Мін’юст оновив правила діловодства та архівного зберігання документів: що зміниться

Вебінар про ШІ в публічних закупівлях

Зміни стосуються:

• порядку оформлення документів, проведення експертизи їх цінності, вилучення для знищення; а також
• доповнення складу документів тривалого зберігання.

Окрему увагу приділили роботі з документами в умовах воєнного стану: визначили порядок поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду, включаючи питання їх переміщення, обліку та збереження.

Впровадили новий розділ, присвячений діловодству в особливий період, що є критично важливим для суб'єктів у зонах ризику.

Нові вимоги до оформлення документів

Уточнили проставлення позначки «Копія». Відтепер вона обов’язково розміщується на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Це, зокрема:

• уніфікує оформлення копій у різних установах; та
• усуває практичні помилки через різночитання норм.

Актуалізація термінології

Змінили формулювання: замість «місцевих органів влади» тепер вживається термін «місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування». Це уточнення впорядковує коло суб’єктів, які формують та передають документи.

Оновлення процедур вилучення та знищення документів

Акти про вилучення для знищення документів відтепер формуватимуться на підставі номенклатур справ.

Передбачена додаткова довідка при знищенні фінансових документів, у якій зазначаються відомості про:

• відсутність податкових перевірок та фінконтролю;
• сплив мінімального строку зберігання;
• відсутність документів, важливих для відшкодування збитків від агресії рф;
• відсутність спорів і судових проваджень;
• відсутність документів, що підпадають під ст. 39 і ст. 39-2 ПКУ.

Це посилює контроль за знищенням важливих документів та запобігає втраті цінної інформації.

Доповнення переліку документів тривалого зберігання

До цього переліку додали нову категорію: персоніфіковані відомості про зарплату та інші виплати застрахованим особам.

Передача документів після реорганізації органів влади

Конкретизували порядок передачі документів під час реорганізації територіальних органів міністерств та центральних органів влади, включно з випадками створення відокремлених підрозділів.

Поводження з документами в умовах особливого періоду

Правила доповнили новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду.

Новий розділ визначає порядок:

• організації діловодства під час мобілізації та воєнного стану;
• передачі архівних документів, їх евакуації, фіксації пошкоджень; а також
• дій у разі втрати або викрадення документів.

Зокрема новий розділ передбачає таке:

• керівник установи видає документ, що визначає порядок діловодства під час мобілізації, активних бойових дій, тимчасової окупації та демобілізації;
• документи з територій бойових дій або тимчасово окупованих передаються до архіву за місцем припинення установи або до органу вищого рівня в іншому регіоні;
• архівна установа повідомляє Державну архівну службу України про прийняття документів на зберігання, їхню кількість, дату і місцезнаходження, забезпечити збереження документів та недопущення витоку інформації про їхнє місцезнаходження (порядок евакуації, зберігання та знищення документів визначений окремим наказом Мін’юсту № 3194/5);
• після деокупації території спеціальна комісія оглядає приміщення, де зберігались документи, та фіксує пошкодження, втрати або знищення документів, проводить детальну фото- і відеофіксацію, складає акти разом із поліцією, ДСНС та місцевою владою;
• у разі викрадення або втрати архівних документів установи повідомляють про це Державній архівній службі, здійснюють заходи з фіксації втрат та, за можливості, відновлення документів.

Зміни спрямовані на забезпечення збереженості документів історичної, правової та доказової цінності у складних умовах воєнного часу.

Джерело: офіційний сайт Мін'юсту