експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Планування закупівель на 2021 рік відбуватиметься вже за вимогами нового Закону. Роз'яснюємо порядок cкладання річного плану, щоб ви зробили все правильно та вчасно отримали необхідне.
Ключовою відмінністю планування закупівель на 2021 рік є те, що воно здійснюється з огляду на наявну потребу, тобто по факту необхідності в закупівлі, та те, що вперше в річному плані закупівель, замовник має планувати такий вид закупівлі як спрощена.
Загальні умови планування залишилися тими ж що були для замовників з моменту створення електронної системи закупівель, але з’явилиcя окремі нюанси.
Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель і він є передумовою здійснення будь-якої закупівлі замовника від 0,01 грн.
В річному плані закупівель може бути визначено наступні види закупівель:
Процедури закупівлі;
Спрощена закупівля;
Договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Планування закупівель та інші передумови здійснення процедури
Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Лише після того як оприлюднено річний план здійснюється закупівля.
Закон про публічні закупівлі передбачає, що планування закупівель проводиться на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг.
Проте, головна умова цього ж Закону, що замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування відкритих торгів з публікацією англійською мовою.
Для того щоб не порушити цю умову, замовник має здійснити первинне планування закупівель за державні кошти з огляду на річну потребу в товарах, роботах чи послугах. Він може опиратися на потребу в обсягах закупівель враховуючи показники минулих років та з урахуванням ситуації на сьогодні.
Якщо у замовника вже затверджено кошторис (тимчасовий кошторис), фінансовий план (план асигнувань, план використання бюджетних коштів) він має враховувати їх показники. Але Законом не встановлено обов’язку замовника складати та затверджувати річний план закупівель товарів і робіт саме на підставі цих документів.
Також, немає заборони щодо проведення закупівель до набрання чинності Закону про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів, фінансового плану підприємства.
Замовник наприкінці поточного року або на початку наступного року може розпочинати закупівлі за відповідним предметом закупівлі для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах і послугах у наступному році.
При цьому, ключовою умовою є саме невідкладність потреби у закупівлі.
Фактично мова іде про ті закупівлі, що мають безперебійний характер, такі як харчування, медикаменти, електроенергія тощо.
Закупівлі які можуть зачекати до затвердження кошторису чи фінансового плану можливо включати в річний план для уникнення поділу предмета закупівель, але розпочинати їх лише після документального підтвердження отримання фінансування.
При укладанні договору про закупівлю за результатом процедури розпоряднику (одержувачу) бюджетних коштів необхідно обов’язково враховувати вимоги БКУ, які забороняють взяття розпорядниками (одержувачами) бюджетних зобов’язань та здійснення платежів без відповідних бюджетних асигнувань, що в свою чергу надаються відповідно до встановлених бюджетних призначень.
Для цього в проєкті договору про закупівлю та договорі про закупівлю замовнику необхідно передбачити відповідний порядок виникнення договірних зобов’язань в залежності від реального фінансування.
При цьому істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, передбачених Законом
Окрема ситуація, коли замовник може проводити закупівлю відповідно до тимчасового кошторису.
Бюджетне законодавство передбачає можливість встановлення бюджетних асигнувань розпорядникам бюджетних коштів у разі, коли бюджетний розпис на наступний рік не затверджено в установлений законодавством термін.
Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 № 228 (далі — Порядок № 228).
Якщо бюджетний розпис на наступний рік не затверджено складається тимчасовий розпис бюджету на відповідний період. Бюджетні установи в цей період складають тимчасові індивідуальні кошториси, а заклади фахової передвищої та вищої освіти, наукові установи та заклади охорони здоров’я тимчасові індивідуальні плани використання бюджетних коштів і тимчасові індивідуальні помісячні плани використання бюджетних коштів, які затверджуються їх керівниками.
Відповідно до цих документів також можуть плануватися та оголошуватися закупівлі.
Після затвердження та доведення постійного кошторису на рік, обрання і проведення способів закупівель здійснюється без урахування обсягів закупівель, здійснених відповідно до тимчасового індивідуального кошторису (тимчасового індивідуального плану використання бюджетних коштів), керуючись відповідними вартісними межами, визначеними Законом.
При цьому замовник може здійснювати закупівлю планової потреби у товарах, роботах і послугах і на рік. У такому випадку у проєкті договору про закупівлю та укладеному договорі за її результатами такий замовник повинен визначити умову взяття зобов’язань щодо сплати частини предмета закупівлі в межах доведеної суми в тимчасовому кошторисі, та передбачити умову щодо оплати залишку суми договору виключно за наявності коштів згідно з постійним кошторисом (планом використання бюджетних коштів).
Порядок формування та оприлюднення річного плану закупівель на 2021 рік
Закон про публічні закупівлі передбачає, що до 2022 року у замовника може працювати і тендерний комітет, і уповноважена особа. Тендерний комітет відповідає тільки за проведення процедур закупівель, а уповноважена особа відповідає і за проведення процедур закупівель, і за проведення спрощених закупівель одночасно. Хто за які закупівлі відповідає вирішує керівник організації замовника і документально закріплює це рішення в розпорядчих документах та положеннях про тендерний комітет та уповноважену особу.
При цьому, ще залишаються закупівлі до 50 тис. грн, які теж потрібно публікувати у електронній системі закупівель за окремим алгоритмом. Замовник може визначити окремого відповідального для здійснення таких публікацій і не буде порушенням якщо ця особа в той же час буде уповноваженою особою та членом тендерного комітету.
Всі ці особи відповідають не тільки за проведення закупівель, а і за формування річного плану закупівель.
Річний план закупівель робіт, товарів і послуг має містити, зокрема інформацію про назву предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником та розмір бюджетного призначення та/або очікуваної вартості предмета закупівлі.
Для того щоб не потрапити на порушення у вигляді поділу предмета закупівель та уникнення процедур закупівель чи спрощених закупівель замовнику варто визначити особу, що буде консолідувати закупівлі в річному плані закупівель. Така особа має звести закупівлі, що плануються уповноваженою особою чи уповноваженими особами, якщо їх декілька в організації, та тендерним комітетом, а також закупівлі до 50 тис. грн і перевірити чи правильно визначено вид закупівлі з огляду на знак за Єдиним закупівельним словником.
Внесення інформації про заплановану закупівлю може здійснюватися або однією, визначеною замовником особою, або кожною уповноваженою особою чи тендерним комітетом окремо.
Законом про публічні закупівлі передбачено, що рішення уповноваженої особи та тендерного комітету оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Річний план закупівель має бути сформований в електронній системі закупівель. Але для того щоб прийняти правильне рішення у ході визначення предмета закупівлі, очікуваної вартості закупівлі та виду закупівлі, варто сформувати річний план та затвердити його рішенням уповноваженої особи або тендерного комітету. Таке рішення потрібно в тому числі стосовно оприлюднення річного плану закупівель.
Внесення інформації про кожну заплановану закупівлю може здійснюватися перед проведенням відповідної закупівлі, та не потребує коригування за результатами її здійснення, у тому числі, у разі якщо така закупівля була відмінена, або її визнано такою, що не відбулась відповідно до вимог Закону та/або за результатами її проведення не було укладено договір про закупівлю.
При цьому не заборонено оприлюднювати інформацію про закупівлі в річному плані заплановані на весь рік. Таке оприлюднення річного плану закупівель може сприяти підвищенню рівня конкуренції серед учасників та результативності закупівель.
Разом з тим, якщо інформація у річному плані закупівель оприлюднюється на весь рік, то замовнику потрібно слідкувати щоб на момент оголошення закупівлі вона була актуальна.
Чого не варто вносити і зазначати в річному плані закупівель
Варто також зазначити, що порядок проведення закупівель, не передбачає відображення в річному плані закупівель робіт, товарів і послуг зміни істотних умов договору про закупівлю, у тому числі щодо додаткової закупівлі для продовження строку дії договору для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю.
Також до річного плану закупівель не включаються інші зобов’язання за договорами про закупівлю, укладеними в попередні роки та строк дії яких не закінчився у встановленому законодавством порядку. Річний план не місце для інформації про закупівлі, що не передбачають придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому Законом, наприклад, відшкодування.
І окремо Законом встановлено, що до річного плану закупівель не вноситься інформація з переліку випадків, коли Закон не застосовується для замовників, які здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання. Такі випадки окреслені у ч. 6 ст. 3 Закону.
При плануванні річного плану закупівель – проводьте консультування з учасниками
Слід відмітити, що остання редакція Закону про публічні закупівлі передбачає в періоді планування можливість замовників консультуватися з учасниками. Для планування закупівель та підготовки до проведення закупівель замовники можуть проводити попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку, у тому числі запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання. Такі рекомендації та інформація можуть використовуватися замовником під час підготовки до проведення закупівлі, якщо вони не призводять до порушення принципів здійснення закупівель.
Така умова дуже корисна з огляду на те, що в окремих випадках при закупівлі складних чи ексклюзивних предметів закупівлі замовник може не мати усю необхідну інформацію про предмет закупівлі та умови його постачання і, при цьому, йому складно отримати потрібну інформацію з відкритих джерел.
В цій ситуації він може скористатись свої правом проводити попередні ринкові консультації.
Консультації з ринком можуть проводитися через електронну систему закупівель шляхом надсилання запитань замовником та отримання відповідей від суб’єктів господарювання або шляхом організації відкритих зустрічей з потенційними учасниками. Проведення попередніх ринкових консультацій замовником не вважається участю суб’єктів господарювання у підготовці вимог до тендерної документації (ч. 4 ст. 4 Закону про публічні закупівлі).
Після того як річний план закупівель сформовано замовник має його оприлюднити в електронній системі закупівель протягом 5 роб. днів.
Скористайтеся демодоступом до свіжого номера електронного журналу «Держзакупівлі» edz.expertus.com.ua
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
Будь-яка закупівля має містити інформацію про ідентифікатор плану закупівель, тому є два варіанти оголошення закупівель.
Перший, коли оголошується закупівля з річного плану закупівель.
Другий варіант, коли закупівля оголошується сама по собі, а в ній указується ідентифікатор плану закупівель.
В будь-якому варіанті оголошена закупівля міститиме посилання на річний план закупівель, зокрема ідентифікатор плану закупівлі.
Річний план закупівель це початок закупівлі, тому замовнику варто прискіпливо ставитися до його формування. При цьому, протягом бюджетного року до річного плану закупівель можуть уноситися зміни, які мають бути оприлюднені протягом 5 роб. днів з дня їх затвердження.
Замовник повинен спочатку внести зміни до річного плану, а потім оголошувати закупівлю, а не навпаки. Тому що після того як ідентифікатор плану закупівель буде зафіксовано за закупівлею внести зміни вже буде не можливо.
