Кінець року та початок нового закупівельного періоду – завжди важкий час для замовників. Але цей рік для багатьох стане ще й переломним з огляду на обов’язковий перехід від тендерних комітетів до уповноважених осіб. Що саме необхідно зробити замовникам наприкінці 2021 року, щоб з 1 січня їх закупівлі успішно продовжувались, а життя уповноваженої особи у 2022 році не стало суцільним стресом?
Завдання №1. Забезпечення переходу від ТК до УО
З 01.01.2022 року організацією закупівельної діяльності замовників щодо всіх видів закупівель відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» займатимуться виключно уповноважені особи, що призначаються замовником одним із способів, зазначених у ст. 11 Закону № 922.
Окремі замовники подбали про забезпечення дотримання нововведень законодавства заздалегідь та здійснювали перехід від ТК до УО протягом року.
Що ж потрібно зробити насамперед замовнику:
- визначитись із необхідною кількістю уповноважених осіб та із способом їх призначення (ст. 11 Закону);
ліквідувати ТК
;- призначити осіб,
відповідальних за оприлюднення звітів про виконання договорів про закупівлю, укладених за результатом проведення процедур закупівель, проведених ТК(у разі, якщо такі звіти не може бути оприлюднено до моменту ліквідації ТК); - визначити осіб,
відповідальних за завершення процедур закупівель, розпочатих ТК; - визначитись із порядком проведення закупівель на підприємстві/установі/організації та затвердити відповідний документ, що регламентуватиме роботу УО та взаємодію зі структурними підрозділами.
Завдання № 2. Завершення договорів та звітування про їх виконання
Відповідно до п. 12 ч. 1 ст. 10 Закону про публічні закупівлі звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами або розірвання.
Відтак, якщо термін дії договору до 31.12.2021 року, але фактично він вже виконаний в повному обсязі, замовнику не обов’язково чекати настання нового року, можна відзвітувати у грудні 2021 року, щоб не навантажувати УО додатковим клопотом на початку року.
В іншому випадку оприлюднювати звіт про виконання договорів уже в новому році буде уповноважена особа.
Під час звітування, у разі закупівлі товару, необхідно пам’ятати про нову вимогу — зазначення у звіті про виконання договору про закупівлю країни походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі - у разі закупівлі товару. Таке нововведення з’явилось вже після укладання більшості договорів, відтак у замовника була відсутня можливість зазначення такої інформації в договорі. Щоб не виникло затримки із звітуванням у новому році, УО вже зараз необхідно замислитись над джерелами інформації про країну походження товару.
Завдання № 3. Планування закупівель на 2022 рік
Закупівельний процес безперервний, відтак перехід від ТК до УО не має вплинути на забезпечення потреби замовника на початку року.
Уповноважена особа для забезпечення своєчасного проведення закупівель та процедур закупівель відповідно до розподілу функцій, визначених розпорядчим документом замовника, має здійснити вибір виду закупівлі, з урахуванням інформації про річну потребу та очікувану вартість.
Річний план закупівель затверджується рішенням уповноваженої особи та оформлюється протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який УО підписує та оприлюднює відповідно до абз. 2 ч. 1 ст. 4 Закону про публічні закупівлі.
Завдання № 4. Оголошення закупівель на 2022 рік
З урахуванням переходу від ТК до УО, уповноваженим особам доведеться не лише самостійно оголошувати процедури закупівель у новому році, але й завершувати процедури, розпочаті ТК.
Як вже зазначалось, з цією метою розпорядчим документом замовника має бути закріплено за уповноваженими особами процедури, відповідальність за завершення яких перейде від ТК до відповідних УО.
Завдання № 5. Продовження строку дії договорів на 2022 рік
В перехідний період, як ніколи, стане у пригоді ч. 6 ст. 41 Закону про публічні закупівлі, якою визначено, що дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку. Замовнику варто лише впевнитись щодо наявності підстав для такого продовження, зокрема така підстава для внесення змін має бути передбачена в договорі про закупівлю.
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
Завдання № 6. Аналіз стану виконання договорів
Кінець року – час підвести підсумки та проаналізувати помилки. Здійснення аналізу стану виконання договорів – не обов’язковий, але корисний етап закупівельного процесу.
По-перше, такий аналіз дозволить здійснити оцінку стану виконання зобов’язань постачальниками та виконавцями, у разі порушення таких зобов’язань – здійснити заходи щодо стягнення штрафних санкцій.
☹️ Як бути, коли контрагент не виконує зобов’язань
По-друге, аналізуючи стан виконання договорів про закупівлі, замовники мають можливість виявити слабкі місця, усунути недоліки та удосконалити їх умови, зокрема зробивши максимально прозорими та зрозумілими. Своєю чергою, у майбутньому це допоможе уберегтися від непорозумінь та зловживань з боку постачальників.
