Уповноважена особа (УО) є професіоналом у своїй спеціалізації, але може не мати особливих знань у інших галузях. Наприклад, УО – бухгалтер добре знає бухгалтерський облік та потреби бухгалтерії, але може не розбиратися у видах запчастин для ремонту авто, будівлі, або потреб іншого структурного підрозділу.
Тому, щоб УО проводила закупівлю саме тих предметів, які потрібні відповідному структурному підрозділу, або для наявної (поточної) потреби, у документообігу замовника використовують такий документ, як «службова записка на закупівлю».
у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до ст.4 Закону № 922.
Найчастіше службову записку використовують у таких випадках:
Перед складанням річного плану. Зазвичай, це стосується предметів закупівлі, які постійно використовуються, наприклад, пальне.
У разі наявної потреби. Тобто, у випадках, коли виникає певна, доволі часто непередбачувана, необхідність. Наприклад, на певні запчастини під час несподіваного ремонту техніки, передусім авто, або після ворожої атаки (наприклад для встановлення вікон).
Під час розгляду тендерної пропозиції учасника.Це – факультативний випадок,про нього детальніше у посиланні на судову практику. Але ще один приклад: коли УО не має необхідних технічних знань щодо моделей, скажімо двигунів авто, то УО може бути ініційоване питання до механіка з проханням надати службову записку, чи запропонований учасником тип двигуна є таким, що вказаний у ТД.
Крім того, службова записка може слугувати письмовим доказом того, що УО діяла на підставі інформації отриманої від експерта у певній галузі (представника певного структурного підрозділу, механіка тощо).
У постанові Славутицького міського суду Київської областівід 20.06.2023 щодо УО було закрите провадження у справі про притягнення УО до адміністративної відповідальності за ч.3 ст.16414 КУпАП за відсутністю складу адміністративного правопорушення.
Одним з доказів на користь УО було те, що у службовій записці начальника Служби господарського і складського забезпечення замовника була відображена оцінка документів на відповідність вимогам ТД двох учасників, з якої вбачається, що начальником структурного підрозділу була проведена оцінка документів учасників торгів на їх відповідність кваліфікаційним критеріям, встановленим Законом № 922. За результатами розгляду наданих пропозицій, встановлено, що пропозиції учасників відповідають встановленим вимогам.
Отже, фактично завдяки тому, що експерт замовника у цій галузі повідомив УО про можливість допуску учасників до торгів, до УО не було застосовано штраф на рівні 25,5-51 тис грн.
