До 01.01.2022 року тендерний комітет для проведення процедури закупівель формується замовником, якщо необхідно провести закупівлі (ч.4 Розділу Х Закону № 922). При цьому, саме замовник визначає осіб (з числа працівників), що входитимуть до такого комітету та затверджує рішення про його створення.
Хто може бути членом тендерного комітету
Наведена вище норма Закону № 922 передбачає, що тендерний комітет — це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із цим Законом.
В залежності від того, що саме потрібно придбати протягом певного періоду, замовник може формувати, або змінювати склад комітету, якщо це дозволяє штатний розпис. Наприклад, у закупівлях комп’ютерної техніки, бажано залучити членом комітету програміста, або іншого спеціаліста з інформаційно-комп’ютерного забезпечення. У разі необхідності залучення виконавців будівельних робіт, членом комітету має бути особа, яка має відповідну інженерну освіту.
Кількість членів комітету
Їх повинно бути не менше 5. В той же час, за можливості, чим більше членів тендерного комітету, тим краще, адже це усуває фактор упередженості, чи сприянню певному учаснику закупівель. Тобто, усуває ризики анти конкурентної змови, адже комітет є колегіальним органом і діє в інтересах замовника.
Втім, не всі замовники можуть похвалитися великим штатом працівників, тож, якщо їх кількість обмежена — доведеться залучати всіх працівників закладу, навіть якщо вони не розуміються на будівництві, програмуванні, або на іншій діяльності, щодо якої потрібно зробити закупівлі.
Голова комітету
Роботою тендерного комітету керує голова, який призначається замовником. У випадку, коли голову змінено іншою особою, це не призводить до автоматичної зміни членів комітету, і навпаки: якщо когось з членів комітету замінено, це не призводить до автоматичної зміни голови.
Хто не може бути членом комітету
Не можуть бути членами комітету:
представники учасників закупівель, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради АР Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради не можуть бути членами комітету.
Це є дуже важливе і логічне зауваження, адже такі особи можуть бути зацікавлені у просуванні ТМЦ (робіт/послуг) певного учасника і сприяти вирішенню питання на користь певного суб’єкта господарювання, що може суперечити інтересам замовника.
За таких обставин, якщо, скажімо на замовника працює дружина, а її чоловік є директором підприємства-учасника закупівель, то такій дружині варто подати доповідну записку керівнику замовника із проханням вилучити її з числа членів тендерного комітету.
⚡️ Обов’язки та права секретаря тендерного комітету
Обов’язки тендерного комітету
Створення тендерного комітету обумовлено тим, що певні фахівці замовника можуть у найкоротші строки зрозуміти, що саме потрібно для функціонування замовника та за короткий термін визначити особливості придбання певних ТМЦ (робіт/послуг). Тому, зазвичай, до комітету і призначають фахівців, що розуміються на проблемах замовника щодо забезпечення певних процесів (господарських операцій).
Наприклад, члени тендерного комітету, що розуміються на техніці, скоріше визначать, яку техніку варто закупити для задоволення певних технічних потреб замовника (потужності такої техніки, інші параметри).
Тому, до тендерного комітету, зазвичай, призначають осіб, що можуть виконати наступні дії (втім, навіть без належної підготовки, від членів комітету очікують, що вони зможуть виконати такі дії):
- спланувати закупівлі, у т.ч. скласти річний план закупівель;
- вибрати, який саме вид процедури закупівлі слід обрати;
- провести процедуру закупівель,так, щоб не було претензій, ні від державних органів, ні від учасників;
- забезпечити рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця. Насправді, якщо члени комітету незацікавлені у перемозі певного учасника, це – не складно. Втім, може виникнути окрема думка певного члена комітету. Тоді він повинен обґрунтувати її технічними, або іншими показниками;
- забезпечити складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, та забезпечити оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель. Як правило, цей обов’язок перекладається на секретаря. Тому, особа, яку оберуть секретарем комітету повинна уважно прочитати протокол про визначення функцій членів комітету та свою посадову інструкцію. Якщо дійсно, саме на неї покладено такі функції, то потрібно їх вчасно виконати.
Отже, члени тендерного комітету призначаються замовником, але вони діють відповідно до власних переконань, у відповідності до законодавства і на користь замовника, а не інших осіб (керівника замовника, або учасників закупівель, тощо). Дізнатися про різницю в роботі тендерного комітету та уповноваженої особи, в також про особливості перехідного періоду у 2021 році ви можете у статті «Уповноважена особа чи тендерний комітет».
