Ці переліки замовник оформляє як окремі додатки до тендерної документації.
Підстава — абзац 10 пункту 28 Особливостей № 1178.
Відсутність документів або інформації, що не передбачені додатками до тендерної документації, відповідно до пункту 28 Особливостей № 1178, не є підставою, щоб відхилити тендерну пропозицію учасника відповідно до пункту 44 Особливостей № 1178.
Отже, документи, які треба подати учасникові, щоб взяти участь у закупівлі, замовник зобов’язаний перелічити в окремих додатках до тендерної документації.
У теорії учасникові достатньо підготувати документи відповідно до тендерної документації замовника, однак на практиці необхідно знати нормативно-правову базу на випадок, якщо замовник встановить дискримінаційні вимоги.
Нормативна-правова база для публічних закупівель — Закон № 922 та Особливості № 1178.
Під час процедури відкритих торгів учасник, який вважає, що замовник недостатньо чітко прописав вимоги або вони містять дискримінаційний характер, має право не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання тендерних пропозицій звернутися через електронну систему закупівель (ЕСЗ) до замовника:
по роз’яснення щодо тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів та/або
з вимогою усунути порушення під час проведення тендеру.
Підстава — абзац 2 пункту 54 Особливостей № 1178.
Усі звернення автоматично оприлюднюються в ЕСЗ без ідентифікації особи учасника. Замовник зобов’язаний протягом трьох днів із дня, коли отримає звернення, надати відповідь та оприлюднити її в ЕСЗ.
Розгляньмо, які саме документи вимагають замовники.
Які документи підготувати для участі в тендері
Тендерна пропозиція
Форму тендерної (цінової) пропозиції, як правило, містить тендерна документація. Учасник, коли формує ціну тендерної пропозиції, враховує всі податки й збори, зокрема й податок на додану вартість (ПДВ).
Увага! Учасники, які не є платниками ПДВ, зазвичай мають змогу запропонувати вигіднішу ціну. Цінова пропозиція має істотне значення на аукціоні в процедурі відкритих торгів. Учасник, який запропонував найнижчу ціну, має перевагу — він робить ставку останнім.
Учасникові необхідно бути уважним, аби не демпінгувати, тобто випадково не встановити аномально низької ціни.
Аномально низька ціна — це ціна або приведена ціна найвигіднішої пропозиції, що на 40% і більше нижча за середньоарифметичне значення цін / приведених цін пропозицій інших учасників закупівлі та/або на 30% і більше поступається наступній ціні / приведеній ціні тендерної пропозиції. (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закону № 922).
Аномальну низьку ціну система визначає автоматично.
Учасник, цінову пропозицію якого система визнала аномально низькою, має надати роз’яснення у встановлений тендерною документацією строк. Інакше замовник відхилить пропозицію (п. 37 Особливостей № 1178).
Учасник може вказати ціну тендерної пропозиції, яка перевищує очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену в оголошенні про проведення відкритих торгів, тільки якщо замовник зазначив, що розглядатиме тендерні пропозиції, ціна яких є вищою за очікувану вартість закупівлі та/або зазначив прийнятний відсоток перевищення (п. 32 Особливостей № 1178).
Якщо замовник цього не зробив, подавати тендерну пропозицію із ціною, яка перевищує ціну в оголошенні про проведення закупівлі, учасник не може. Замовник відхилить цю тендерну пропозицію відповідно до абзацу 4 підпункту 2 пункту 44 Особливостей № 1178
Документи, які підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям
Під час здійснення закупівлі товарів замовник може не застосовувати до учасників процедури закупівлі кваліфікаційні критерії, визначені статтею 16 Закону № 922.
Підстава — пункт 48 Особливостей.
Отже, відповідність кваліфікаційним критеріям обов’язково підтверджують учасники закупівель робіт та послуг.
Замовник може вимагати від учасника підтвердити наявність:
обладнання, матеріально-технічної бази та технологій;
працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів);
фінансової спроможності.
Підстава — стаття 16 Закону № 922.
Інформацію про спосіб, як підтверджувати відповідність установленим критеріям, замовник вказує в тендерній документації, зокрема в додатках відповідно до пункту 28 Особливостей № 1178.
інформацію про спосіб, як підтверджувати, що підстав відхилити тендерну пропозицію немає (п. 28 Особливостей № 1178).
Замовник не вимагає документально підтверджувати інформацію про відсутність підстав для відхилення пропозиції відповідно до пункту 47 Особливостей, якщо вона:
є публічною — оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» віл 13.01. 2011 № 2939-VI; та/або
міститься у відкритих публічних електронних реєстрах, доступ до яких є вільним; та/або
може бути отриманою електронною системою закупівель шляхом обміну інформацією з іншими державними системами та реєстрами (п. 28 Особливостей № 1178).
Отже, замовник не має вимагати від учасника будь-яких документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених у пункті 47 Особливостей № 1178, крім самостійного декларування відсутності цих підстав (п. 47 Особливостей № 1178).
Отже, учасник процедури закупівлі, коли подає тендерну пропозицію, самостійно декларує в ЕСЗ відсутність підстав для відхилення його тендерної пропозиції згідно з пунктом 44 Особливостей № 1178.
Документи, які підтверджують відповідність технічним, якісним та кількісним характеристикам предмета закупівлі (технічній специфікації)
Замовник зобов’язаний надати інформацію про предмет закупівлі, щоб потенційні учасники мали змогу оцінити його. Як саме підтвердити відповідність, замовники визначають у тендерній документації. Замовник відхиляє тендерну пропозицію, яка не відповідає умовам технічної специфікації.
Виняток — невідповідність в інформації та/або документах, яку учасник може усунути відповідно до пункту 43 Особливостей № 1178.
Документи, які підтверджують готовність учасника виконати зобов’язання, передбачені проєктом договору
Проєкт договору — обов’язкова складова тендерної документації. Учасник, який не погоджується з умовами договору, може вимагати від замовника змінити їх не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання тендерних пропозицій. Після завершення процедури закупівлі змінювати договір, передбачений тендерною документацією, заборонено (ст. 41 Закону № 922).
Тендерне забезпечення
Замовник відхиляє тендерну пропозицію учасника, якийне надав забезпечення тендерної пропозиції, якщо вимогу його надати містила тендерна документація (п. 44 Особливостей № 1178). Ідеться про банківські гарантії. Вимоги до них замовник встановлює в тендерній документації.
У тендерні документації замовник вказує умови надання забезпечення:
розмір забезпечення;
строк його дії;
застереження щодо випадків, коли забезпечення не повертають учаснику (п. 1 ст. Закону № 922).
Учасник може втратити суму забезпечення, якщо:
відкличе тендерну пропозицію після закінчення строку її подання, але до того, як сплив строк, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними;
Установчі документи для юридичних осіб та документи про підтвердження особи
Зазвичай ідеться про:
статут — для юридичних осіб
копії сторінок паспорта — для фізичних осіб — підприємців.
Документи, що підтверджують право підписутендерної пропозиції
Як правило, до документів, які підтверджують право підпису, належать:
для керівника учасника — протокол зборів засновників та наказ про призначення (витяг із наказу) та/або інший документ, що підтверджує повноваження керівника учасника;
для іншої посадової особи учасника – довіреність (доручення) керівника учасника на ім’я уповноваженої особи учасника, протокол зборів засновників та наказ (витяг із наказу) про призначення керівника, який видав довіреність (доручення) та/або інший документ, що підтверджує повноваження посадової особи учасника;
для фізичних осіб — паспорт (сканована копія заповнених сторінок), довідка про присвоєння ідентифікаційного номера/коду та лист-згода на обробку персональних даних.
Учасник має право обґрунтовано визначити інформацію, зазначену в тендерній пропозиції, як конфіденційну, у тому числі інформацію, яка містить персональні дані. Ця інформація публічному розкриттю не підлягає. Доступ до неї матиме тільки замовник та органи контролю.
Увага! Конфіденційною не можна визначати інформацію про запропоновану ціну, інші критерії оцінки, технічні умови, технічні специфікації та документи, які підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 Закону № 922, і документи, які підтверджують відсутність підстав, визначених у пункті 47 Особливостей № 1178. Підстава — пункт 40 Особливостей № 1178.
Зазначений перелік документів для участі в тендері не є вичерпним. Залежно від предмета закупівлі замовник може вимагати додаткові документи.
Які документи потрібні для участі в тендері з локалізацією
Закупівля з локалізацією — це закупівля товарів, очікувана вартість яких дорівнює або перевищує 200 тис. грн, з врахуванням ступеня локалізації виробництва.
Перелік товарів, під час закупівлі яких треба зважати на ступінь локалізації, містить підпункт 2 пункту 6-1 розділу X Закону № 922. КМУ за погодженням з відповідним комітетом ВРУ може цей перелік може розширювати.
Ступінь локалізації для закупівлі товарів відповідно до підпункту 2 пункту 6-1 Розділу X Закону № 922 має дорівнювати або перевищувати:
у 2025 році — 25 відсотків;
у 2026 році — 30 відсотків;
у 2027 році — 35 відсотків;
з 2028 року до дня, коли завершиться 10-річний строк дії пункту 6-1 Закону № 922 — 40 відсотків.
Ступінь локалізації виробництва визначає виробник товару, а підтверджує Уповноважений орган відповідно Порядку підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів, затвердженому постановою КМУ від 02.08.2022 № 861 (далі — Порядок).
Ступінь локалізації автоматично підтверджується шляхом математичної перевірки інформації, внесеної до форми калькуляції собівартості товару (п. 7 Порядку).
Замовник може застосовувати локалізацію під час закупівлі послуг та робіт. Умова — під час виконання робіт чи надання послуг він набуде у власність товари, які містить перелік відповідно до підпункту 2 пункту 6-1 Розділу X Закону № 922.
Учасник процедури закупівлі на вимогу замовника в тендерній документації подає в складі тендерної пропозиції копію сертифіката відповідності системи управління якістю у виробництві вимогам ДСТУ ISO 9001:2015 або ДСТУ EN ISO 9001:2018 (EN ISO 9001:2015, IDT; ISO 9001:2015, IDT) щодо виробника, продукцію якого пропонує, або національних стандартів, якими їх замінено, які видає акредитований орган з оцінки відповідності (абз. 2 п. 13-1 Порядку).
Якщо предметом закупівлі є колісні транспортні засоби, учасник на вимогу замовника у складі тендерної документації надає:
сертифікат типу обладнання (або сертифікат типу транспортного засобу); або
сертифікат відповідності транспортних засобів або обладнання; або
сертифікат відповідності щодо індивідуального затвердження, який містить місцезнаходження виробника колісного транспортного засобу в Україні. Його видає орган із сертифікації для індивідуального затвердження колісних транспортних засобів, партій частин та обладнання, що його відповідно до законодавства призначає Мінінфраструктури; або
свідоцтво про присвоєння міжнародного ідентифікаційного коду виробника (WMI), що належить до структури ідентифікаційного номера колісного транспортного засобу (VIN). Його видає національна організація України, уповноважена вести реєстрацію та присвоювати міжнародний ідентифікаційний код виробника (WMI).
Учасник, який підписав договір про закупівлю товару з локалізацією, під час передачі цього товару надає замовникові фактичну калькуляцію собівартості товару. Її готує виробник. Підстава — пункт 13 Порядку.
Отже, щоб взяти участь у тендері з локалізацією учасник має надати замовникові:
копію сертифіката відповідності системи управління якістю у виробництві вимогам, що їх визначив замовник (ДСТУ або національним стандартам);
калькуляцію собівартості продукції, яка міститиме митну вартість імпортних компонентів від виробника товару.
Резюме
Залежно від предмета кожна закупівля має свої особливості, тому універсальних рішень для учасників не існує. Проте варто зосередитися на таких аспектах:
дотримуйтеся положень пункту 44 Особливостей. У ньому чітко вказано, за яких обставин замовник має відхилити тендерну пропозицію;
перевіряйте, чи відповідає тендерна документація вимогам частини 4 статті 22 Закону № 922. Тендерна документація не повинна містити умов, що обмежують конкуренцію чи дискримінують учасників. Якщо виявите порушення, подавайте звернення до замовника через ЕСЗ у встановлений Особливостями № 1178 строк;
ретельно готуйте документи відповідно до тендерної документації замовника. Уважно перевіряйте формат і спосіб підтвердження інформації, щоб уникнути неточностей.
