Документы для участия в тендерах – перечень и как подготовить

В связи с частыми изменениями в закупочном законодательстве у участников возникают вопросы, какие документы нужны для участия в тендере.

Документы для тендера: какие подготовить

Тендерное предложение участник процедуры закупки представляет заказчику в соответствии с требованиями тендерной документации (п. 32 ч.1 ст. 1 Закона № 922).

Следовательно, перечень документов на тендер нужно смотреть именно в тендерной документации заказчика. Фактически участнику достаточно соблюдать требования заказчика.

Бывает, что заказчики устанавливают требования, не в полной мере отвечающие предписаниям законодательства. Заказчик готовит тендерную документацию в соответствии с Законом № 922 с учетом Особенностей № 1178. Следовательно, участники обязательно должны знать положения этих нормативно-правовых актов, чтобы подготовить свои документы для участия в тендере.

🔥 Регистрируйтесь на бесплатный вебинар для участников

ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ

Тендерная документация может содержать другую информацию, требования о наличии которой предусмотрены законодательством и которую заказчик считает необходимым изложить. Так что даже если участник уже 5 лет успешно выигрывает тендеры, ему следует проверить, действительно ли все документы соответствуют условиям тендерной документации в конкретном тендере.

Следовательно, условно документы для участия в тендере можно разделить на две категории:

• обязательны для всех тендеров;
• дополнительные документы, предусмотренные в тендерной документации в зависимости от предмета закупки.

Необходимые документы для тендера: список

Обязательные для всех тендеров документы участники представляют независимо от предмета закупки тендера, в котором принимают участие.

1. Тендерное предложение. Это понятно, потому что без надлежаще оформленного и предоставленного предложения, участник не сможет принять участия в тендере.

2. Учредительные документы для юридических лиц и документы (устав), подтверждение лица (первые страницы паспорта и страница, где указано место регистрации). Документы по подтверждению личности обычно спрашиваются у предпринимателей и руководителей юридического лица.

3. Документы, подтверждающие право подписи тендерной документации и поданных вместе с ней документов. Это может быть приказ на назначение руководителя, доверенность на представителя (если выдана предприятием, то заверенная подписью руководителя и печатью (при наличии), если участник – предприниматель и привлекает представителя, доверенность должна быть заверена нотариально).

3. Документы, подтверждающие отсутствие оснований для отказа в участии в тендере по пункту 47 Особенностей №1178.

Обратите внимание! Заказчик не требует документального подтверждения информации об отсутствии оснований для отклонения тендерного предложения участника процедуры закупки и/или победителя, определенных пунктом 47 Особенностей № 1178, в случае если такая информация является публичной, обнародованной в форме открытых данных согласно Закону Украины «О доступе к публичной информации», и/или содержится в открытых публичных электронных реестрах, доступ к которым свободен, и/или может быть получена электронной системой закупок путем обмена информацией с другими государственными системами и реестрами.

Эта норма имеет несколько двоякое значение. С одной стороны, заказчик не должен требовать предоставить справку/извлечение о включении предприятия (или предпринимателя) в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований. В то же время, эксперты везде пишут, что нужно предоставить справку об отсутствии банкротства, о том, что участник является плательщиком НДС или единого налога и т.д. Однако, все эти данные находятся в открытом доступе.

Хотя заказчик и может проверить определенные данные в открытых реестрах, участнику, который хочет выиграть тендер, следует предоставить такие данные в форме документов или выписок из реестров. В таких обстоятельствах участник сдержит требования тендерной документации и не создаст конфликт с заказчиком.

Дополнительные документы возникают в закупках в зависимости от предмета закупки. Например, для поставки продуктов питания не требуется лицензия на продажу горючего или для услуг по перевозкам, участник закупки обязательно должен иметь транспортные средства (собственные или арендованные) и т.д.

Специфика требования документов по пункту 48 Особенностей № 1178

К дополнительным документам относятся, в частности, документы для подтверждения квалификационных критериев.

Документы, подтверждающие факт опыта в таких правоотношениях. То есть опыт выполнения аналогичных договоров. В частности, договоры о поставках аналогичного товара или выполнении аналогичных работ. Это требование не является простой прихотью заказчика, а призвано обезопасить бюджетные средства от ненадежных поставщиков. Впрочем, заказчик может написать, что нужно предоставить справку от предыдущего заказчика (покупателя) о том, что участник выполнил свои обязательства в предварительном договоре.

Документы о наличии у участника тендера оборудования, материально-технической базы и технологий. В частности, для строительства школы/казармы, нужно иметь соответствующую строительную технику. Для осуществления поставки питания в больницу, нужно иметь хотя бы соответствующие плиты (уже не говоря о помещении, где все это будет готовиться и объяснить, каким образом, еда будет поставляться в больницу. В частности, можно арендовать в больнице какую-то часть помещения и поставить электрические плиты. В этом случае нужно добавить договор аренды помещения (или предварительный договор и наличие электрических плит).

Поэтому участникам нужно предоставлять, в зависимости от предмета закупки:

• документы на право собственности или аренды определенных технологических средств (автомобилей, бульдозеров, электрических плит и т.п.);
• договоры (в т.ч. предварительные) о приобретении определенных ТМЦ.

Документы о наличии у участника работников соответствующей квалификации, имеющие необходимые знания и опыт. Например, участник, который собирается ремонтировать здание, должен иметь в своем штате или по договорам ЦПД соответствующее количество работников, имеющих навыки в ремонте здания (каменщики, строители и т.п.). Если на предприятии только одно лицо – директор и нет подтверждений того, что в ближайшее время будут привлечены работники строительной профессии, такие обстоятельства приведут к тому, что заказчик своевременно не получит нужного ремонта, поэтому вероятность того, что такой участник не выиграет тендер, является сверхвысокой.

Также заказчик может установить требования по обеспечению тендерного предложения. И участник должен будет предоставить соответствующие документы. Обычно это банковская гарантия. Для этого следует пересмотреть, что именно указано в тендерной документации. Так, согласно Закону № 922, заказчик должен указать условия предоставления обеспечения, в частности:

• размер обеспечения;
• срок его действия;
• предострежения относительно случаев, когда такое обеспечение не возвращается участнику.

Как участвовать в тендерах 2024

Документы для участия в тендерах с локализацией

Закупка с локализацией – это закупка определенных товаров, ожидаемая стоимость которых равна или превышает 200 тыс. грн, с учетом степени локализации производства.

Перечень товаров, подпадающих под требования закупки с локализацией, содержится в пп. 2 п. 61 Раздела X Закона №922.

Степень локализации для закупки таких товаров должна быть равна или превышать:

• в 2024 году – 20 процентов;
• в 2025 году – 25 процентов;
• в 2026 году – 30 процентов;
• в 2027 году – 35 процентов;
• с 2028 года до дня завершения 10-летнего срока действия пункта 6-1 Закона № 922 – 40 процентов.

Обратите внимание, что список товаров в пп.2 п.61 Раздела X Закона № 922 может быть расширен КМУ по согласованию с соответствующим комитетом Верховной Рады Украины.

Степень локализации производства определяется самостоятельно производителем товара, являющегося предметом закупки, и подтверждается Уполномоченным органом в Порядке подтверждения степени локализации производства товаров, установленном постановлением КМУ от 02.08.2022 № 861 (далее – Порядок).

Локализация применима и при закупке услуг и работ, если выполнение таких работ или оказание услуг предполагает приобретение заказчиком в собственность товаров, включенных в перечень.

Степень локализации рассчитывается изготовителем товара и автоматически подтверждается путем математической проверки информации, внесенной в форму калькуляции себестоимости товара (п. 7 Порядка).

Согласно п.131 Порядка, заказчик определяет в тендерной документации на закупку предмета закупки, внесенного в перечень, требование о предоставлении участником процедуры закупки сертификата соответствия системы менеджмента качества в производстве требованиям ДСТУ ISO 9001:2015 или ДСТУ EN ISO 9001:20 ISO 9001:2015, IDT; ISO 9001:2015, IDT) в отношении производителя, продукция которого предлагается таким участником, или национальных стандартов, которыми они заменены, выданного аккредитованным в соответствии с законодательством органом по оценке соответствия.

Для колесных транспортных средств нужно добавить в тендерное предложение документ, требуемый заказчиком в тендерной документации: сертификат типа оборудования (или сертификат типа транспортного средства) или сертификат соответствия транспортных средств или оборудования, или сертификат соответствия по индивидуальному утверждению, в котором указано местонахождение производителя колесного транспортного средства средства в Украине, выданного органом по сертификации для индивидуального утверждения колесных транспортных средств, партий частей и оборудования, который в соответствии с законодательством назначен Мининфраструктуры, или свидетельство о присвоении международного идентификационного кода производителя (WMI), входящего в структуру идентификационного номера колесного транспортного средства ), выданного национальной организацией Украины, уполномоченной на ведение регистрации и присвоение международного идентификационного кода производителя (WMI).

А по предписаниям п.13 Порядка, участник, с которым заключен договор о закупке товара, внесенный в перечень, одновременно с передачей товара предоставляет заказчику подготовленную изготовителем товара фактическую калькуляцию себестоимости такого товара.

Итак, если решите принять участие в тендере с локализацией, вы должны заранее позаботиться о наличии:

• копии сертификата соответствия системы управления качеством в производстве требованиям, определенным заказчиком (ГОСТом или национальным стандартам);
• калькуляции себестоимости продукции с указанием таможенной стоимости импортных компонентов (импортируемых производителем и/или приобретенных у поставщиков, являющихся резидентами Украины) от производителя товара.

Резюме

Поскольку каждая закупка и тендер особенные, одного общего универсального совета для участников нет. Впрочем, участникам нужно помнить о таких моментах:

Положение пункта 44 Особенностей, ведь именно в нем прописано, когда заказчик обязан отклонить тендерное предложение с указанием аргументации в ЕСЗ.

Предписания ч. 4 ст. 22 Закона № 922, тендерная документация не должна содержать требований, ограничивающих конкуренцию и приводящих к дискриминации участников. То есть, если заказчик установил требования о предоставлении доказательств выполнения аналогичных договоров по конкретному городу, или только по заказчикам, а не любому покупателю, такие требования могут признать дискриминационными. Учитывая этот момент, участник, выполнявший договоры только частному сектору и это его первый тендер, может подать жалобу в АМКУ с большим шансом подать только договоры, которые были выполнены «частному сектору».