експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Вартість життєвого циклу — це не лише ціна товару, а й витрати на його використання, обслуговування та утилізацію. Вартість життєвого циклу закупівлі дає змогу закуповувати економно в довгостроковій перспективі. Пояснимо, коли варто застосовувати вартість життєвого циклу закупівлі та як її розраховувати
Вартість життєвого циклу — це сукупність вартості предмета закупівлі або його частини (лота) та інших витрат, які нестиме безпосередньо замовник під час використання, обслуговування та припинення використання предмета закупівлі.
Замовник не зобов’язаний під час оцінки тендерних пропозицій застосовувати вартість життєвого циклу. Він сам вирішує, коли ним скористатися, а також — які витрати включати до його розрахунку.
Якщо вирішили закупити предмет із вартістю життєвого циклу, маєте передбачити умови в тендерній документації.
У разі застосування вартості життєвого циклу як критерію оцінки можна включати до нього не лише ціну товару, роботи чи послуги, а й свої витрати протягом їх життєвого циклу. Це може бути як одна, так і декілька витрат, пов’язані з:
використанням предмета закупівлі, зокрема споживанням енергоресурсів та інших ресурсів;
Кожна складова вартості життєвого циклу повинна мати свій грошовий вимір.
Витрати на придбання
Вартість придбання або витрати на оренду/лізинг
Транспортні витрати, якщо вони ще не включені до вартості придбання
—
Витрати на встановлення
Вартість встановлення систем опалення та освітлення
Витрати на експлуатацію та обслуговування
Витрати на енергоносії, наприклад електроенергію, бензин, дизель; витрати на питну воду та санітарію, наприклад послуги з прибирання; витрати на папір та інші витратні матеріали, наприклад картриджі з тонером, мастильні матеріали, мийні засоби; податки; страхування; витрати на навчання; витрати на технічне обслуговування; витрати на ремонт, наприклад запасні частини, робочий час; вартість необхідних аксесуарів та супутніх матеріалів
Витрати на утилізацію
Транспортування до компанії з утилізації відходів, вартість перероблення та утилізації відходів
Залишкова вартість
Дохід від продажу товару після закінчення строку використання; вартість об’єкта після закінчення строку корисного використання за розрахунку витрат життєвого циклу, якщо об’єкт можна використовувати надалі
Витрати, зараховані до зовнішніх екологічних чинників, пов’язаних з продуктом, послугами або роботами протягом свого життєвого циклу, якщо їхню вартість можна визначити і підтвердити
Витрати на викиди парникових газів, викиди інших забруднювальних речовин та інші витрати задля зменшення впливу на зміну клімату.
Витрати, які зараховують до зовнішніх екологічних чинників, мають одночасно відповідати таким умовам:
засновані на об’єктивно привілейованих і недискримінаційних критеріях. Зокрема, якщо продукт не був створений для повторного або постійного застосування, він не повинний невиправдано сприяти або ставити у невигідне становище певних суб’єктів господарювання;
доступні для всіх зацікавлених сторін;
необхідні дані можуть надати сумлінні суб’єкти господарювання, у тому числі з третіх країн.
Методика розрахунку вартості життєвого циклу у публічних закупівлях
Для правильного застосування критерію потрібно мати фахову підготовку та певні знання. Якщо некоректно визначити складові витрат та перелік підтвердних документів, можуть виникнути такі негативні наслідки:
врахування не всіх ключових витрат, які понесе замовник у майбутньому.
Замовник повинен вміти:
правильно оцінювати та відбирати фактори, які найкраще впливають на співвідношення ціна/якість закупівлі;
вивчати ринок.
Мінекономіки затвердило Примірну методику визначення вартості життєвого циклу своїм наказом від 28.09.2020 № 1894. Методика містить термінологію, опис груп факторів та формули розрахунків. Її головна мета допомогти замовникам навчитись обчислювати майбутні витрати протягом усього терміну служби та експлуатації предмета закупівлі.
Вагомість та кількість складових вартості життєвого циклу замовник визначає самостійно. Мінекономіки рекомендує використовувати оцінку вартості життєвого циклу не тільки під час процедури закупівлі, але й під час аналізу ринку. За результатами аналізу ринку замовник має можливість обирати між різними технологіями, що пропонуються на ринку, та визначити технічні характеристики і вимоги до предмета закупівлі в тендерній документації. Наприклад, для забезпечення освітлення приміщення замовник може обрати лампи розжарювання або альтернативний предмет закупівлі світлодіодні лампи (LED лампи).
Так замовник, готуючись до тендеру, зможе порівняти альтернативні предмети закупівлі з огляду на власні майбутні витрати. Альтернативні предмети закупівлі ідентичні за кодом Єдиного закупівельного словника виконують однакові функції, однак, можуть мати зовсім різні функціональні, якісні, технічні, експлуатаційні та фізичні характеристики.
Методика визначення вартості життєвого циклу в оборонних закупівлях
Окремо слід звернути увагу, що існує Методика розрахунку вартості життєвого циклу зразків озброєння, військової та спеціальної техніки, затверджена наказом Міністерства оборони України 12.02.2024 № 106.
Ця Методика визначає механізм проведення державними замовниками у сфері оборони розрахунків вартості життєвого циклу зразків озброєння, військової та спеціальної техніки для використання їх під час виконання процедур оборонних закупівель з урахуванням вимог пункту 43 Особливостей здійснення оборонних закупівель на період дії правового режиму воєнного стану, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 11 листопада 2022 року № 1275.
В яких закупівлях варто застосовувати вартість життєвого циклу
Вартість життєвого циклу застосовується тільки для закупівлі товарів. Методика, що застосовують замовники, містить перелік товарів за кодом Єдиного закупівельного словника, для яких доречно застосовувати вартість життєвого циклу. До них віднесено 16 предметів закупівлі серед яких:
Офісне устаткування та приладдя різне (30190000-7);
Медичне обладнання та вироби медичного призначення різні (33190000-8);
Телевізійне й аудіовізуальне обладнання (32320000-2);
Комп’ютерне обладнання та приладдя (30200000-1);
Електронне обладнання (31710000-6);
Великовантажні мототранспортні засоби (34140000-0);
Шкільні меблі (39160000-1);
Фурнітура різна (39290000-1);
Конструкції та їх частини (44210000-5);
Готові текстильні вироби (39520000-3);
Сільськогосподарська техніка (16000000-5);
Електротехнічне устаткування, апаратура, обладнання та матеріали; освітлювальне устаткування (31000000-6);
Транспортне обладнання та допоміжне приладдя до нього (34000000-7);
Промислова техніка (42000000-6);
Гірничодобувне та будівельне обладнання (43000000-3);
Механічні запасні частини, крім двигунів і частин двигунів (34320000-6).
Цей перелік орієнтовний, як і можливість для цих товарів застосовувати вартість життєвого циклу, тобто замовник на свій розсуд може застосовувати критерій, якщо вважає його доцільним. В Методиці, а також у Законі № 922 відсутні обмеження щодо конкретних предметів закупівлі, які можна оцінювати за вартістю життєвого циклу.
Цей критерій оцінки доречно використовувати у разі складної закупівлі, приміром:
експлуатаційні витрати значно переважають загальні витрати на придбання;
істотно відрізняються експлуатаційні витрати за рік для альтернативних предметів закупівлі;
істотно відрізняються строки експлуатації/життя предмета закупівлі (одиниця виміру життєвого циклу);
на ринку є стандарт для вимірювання строку експлуатації/життя.
Для простих товарів достатньо підготувати технічну специфікацію, а за потреби, враховувати нецінові критерії.
Важливо! Методика — це лише орієнтовна інформація, тобто не обов'язково опиратися на вказані в ній формульні розрахунки. Вони покликані полегшити вам завдання і є прикладами.Замовник може використовувати інші формули, орієнтуючись на свій предмет закупівлі. Якщо строк використання предмета закупівлі тривалий, доцільно якомога точніше обчислити загальні майбутні витрати й зменшити їх у довгостроковій перспективі за допомогою власних формул.
Життєвий цикл товарів: приклад
Замовник планує купити піролізний котел, потужність якого — 100 кВт. Експлуатувати котел він збирається протягом 8 років. Для розрахунку вартості життєвого циклу такої закупівлі можна враховувати не тільки ціну придбання, а й інші критерії.
Який критерій вартості життєвого циклу
Від чого залежить
Витрати на обслуговування
періодичності обслуговування у гарантійний та післягарантійний періоди. Як правило, виробник зазначає це в інструкції.
Обсяг споживання палива
річних витрат на паливо (пелети, дрова або вугілля)
Вартість постачання палива
річних витрат на постачання та зберігання палива
Витрати на користування
витрат на оплату праці персоналу за рік в тому числі витрати на навчання персоналу
Вплив на довкілля
екологічних податків та зборів (за наявності)
Залишкова вартість
майбутньої вартості, яку визначають за допомогою дисконтування за дотримання умов експлуатації
Замовник самостійно обирає та застосує ті критерії, які найточніше оцінять загальну вартість використання та володіння товаром або продуктом.
Резюме
Замовникам слід звертати увагу не тільки на ціну закупівлі, адже такий «однобокий» підхід може бути менш вигідний у перспективі. Прорахувати майбутні витрати під час використання предмета закупівлі можна за допомогою критерію оцінки «вартість життєвого циклу».
Використання такого критерію можливо призведе до придбавання дорожчого товару, але економія на його обслуговуванні в майбутньому окупиться сторицею.
