експерт, адвокат зі спорів з контролюючими органами, консультант із закупівель
Із статті дізнаєтесь: що таке запит цінових пропозицій учасників ринку; як скласти такий документ як запит цінових пропозицій. А також скачаєте приклад оформлення запиту комерційної пропозиції
Відповідно до п.11 ч.1 ст.9 Закону № 922 для визначення очікуваної вартості предмета закупівлі Мінекономіки розробило Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі (наказ Мінекономіки від 18.02.2020 № 275 (далі – Наказ № 275), яка запроваджує і такий інструмент, як «запит цінових пропозицій», також знаний, як «запит комерційної пропозиції». Що це таке та як його використовувати на практиці розглянемо у статті.
Відповідно до п.1 Розділу І Наказу № 275, запит цінових пропозицій — документ, лист-звернення замовника до учасників ринку з проханням надати свої комерційні пропозиції на зазначений товар або послугу.
Такий лист-запит є одним з етапів визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі, яких, загалом п’ять:
Визначення потреби в товарах, роботах, послугах.
Формування опису предмета закупівлі із зазначенням технічних і якісних характеристик.
Аналіз ринку.
Визначення вимог до умов поставки і оплати.
Визначення очікуваної вартості кожного окремого предмета закупівлі.
Отже, запит комерційної пропозиції з’являється на третьому етапі («Аналіз ринку») визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі.
Замовник хоче отримати комерційні пропозиції на будівельні роботи та послуги. На підставі цих документів потім замовник і підрядник укладуть договір. Як діяти замовнику? Чи потрібно підвантажувати на майданчик чи офіційний сайт підприємства документи, які замовник отримує у відповідь на запит?
Так, під час проведення ринкових консультацій, замовники можуть направляти учасникам ринку повідомлення (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо) з описом необхідних та бажаних вимог до предмета закупівлі, в яких, крім іншого, варто вказати, що надсилання таких повідомлень (анкет, запитів, запрошень) не тягне за собою виникнення зобов'язань з боку замовника щодо надання переваг учасникам ринку, що брали участь в ринкових консультаціях. Зацікавлені учасники ринку надсилають свої пропозиції із зазначенням можливих варіантів, замовники опрацьовують та аналізують отримані пропозиції. За потреби, замовники можуть організовувати зустрічі з зацікавленими постачальниками/підрядниками для консультацій та обговорення. Отримана замовниками, під час ринкових консультацій, інформація дозволить визначити оптимальні вимоги до предмета закупівлі з урахуванням актуальних пропозицій ринку та визначити обґрунтовану очікувану вартість.
В той же час, замовникам потрібно пам'ятати про неупереджене та рівне ставлення до учасників закупівлі незалежно від їх участі у ринкових консультаціях, що передували такій закупівлі, дотримання принципів недискримінації та прозорості. Крім того, інформація про проведення ринкових консультацій має бути відкрита для якомога ширшого кола учасників ринку. Це дозволить підвищити конкурентність закупівлі та запобігти можливим звинуваченням у наданні переваг певним учасникам.
Отже, запит комерційної пропозиції є механізмом вивчення ринку замовником з метою з’ясування та встановлення ефективної, економної. належної та розумної очікуваної вартості предмета закупівлі.
Важливо!Згідно з п.1 Розділу III Наказу № 275, замовник повинен направити не менше 3-х письмових запитів пропозицій (електронною поштою) виробникам, офіційним представникам та дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг.
На підставі інформації, що отримана, як відповідь (комерційна пропозиція) від учасників ринку, замовникам буде легко визначити очікувану ціну за одиницю, як середньоарифметичне значення масиву отриманих даних, що розраховується за такою формулою:
Цод = (Ц1 +… + Цк) / К,
де:
Цод
-
очікувана ціна за одиницю;
Ц1, Цк
-
ціни, отримані з відкритих джерел інформації, приведені до єдиних умов;
К
-
кількість цін, отриманих з відкритих джерел інформації.
Наприклад, було три учасники, із цінами на рівні: 290000 грн., 300000 грн. та
Тобто, за допомогою запиту комерційної пропозиції, замовник може визначити обґрунтовану (а не таку, що взялася нізвідки) очікувану вартість предмета закупівлі.
Форма запиту комерційної пропозиції
У п.1 Розділу III Наказу № 275 вказано, що у запитах цінових пропозицій рекомендується зазначати інформацію щодо:
повної характеристики предмета закупівлі (марка, креслення, розмір, ДСТУ, ГОСТ, технічні умови, тип, сорт, категорія, артикул, ємність, густина, тип упаковки (тара), а також рік випуску для техніки та обладнання). Якщо уповноважена особа не знає таких детальних характеристик, то до формування опису предмета закупівлі рекомендується залучати відповідних фахівців замовника, які відповідають за подальше використання товарів, робіт та послуг, що будуть закуплені, а у разі відсутності таких фахівців - залучати експертів на договірних засадах;
необхідної кількості. В залежності від предмету закупівлі, ця інформація може бути надана у штуках, кг/тоннах, м3, тощо. Якщо йдеться про предмет закупівлі, що складається, наприклад, з декількох видів товарів, то варто вказати кількість саме таких товарів, наприклад «кількість товарів – 2 найменування»;
графіку поставок. Наприклад, протягом місяця кожної середи та п’ятниці, або один раз на місяць;
умов постачання. В цьому випадку можна, як використати Інкотермс 2020, або вказати, чи власним транспортом замовника, чи постачальника такі товари будуть перевезені та на яку адресу;
умов оплати, у т.ч. щодо наявності у постачальника системи надання знижок. Наприклад, можна встановити оплату за товар, як протягом 5 днів з дня отримання товару, так і не пізніше 30-го числа місяця, в якому такий товар було отримано;
гарантійного терміну;
інша важлива для певної закупівлі інформація.
Варто зазначити у листі-запиті, що збір інформації не тягне за собою жодних зобов'язань замовника. Також рекомендується зазначати щодо відповідності якості товарів та послуг вимогам чинних нормативних документів та документів на їх виготовлення.
Лист-запит можна надіслати, як поштою (з описом та повідомленням-про вручення), так і за допомогою електронної пошти на офіційні електронні адреси учасників ринку. Останній варіант у часи поширення діджиталізації є найбільш комфортним, як для працівників замовникам так і учасників ринку.
Важливо! Наказ № 275 є лише рекомендацією, а не нормативним актом, якого потрібно жорстко дотримуватися. Разом із тим, оскільки такий Наказ виданий Уповноваженим органом, дотримання його приписів буде додатковим доказом замовника про те, що він діяв не на власний розсуд, а за фактично вказівкою профільного Міністерства.
