експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Протягом року у замовника може виникнути додаткова потреба у закупівлі. Дізнайтеся, як не помилитися із видом закупівлі та яку потребу вважати додатковою у 2025 році
Замовник спланував закупівлю потрібного товару та вніс її у річний план закупівель, оголосив та провів процедуру закупівлі за результатами якої уклав договір на постачання. Здавалось би ідеальна ситуація, але що робити, коли в результаті виявляється, що товару, що закуплено, не достатньо і потрібно ще? Це додаткова потреба чи поділ предмету закупівлі?
Розбираємося.
Замовник проводить закупівлю на підставі:
наявної потреби; або
у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів) (п. 14 Особливостей № 1178)
Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону № 922.
Замовник визначає предмет закупівлі за вимогами Закону № 922 та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 № 708.
За рішенням замовника його відокремлений підрозділ може здійснювати закупівлю самостійно для задоволення потреб такого підрозділу. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу. Інформація про потребу в закупівлі, що повинна бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься до річного плану замовника.
Таким чином, якщо замовник має відокремлені структурні підрозділи, він може відділяти їх потреби від своїх, та відповідно не сумувати і додаткову потребу якщо вона виникла у відокремленого підрозділу. В цьому випадку «голова болітиме» в уповноваженої особи відокремленого підрозділу.
Інше питання якщо додаткова потреба виникла у самого замовника.
Відповідно до п. 6 Особливостей № 1178 замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями.
Тож плануючи закупівлю на початку року замовник повинен враховувати всі свої потреби. Втім ситуації бувають різні і досить часто у замовників виникає додаткова потреба у тому ж самому товарі, що вже закуплено чи заплановано до закупівлі.
Якщо товар тільки заплановано до закупівлі, то замовник може внести зміни до річного плану закупівлі і збільшити потребу.
Якщо ж товар вже закуплено, то нова потреба може трактуватися як додаткова потреба, однак за виключних умов.
якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році. В такому разі чікувана вартість предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями (абз. 3 п. 15 Особливостей № 1178)
Тож, насамперед, додатковою потребою у закупівлі зазвичай вважається потреба в товарах, а також це можуть бути роботи чи послуги, які не були передбачені первинним планом закупівель, але потреба у них виникла у процесі реалізації бюджетного періоду або проєкту.
Така умова може бути дотримана, наприклад, якщо виникла аварійна ситуація, потреба у ремонті, постачанні додаткових матеріалів через збільшення обсягів робіт тощо, або наприклад, відкрили нове відділення, клас, філію — виникла потреба у додатковому обладнанні або послугах.
Відповідно до інформаційного листа Мінекономіки від 03.09.2020 № 3304-04_54160-06 Законом встановлено, що закупівля здійснюється відповідно до річного плану, але замовник може вносити необхідні зміни до річного плану закупівель, шляхом створення нових та/або редагування/видалення існуючих рядків річного плану з інформацією про закупівлі у разі:
Наведемо схожі випадки, коли замовник не міг передбачити виникнення потреби у новій закупівлі.
Додаткова потреба у закупівлі: приклади
Предмет закупівлі можна вважати новим предметом закупівлі у разі:
виділення додаткових коштів;
перерозподілу коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель;
коштів зекономлених у разі зміни ціни договору в бік зменшення у випадках, визначених у законодавством;
перерозподілу коштів, які були заплановані на закупівлю іншого(их) предмету(ів) закупівлі або фінансування інших видатків;
розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі;
інших подібних випадках.
за листами Мінекономіки від 14.09.2016 № 3302-06/29640-06,
03.09.2020 № 3304-04/54160-06
Окремо, слід звернути увагу на ознаку тотожного предмету закупівлі — «закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році».
Публічна закупівля (далі — закупівля) у розумінні Закону № 922 це придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому цим Законом.
Придбання це набуття права власності особою, що придбала. Тож, мова йде про вже фактично завершене постачання тотожного предмету закупівлі, що купувався раніше.
Питання досить спірне, адже бувають випадки, коли замовник ще не завершив попереднє постачання, а вже потребує проведення нової закупівлі оскільки порядок її проведення досить затяжний. У цьому випадку рекомендуємо передбачати умову, що постачання відбуватиметься після завершення терміну постачання попереднього договору.
Втім, є випадки коли це не можливо, наприклад при закупівлі робіт на які додатково виділено кошти у період, коли ще не виконано попередні роботи по об’єкту.
Можна подискутувати і опиратись на те, що придбання відбувається за умови двохстороннього виконання умов договору, тому поки, наприклад, замовник не розрахувався закупівля остаточно не здійснена.
Слід відмітити, що у листі Мінекономіки від 03.09.2020 № 3304-04_54160-06 йшлося про те, що планування здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі, тому очікувана вартість закупівлі нової потреби зазначається замовником саме на момент внесення змін до річного плану, без урахування обсягів закупівель за аналогічним предметом закупівлі, які вже були здійснені у поточному році чи проводяться під час внесення змін в річний план.
Водночас, у п. 15 Особливостей № 1178 йдеться тільки про вже здійснену закупівлю.
Як обрати вид закупівлі, коли виникла додаткова потреба
Замовник планує закупівлі на підставі наявної потреби. Очікувана вартість предмета закупівлі зазначається замовником саме на момент внесення змін до річного плану. У разі виникнення додаткової потреби, її очікувана вартість розраховується без урахування обсягів закупівель за аналогічним предметом закупівлі, які вже були здійснені у поточному році.
Враховуючи це замовники обирають вид закупівлі з огляду на очікувану вартість додаткової потреби.
Якщо це товар і його очікувана вартість менше 100 тис грн, то замовник може укласти прямий договір. Якщо більше, то має провести відкриті торги. Теж саме стосується поточного ремонту від 200 тис грн та робіт від 1,5 млн грн.
Однак, багато замовників не ризикують так обирати вид закупівлі, зокрема це стосується тих замовників, що працюють за фінансовим планом, що досить гнучкий за статтями витрат. Їх турбує необхідінсть доведення, що цю додаткову потребу замовник не міг передбачити на момент здійснення попередньої закупівлі за тотожним предметом закупівлі. Щоб убезпечити себе вони завжди обирають застосування відкритих торгів. Саме тому в електронній системі закупівлі можна зустріти безліч відкритих торгів на суми менше 100 тис грн.
