Службова записка на закупівлю

Автор
експерт, адвокат зі спорів з контролюючими органами, консультант із закупівель
У статті розглянемо, у яких випадках складають службову записку на закупівлю. А також надамо зразок такого документа

Коли використовують службову записку на закупівлю

Уповноважена особа (УО) є професіоналом у своїй спеціалізації, але може не мати особливих знань у інших галузях. Наприклад, УО – бухгалтер добре знає бухгалтерський облік та потреби бухгалтерії, але може не розбиратися у видах запчастин для ремонту авто, будівлі, або потреб іншого структурного підрозділу.

Тому, щоб УО проводила закупівлю саме тих предметів, які потрібні відповідному структурному підрозділу, або для наявної (поточної) потреби, у документообігу замовника використовують такий документ, як «службова записка на закупівлю».

Згідно з п.14 Особливостей № 1178, закупівля здійснюється замовником на підставі:

  • наявної потреби;
  • у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до ст.4 Закону № 922.

📑 Порядок організації планування та проведення закупівель

Найчастіше службову записку використовують у таких випадках:

  1. Перед складанням річного плану. Зазвичай, це стосується предметів закупівлі, які постійно використовуються, наприклад, пальне.
  2. У разі наявної потреби. Тобто, у випадках, коли виникає певна, доволі часто непередбачувана, необхідність. Наприклад, на певні запчастини під час несподіваного ремонту техніки, передусім авто, або після ворожої атаки (наприклад для встановлення вікон).
  3. Під час розгляду тендерної пропозиції учасника. Це – факультативний випадок, про нього детальніше у посиланні на судову практику. Але ще один приклад: коли УО не має необхідних технічних знань щодо моделей, скажімо двигунів авто, то УО може бути ініційоване питання до механіка з проханням надати службову записку, чи запропонований учасником тип двигуна є таким, що вказаний у ТД.

Крім того, службова записка може слугувати письмовим доказом того, що УО діяла на підставі інформації отриманої від експерта у певній галузі (представника певного структурного підрозділу, механіка тощо).

Судова справа № 377/392/23

У постанові Славутицького міського суду Київської області від 20.06.2023 щодо УО було закрите провадження у справі про притягнення УО до адміністративної відповідальності за ч.3 ст.16414 КУпАП за відсутністю складу адміністративного правопорушення.

Одним з доказів на користь УО було те, що у службовій записці начальника Служби господарського і складського забезпечення замовника була відображена оцінка документів на відповідність вимогам ТД двох учасників,  з якої вбачається, що начальником структурного підрозділу була проведена оцінка документів учасників торгів на їх відповідність кваліфікаційним критеріям, встановленим Законом № 922. За результатами розгляду наданих пропозицій, встановлено, що пропозиції учасників відповідають встановленим вимогам.

Отже, фактично завдяки тому, що експерт замовника у цій галузі повідомив УО про можливість допуску учасників до торгів, до УО не було застосовано штраф на рівні 25,5-51 тис грн.

Службова записка на закупівлю – зразок

Зазвичай, службові записки формуються у довільному вигляді. Однак замовник чи вищий орган може затвердити власну форму службової записки.

Службову записку на закупівлю можна скласти у табличній формі. Наприклад:

Реквізит

Пояснення

Адресат

Вказується керівник, або УО та назва замовника

Предмет закупівлі

Назва предмета закупівлі та, за можливості, Код ДК021:2015

Обсяг

Вказується кількість одиниць, шт., літрів, тощо

Очікувана вартість предмету закупівлі

Зазначається за можливості

Мета закупівлі

Наприклад, на поточний ремонт авто. Або якщо придбали авто, що використовує дизпальне, а до цього не було

Запланований строк постачання

Вказується строк протягом якого, чи до якого потрібно отримати предмет закупівлі

Детальний технічний опис

Вказується, якщо предмет закупівлі має свою специфіку. Наприклад, потрібно замінити певну специфічну деталь

Ініціатор

Вказати автора службової записки, бажано з контактним телефоном

Також службову записку можна оформити у вигляді листа.

Службова записка на закупівлю Скачати зразок



зміст

Статичний блок для статей

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді