експерт, адвокат зі спорів з контролюючими органами, консультант із закупівель
Щоб стати постачальником у публічних закупівлях, не достатньо мати якісний товар чи якісно виконувати роботи/послуги. Потрібно пройти певну процедуру, в якій є декілька кроків. Одним з найважливіших кроків є формування тендерної пропозиції, адже, якщо її скласти із помилками, потенційний постачальник може взагалі не прийняти участь у закупівлі. Дізнайтеся від експерта, що потрібно врахувати учаснику, під час формування тендерної пропозиції.
Тож за законодавством тендерна пропозиція це — пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник процедури закупівлі подає замовнику відповідно до вимог тендерної документації.
Що це означає на практиці?
Замовник опубліковує свою тендерну документацію (певний перелік того, що саме, за яку приблизно ціну, та на яких умовах він би хотів придбати) і кожний потенційний постачальник може дізнатися умови закупівлі та вирішити, чи доцільно йому бути постачальником у такій закупівлі.
А для того, щоб замовник дізнався, які можливості є у його потенційних постачальників, кожен з них надає тендерну пропозицію.
Тож тендерна пропозиція учасника публічної закупівлі це – заява, яка сформована у специфічний спосіб щодо того, що учасник пропонує замовнику, а також підтвердження того, що такий учасник відповідає вимогам тендерної документації.
Найголовніше правило при складанні та поданні тендерної пропозиції: вона має відповідати вимогам Закону № 922 та тендерній документації.
Якщо в тендерній документації встановлені певні критерії, у т.ч. відповідність учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, їх слід обов’язково вказати.
Наприклад, якщо тендерна документація вимагає підтвердження наявності в учасника матеріально-технічної бази та технологій, які потрібні для виконання певної поставки (роботи), чи працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід.
Тому перш ніж подавати свою тендерну пропозицію, учасникам варто уважно вивчити вимоги замовника та не пропустити жодну з них. Зокрема, слід вивчити, чи є вимога про забезпечення.
Втім, найголовніша інформація, яку має містити тендерна пропозиція учасника, є ціна. Адже саме для економії бюджетних коштів була створена процедура публічних закупівель. При цьому встановлення занадто високої ціни може призвести до автоматичного програшу учасника, навіть якщо вона не перевищує очікувану вартість предмета закупівлі. А якщо ціна буде занадто низька, її можуть визнати аномально низькою (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закону № 922). Щоб цього не сталося, учаснику потрібно заздалегідь подбати про належне обґрунтування такої низької ціни, інакше його тендерну пропозицію буде відхилено.
Як було сказано вище, у тендерній пропозиції потрібно вказати відповідність учасника певним кваліфікаційним критеріям. Одночасно на підтвердження відповідності учасника таким критеріям, замовник може вимагати надання довідок, витягів тощо, які можуть бути заповнені у довільній формі, чи за формою, яку розробив замовник. Тож учасникам слід звернути увагу і на такі нюанси.
Важливо! Відповідно до приписів ч. 5 ст. 17 Закону № 922, замовник не вимагає документального підтвердження публічної інформації, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та/або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним, або публічної інформації, що є доступною в електронній системі закупівель. Тобто суб’єкту господарювання немає потреба подавати відомості про те, що він зареєстрований, як юридична особа, або фізична особа – підприємець, є платником ПДВ тощо.
На вимогу замовника, учасник подає документи, що підтверджують відсутність підстав для відхилення тендерної пропозиції, що передбачені ст. 17 Закону № 922. Наприклад, довідку про несудимість підприємця, або особи, яка підписала тендерну пропозицію (зазвичай це керівник підприємства).
Учасникам також слід пам’ятати, що кожен із них має право подати тільки одну тендерну пропозицію, у тому числі до визначеної в тендерній документації частини предмета закупівлі (лота).
Тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається запитувана інформація, зокрема про ціну, інші критерії оцінки тощо та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації.
Тобто учаснику потрібно підготувати певні документи (наприклад, довідку про те, що у нього є певна кількість необхідних працівників) та відсканувати їх. Потім заповняються необхідні електронні поля у електронній системі закупівель і до них додають файли, які містять скан відповідної інформації (довідки тощо).
Зверніть увагу, що тендерна пропозиція вноситься автоматично до реєстру отриманих тендерних пропозицій, у якому відображається інформація про надані тендерні пропозиції, а саме:
унікальний номер оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, присвоєний електронною системою закупівель;
найменування та ідентифікаційний код учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;
дата та час подання тендерної пропозиції/пропозиції.
Як було сказано вище, форми певних довідок (про наявність матеріально технічної бази, працівників тощо) можуть бути, як розроблені замовниками, так і складені учасниками у довільній формі. Тож на це теж слід звертати увагу, при поданні тендерної пропозиції.
Протягом якого часу тендерні пропозиції вважаються дійсними
Відповідно до приписів ч. 7 ст. 26 Закону № 922, тендерні пропозиції залишаються дійсними протягом зазначеного в тендерній документації строку.
А у п.п. 11 ч. 2 ст. 22 Закону № 922 передбачено, що замовником вказується у тендерній документації строк дії тендерної пропозиції, протягом якого такі тендерні пропозиції вважаються дійсними, але не менше 90 днів із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій.
Тобто, строк тендерної пропозиції містить дві умови.
Отже, строк дійсності тендерної пропозиції може бути 90, 100, чи навіть 200 днів, але його термін залежить від того, що вказав замовник у тендерній документації. Зверніть увагу! Строк дійсності ТП обраховується від дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій, а не з дати оприлюднення тендерної пропозиції чи розкриття пропозицій тощо.
Важливо! До закінчення такого строку, замовник має право вимагати від учасників процедури закупівлі продовження строку дії тендерних пропозицій.
відхилити таку вимогу, не втрачаючи при цьому наданого ним забезпечення тендерної пропозиції (цей момент є важливим, особливо під час «галопуючої» інфляції);
погодитися з вимогою та продовжити строк дії поданої ним тендерної пропозиції і наданого забезпечення тендерної пропозиції.
Отже, від того, на скільки уважно учасник вичитає тендерну документацію та правильно сформує свою пропозицію залежить те, чи стане він переможцем у конкретній закупівлі.
