Переговорна процедура існує лише як виняток для замовника. Її можна застосувати тоді, коли існують підстави, передбачені частиною 2 статті 40 Закону № 922. Підтвердні документи залежать від того, яка саме підстава наявна у конкретному випадку.
За вибір процедури закупівлі відповідає тендерний комітет або уповноважена особа замовника. Вони можуть використати переговорну процедуру закупівлі тільки у виняткових випадках. У тому числі якщо тендер відмінили двічі з причини відсутності достатньої кількості учасників — усього чи окремих лотів.
Переговорна процедура крок за кроком
Для того, щоб правомірно запровадити переговорну процедуру закупівлі за цією підставою, розглянемо її правила детально.
Правило 1: змінювати предмет закупівлі заборонено
Визначати предмет закупівлі слід згідно з вимогами Закону № 922 та Порядку № 708, застосовуючи Єдиний закупівельний словник.
Приміром замовник закуповує послуги з організації гарячого харчування. Тендер на такі послуги скасували двічі. Після чого замовник збирається закупити за переговорною процедурою. Як визначити предмет закупівлі в такій ситуації?
Правило 2: змінювати технічні та якісні характеристики предмета закупівлі – не можна, інші характеристики змінювати правомірно лише з обґрунтуванням
Змінювати технічні та якісні характеристики предмета закупівлі не можна в жодному разі, як у другому тендері, так і в переговорній закупівельній процедурі.
При цьому Закон № 922 не зазначає ніяких обмежень щодо зміни очікуваної вартості та кількісних характеристик предмета закупівлі у цьому випадку.
Попри це, слід пам’ятати про:
- Мету Закону № 922. Йдеться про забезпечення ефективної та прозорої закупівлі, створення конкурентного середовища у сфері публічних закупівель, боротьбу з проявами корупції тощо.
- Принципи закупівель. Мова про максимальну економію та ефективність, неприпустимість корупції та зловживання.
Якщо у вас відсутня об’єктивна потреба у зміненні кількості предмета закупівлі та його очікуваної вартості у переговорній процедурі закупівлі, їх змінювати не варто.
Правило 3: вимоги до учасника повинні бути такими ж, як під час першого тендеру
Якщо вимоги до учасника для переговорної процедури закупівлі будуть відрізнятися від передбачених у двох скасованих тендерах, вас чекають певні наслідки.
Орган оскарження може відмінити переговорну процедуру закупівлі.
Для правомірного проведення переговорної процедури закупівлі вимоги до учасників повинні залишатися незмінними.
Правило 4: обидва тендери повинні бути скасовані саме через відсутність достатньої кількості учасників, а не за іншою підставою
Проводити переговорну процедуру на підставі пункту 1 частини 2 статті 40 Закону № 922 можна лише тоді, коли процедура відкритих торгів не відбулася двічі, зокрема частково (за лотом), з причини відсутності достатньої кількості тендерних пропозицій, встановленої Законом № 922.
Зверніть увагу й не плутайте! Тендер скасовують через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій у тому разі, якщо для участі у відкритих торгах було подано менш ніж 2 пропозиції (абз. 2 п. 1 ч. 2 ст. 32 Закону № 922).
Якщо на торги прийде як мінімум 2 учасники й ви відхилите одного або ж обох, підстави для скасування тендеру вже будуть іншими:
- допущення до оцінки менш як двох тендерних пропозицій у процедурі відкритих торгів, якщо оголошення про проведення відкритих торгів оприлюднено згідно з частиною 3 статті 10 Закону № 922 (п. 2 ч. 2 ст. 32 Закону № 922);
- відхилення всіх тендерних пропозицій за Законом № 922 (п. 3 ч. 2 ст. 32 Закону № 922).
Важливо! Якщо ви відмінили одну або обидві процедури закупівлі за вищезазначеними підставами, то вже не маєте права звернутися до переговорної процедури закупівлі.
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
Правило 5: підготуйте документи, які доводять, що скасування двох тендерів відбулося через відсутність допустимої кількості учасників
Для обґрунтування зазначеної підстави знадобляться:
- два рішення тендерного комітету чи уповноваженої особи про відміну відкритих торгів;
- два повідомлення про скасування торгів, опубліковані в електронній системі закупівель.
Попри те, що ЕСЗ у такій ситуації відміняє тендери автоматично, рекомендуємо оформлювати скасування протокольним рішенням. Всі рішення під час процедури повинні бути зафіксовані протокольно. Згідно з Законом № 922 у 2021 році відкриті торги організовує та проводить уповноважена особа або тендерний комітет замовника. Система просто виконує конкретні функції, що забезпечують проведення закупівель.
Пам’ятайте! Якщо переговорна процедура використовується на умовах, непередбачених законом, вам загрожує як мінімум 25 500 грн штрафу.
Правило 6: інформацію про переговорну процедуру треба відобразити у річному плані
Закупівлі планують на підставі наявної потреби в товарах, роботах і послугах. Заплановані закупівлі неодмінно додають до річного плану. Таким чином, річний план закупівель обов’язково повинен містити інформацію щодо переговорної закупівельної процедури.
В річному плані закупівель вказуйте кожну нову закупівлю. Це слід робити навіть у тому випадку, якщо ви вже зазначали в ньому два попередні скасовані тендери. Відображувати у плані переговорну процедуру необхідно для дотримання частини 1 статті 4 Закону № 922.
Річний план та внесені до нього зміні потрібно оприлюднити в ЕСЗ впродовж 5 робочих днів з моменту затвердження.
