Якщо замовнику річна потреба у закупівлі палива для автотранспорту дозволяє обмежитись проведенням спрощеної закупівлі бензину, слід врахувати нюанси, що допоможуть провести вдалу закупівлю та обрати надійного постачальника. Що і як вимагати, щоб отримати бажане?
Неодмінно стане у пригоді:
Спрощені закупівлі відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) замовники застосовують у випадках, коли вартість закупівель перевищує 50 тис. гривень та є нижчою встановлених Законом порогів для проведення процедур закупівель.Нагадаємо, що замовнику необхідно впевнитись, що запланована сума закупівлі включена до річного плану закупівель, яка дозволяє проведення закупівлі палива у спрощений спосіб, складається в т.ч. (у разі наявності у замовника такої потреби) із потреби на закупівлю всіх видів палива, що за Єдиним закупівельним словником підпадають під код ДК 021:2015 - 09130000-9 «Нафта і дистиляти».
Які документи підготувати
Відповідно до вимог п. 2 ч. 1 ст. 10 Закону замовник має оприлюднити оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проект договору не пізніше ніж за шість робочих днів до кінцевого строку подання пропозицій.
Порядок проведення спрощених закупівель та зміст оголошення про проведення спрощеної (далі – Оголошення) наведено у ст. 14 Закону, відповідно до ч. 3 якої в Оголошенні, крім іншого, обов’язково має бути зазначена інформація про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі. В Оголошенні також може зазначатися інша інформація.
Відтак для проведення спрощеної закупівлі бензину замовнику необхідно підготувати проект договору, визначитись з характеристиками предмета закупівлі та вимогами до потенційних постачальників.
Лише незначна частина замовників, що мають склад та ліцензії на зберігання пального, закуповують бензин наливом, та й зазвичай річна потреба таких замовників значно перевищує пороги для спрощених закупівель, тому в основному наші рекомендації стануть у пригоді замовникам, які закуповують пальне за талонами.
Як скласти технічне завдання для спрощеної закупівлі бензину
У технічному завданні зазначте вимоги до предмета закупівлі:
- найменування;
- обсяг (кількість) із зазначенням одиниці виміру;
- якісні характеристики;
- умови поставки та прийняття товару.
Щодо якісних характеристик предмета закупівлі – на даний час стандарти щодо вимог до бензину встановлені такими документами:
Таким чином при визначенні відповідності технічним та якісним показникам бензину при формуванні технічного завдання рекомендуємо посилатись на вказані вище нормативно-правові акти.
Замовник для підтвердження відповідності предмету закупівлі заявленим вимогам може вимагати надати у складі пропозиції зразки документів, що підтверджують якість бензину, запропонованого до постачання, зокрема надати зразки копії сертифікату відповідності/або свідоцтва про визнання, паспорт якості на бензин.
Також замовник може зазначити номінали талонів та строк їх дії з моменту отримання.
При визначенні умов поставки та прийнятті товару можна, за наявності такої потреби, встановити вимогу щодо необхідного графіку роботи АЗС, на яких буде відбуватись відпуск бензину за талонами (наприклад цілодобово). Нагадаємо, що порядок відпуску пального регламентується Інструкцією про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженою спільним наказом Мінпаливенерго, Мінтрансзв’язку, Мінекономіки, Держспоживстандарту від 20.05.2008 № 281/171/578/155.
Вимоги до учасників при спрощеній закупівлі бензину
Першочергово замовнику необхідно пам’ятати, що мова йде про спрощену закупівлю, відтак не варто ускладнювати вимоги до учасників та перевантажувати Оголошення вимогами щодо надання численних довідок або документів.
Замовник може встановити вимоги підтвердити певну кількість та розташування АЗС, на яких він матиме право на отримання бензину за талонами обумовленого номіналу. Водночас з цією вимогою слід бути обережними. По-перше, не варто вимагати наявності розгалуженої мережі саме власних або орендованих АЗС, оскільки продаж нафтопродуктів із використанням талонів може здійснюватись також через партнерські АЗС.
Саме через це також не потрібно вимагати в учасників наявності ліцензій на право здійснення господарської діяльності із роздрібної торгівлі пальним, адже норми Закону України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв, тютюнових виробів та пального» не встановлюють вимог наявності у продавця талонів на пальне наявності ліцензії на здійснення діяльності з роздрібної торгівлі пальним, оскільки відпуск нафтопродуктів може здійснюватись через партнерські АЗС інших суб’єктів господарювання, які мають відповідні ліцензії на роздрібну торгівлю пальним.
Отже, замовник може встановлювати вимогу щодо кількості та розташування АЗС виходячи з обґрунтованих та об’єктивно необхідних потреб замовника, а для підтвердження цієї вимоги вимагати довідку з інформацією (адреси АЗС, власні/орендовані/партнерські із зазначенням реквізитів угод, графік роботи тощо), але не вимагати завантаження всього переліку підтверджувальних документів.
Також доцільно вимагати підтвердити досвід виконання аналогічного договору (без посилання на статтю 16 Закону). На підтвердження цієї вимоги замовник може запросити:
- або довідку довільної форми,
- або завантаження аналогічного договору,
- або відгук.
☝️ Досвід виконання аналогічних договорів: реальні поради VS фейків
Замість резюме
Підсумуємо, що ж має зробити замовник для проведення спрощеної закупівлі бензину швидко та ефективно:
- впевнитись у наявності підстав для проведення спрощеної закупівлі;
- визначити кількість, технічні та якісні характеристики предмета закупівлі;
- встановити об’єктивні вимоги до учасників;
- скласти проект договору, в умовах якого необхідно передбачити порядок внесення змін до нього.
Враховуючи, що для проведення спрощеної закупівлі доцільно вимагати лише необхідний мінімум документів від учасника для того, щоб уберегтися від ненадійного постачальника, рекомендуємо використовувати механізми забезпечення виконання договірних зобов’язань (передбачити в умовах договору штрафні санкції за невиконання умов договору та/або передбачити надання забезпечення виконання договору про закупівлю відповідно до вимог Закону);
- оприлюднити Оголошення з інформацією, яка передбачена ч. 3 ст. 14 Закону та проект договору у визначені ст. 10 Закону строки;
- за результатами аукціону обрати переможця та укласти з ним договір, який, відповідно до змін у Законі про публічні закупівлі у червні 2021, при спрощеній закупівлі можна укладати вже на наступний день після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, але не пізніше ніж через 20 днів.
