотожного предмету закупівлі — «закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році».
Публічна закупівля (далі — закупівля) у розумінні Закону № 922 це придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому цим Законом.
Придбання це набуття права власності особою, що придбала. Тож, мова йде про вже фактично завершене постачання тотожного предмету закупівлі, що купувався раніше.
Питання досить спірне, адже бувають випадки, коли замовник ще не завершив попереднє постачання, а вже потребує проведення нової закупівлі оскільки порядок її проведення досить затяжний. У цьому випадку рекомендуємо передбачати умову, що постачання відбуватиметься після завершення терміну постачання попереднього договору.
Втім, є випадки коли це не можливо, наприклад при закупівлі робіт на які додатково виділено кошти у період, коли ще не виконано попередні роботи по об’єкту.
Можна подискутувати і опиратись на те, що придбання відбувається за умови двохстороннього виконання умов договору, тому поки, наприклад, замовник не розрахувався закупівля остаточно не здійснена.
Слід відмітити, що у листі Мінекономіки від 03.09.2020 № 3304-04_54160-06 йшлося про те, що планування здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі, тому очікувана вартість закупівлі нової потреби зазначається замовником саме на момент внесення змін до річного плану, без урахування обсягів закупівель за аналогічним предметом закупівлі, які вже були здійснені у поточному році чи проводяться під час внесення змін в річний план.
В будь-якому випадку, нова потреба спочатку включається у річний план закупівель, а ураховуючи поняття «предмет закупівлі», такий предмет закупівлі (у новоствореному чи відредагованому рядку річного плану) вважатиметься новим предметом договору і новим предметом закупівель.
Тому вид закупівлі для такого предмету закупівлі повинен визначатись замовником з урахуванням вартісних меж визначених Особливостями.
Скористайтеся зразком протоколу УО, який знадобиться, щоб закупити за додатковою потребою, коли постачальник неочікувано звернувся із пропозицією розірвати договір про закупівлю
