Кожен замовник має знати, як працюють уповноважена особа та тендерний комітет у 2021 році. Проаналізуємо ключові відмінності у функціях, вимогах і відповідальності ТК та УО. Роз'яснимо, що обов'язково необхідно зробити замовнику у перехідний період до 01.01.2022 року.
Довгі роки свого функціонування сфера державних закупівель асоціювалася із тендерними комітетами, які реалізували порядок проведення закупівель в кожного окремого замовника.
Тендерний комітет (ТК) — це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон).
До складу ТК входять не менше п’яти осіб. Тож головна відмінність ТК — це прийняття рішення декількома особами одночасно. Він діє на засадах колегіальності. А як каже народна мудрість: «Гуртом і батька бити легше». За таких умов і відповідальність за роботу ТК була розподілена між його членами.
Але вже менше ніж через рік все зміниться. Частиною четвертою прикінцевих положень Закону встановлено, що замовник може утворювати ТК для організації та проведення процедур закупівель виключно до 1 січня 2022 року.
Отже, по завершенню 2021 року ТК відійдуть у минуле. Їх повністю замінять Уповноважені особи (УО).
УО — це службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).
Чи може бути тендерний комітет і уповноважена особа?
До 1 січня 2022 року замовник має право визначити уповноважену особу (осіб) та тендерний комітет (комітети) за умови, що кожен із них буде відповідальним за організацію та проведення конкретних процедур закупівель. Розглянемо у чому відмінність роботи ТК та УО та особливості переходу в кінці 2021 року.
Які види закупівель можуть проводити уповноважена особа та тендерний комітет
ТК може проводити тільки процедури закупівель. УО має право проводити як процедури закупівель, так і спрощені закупівлі.
При цьому, залишаються закупівлі до 50 тис. грн, для яких Законом передбачено, що у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тис. грн, замовник повинен дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель та може використовувати електронну систему закупівель, у тому числі електронні каталоги для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання ЕСЗ замовник обов’язково оприлюднює в електронній системі звіт про договір про закупівлю, укладений без її використання.
Закон не визначає особу, що відповідає за такий вид закупівель. Тому, замовник має самостійно своїм розпорядчим рішенням встановити відповідального за закупівлі до 50 тис. грн. Зверніть увагу! Ніщо не забороняє призначити такою особою того ж працівника, що вже є УО чи членом ТК.
Крім того, Мінекономіки надало роз’яснення від 10.04.2020 № 3304-04/24218-06, що УО може бути член ТК за умови, що дана особа не буде визначена відповідальною за організацію та проведення одних і тих самих процедур закупівель.
Таким чином, одна і та ж особа замовника може бути одночасно УО, членом ТК та відповідати за закупівлі до 50 тис. грн. Важливо! Кожне призначення має бути оформлено окремими рішеннями замовника.
Організаційні питання створення тендерного комітету та уповноваженої особи
Склад ТК та положення про тендерний комітет затверджуються рішенням замовника. Таким чином, має бути наказ про створення ТК та затвердження його складу.
УО визначається або призначається замовником одним з таких способів:
- шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством;
- шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб);
- шляхом укладення трудової угоди (контракту) згідно із законодавством.
Не може бути визначена уповноваженою особа, залучена замовником (у разі такого залучення) за договором про надання послуг для проведення процедур закупівель/спрощених закупівель.
Обов’язки, відповідальність і повноваження ТК або УО визначаються у положенні про ТК або УО відповідно, що затверджуються Уповноваженим органом.
Примірне положення про тендерний комітет затверджено наказом Мінекономіки 07.12.2020 № 2546, а примірне положення про уповноважену особу поки що відповідно до нової редакції Закону не затверджено. Однак, при підготовці такого документу можна скористатися тим, що затверджено наказом Мінекономіки від 30.03.2016 № 557.
Вимоги до уповноваженої особи та членів тендерного комітету
Окремих вимог до освіти чи знань членів ТК Закон не містить. Це можуть бути працівники замовника, що включені ним до складу ТК.
А от УО повинна мати вищу освіту, як правило юридичну або економічну освіту. Для здійснення своїх функцій УО підтверджує свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на вебпорталі Уповноваженого органу шляхом проходження безплатного тестування. Порядок організації тестування УО визначається Уповноваженим органом.
Не можуть входити до складу ТК та/або визначатися УО посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.
Визначення або призначення УО чи включення особи до складу ТК не повинно створювати конфлікт між інтересами замовника та учасника чи між інтересами учасників процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, наявність якого може вплинути на об’єктивність і неупередженість ухвалення рішень щодо вибору переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі.
Функції уповноваженої особи та тендерного комітету 2021
ТК і УО в організації замовника виконують схожі функції, що відрізняються тільки видом закупівлі, за які вони відповідають. Перелік цих функцій для ТК регламентує ч. 4 Прикінцевих положень Закону, а для УО — ч. 10 ст. 11 Закону.
Водночас дещо відрізняється порядок їх дій в електронній системі закупівель.
За розміщення інформації про публічні закупівлі через електронний кабінет замовника на авторизованому електронному майданчику в ТК відповідає секретар тендерного комітету. І жодних окремих вимог щодо оприлюднення інформації про нього в електронному кабінеті замовника Закон не містить.
А от УО самостійно розміщує інформацію в електронній системі закупівель і під час користування нею вносить персональні дані, надає згоду на їх обробку та оновлює такі дані у разі їх зміни. Персональні дані, внесені УО до електронної системи закупівель, не оприлюднюються, але є доступні контролюючим органам.
Увага! Передбачена відповідальність за внесення недостовірних персональних даних до ЕСЗ та не оновлення у разі їх зміни. За такі порушення штраф складатиме від 25 500 грн (ст. 164-14 КУпАП).
Порядок роботи ТК
Керівництво роботою ТК здійснює його голова, який призначається замовником та може мати право на підписання договорів про закупівлю в разі надання таких повноважень замовником, оформлених відповідно до законодавства.
Голова ТК призначає заступника (заступників) голови, секретаря з-поміж членів ТК та визначає функції кожного члена ТК.
Рішення голови ТК щодо призначення заступника (заступників) голови та секретаря ТК, визначення функцій кожного члена ТК та розв'язання інших питань уносяться до протоколу засідання ТК.
Формою роботи ТК є засідання. Засідання ТК скликаються головою комітету та проводяться в разі потреби.
Рішення комітету оформлюється протоколом. Стануть у пригоді зразки протоколів тендерного комітету 2021.
Порядок роботи УО
Замовник має право призначити декілька УО, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель.
У разі визначення кількох УО розмежування їх повноважень та обов’язків визначається рішенням замовника.
Рішення УО оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується УО.
Для підготовки тендерної документації та/або оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимог до предмета закупівлі за рішенням замовника УО може залучати інших працівників замовника.
За рішенням замовника може утворюватися робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій/пропозицій. У разі утворення робочої групи УО є її головою та організовує її роботу.
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
Взаємодія тендерного комітету та уповноваженої особи у 2021 році
ТК і УО повинні відповідати за різні процедури закупівель. Проте, кожен із них наділений повноваженнями складати річний план закупівель.
Планувати та відображати процедури закупівель в ЕСЗ вони можуть одночасно, оскільки кожен відповідає за конкретні закупівлі.
Увага! Замовнику слід завчасно здійснювати консолідацію потреби у товарах, роботах та послугах.
Оскільки відповідальною за організацію та проведення спрощеної закупівлі є УО, планування та оприлюднення таких закупівель буде здійснювати виключно вона.
Доцільніше визначити відповідальною за узагальнення річного плану закупівель УО, оскільки вона може відповідати і за спрощені закупівлі, і за процедури закупівель, а ТК — лише за процедури закупівель.
Однак, замовник самостійно в Положенні про ТК та УО визначає функціональні обов’язки таких осіб.
Відповідальність тендерного комітету та уповноваженої особи
За порушення вимог, установлених Законом та нормативно-правовими актами, розробленими відповідно до Закону, голова, заступник голови, секретар та члени ТК несуть відповідальність згідно із законами України.
Голова та секретар ТК несуть відповідальність за повноту та достовірність інформації, що оприлюднюється на вебпорталі Уповноваженого органу з питань закупівель.
УО несе персональну відповідальність за свої дії.
Уповноважена особа замість тендерного комітету
До кінця цього року ще можуть працювати ТК, але з 1 січня 2022 року їх уже не існуватиме, а отже їх функції виконуватиме УО.
Замовникам варто потурбуватися про те, щоб усі дії ТК, розпочаті у 2021 році, були завершені до його кінця. Щонайменше завершилися процедури закупівель, розпочаті ТК.
Також розпорядчим рішення замовника має бути в кінці 2021 року ліквідовано ТК та передано функції із завершення закупівель, проведених ТК, УО.
Наприклад, більшість договорів про закупівлю, укладені в 2021 році завершуватимуть свою дію 31.12.2021 року.
Відповідно до ч. 9 ст. 41 Закону у разі закінчення строку дії договору про закупівлю, виконання договору про закупівлю або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю. Строк оприлюднення такого звіту становить 20 робочих днів.
Таким чином, за будь-яких обставин звіт про виконання такого договору про закупівлю у 2022 році матиме оприлюднювати УО.
Усі ці питання повинні бути урегульовані рішеннями замовника.
Важливо! УО, щоб виконувати свої функції повинні встигнути пройти тестування до 1 січня 2022 року.
