Калькуляція послуг не є первинним документом, це — бухгалтерський розрахунок витрат у грошовому виразі, представлений у табличній формі і, так би мовити — «план на майбутнє» — скільки коштів треба залучити і на що направити, для того щоб надати якісну послугу.
Калькуляція застосовується, щоб визначити ціну послуг учасника. Крім того, її можна використати у спорі з ревізорами, якщо такий виникне, щодо неефективного витрачання коштів.
Важливо! В підпункті 1 пункту 3 постанови КМУ від 11.11.2022 № 1275 з 21.07.2023 закріплена норма про не застосування положення щодо визначення ціни державного контракту (договору) на основі розрахунково-калькуляційних матеріалів, внаслідок чого більше не потрібно вимагати таку калькуляцію у постачальника. Нагадаємо, що це стосуєтьсяздійснення оборонних закупівельна період дії правового режиму воєнного стану, тобто не поширюється на всі сфери закупівель.
Форми калькуляції кожен суб’єкт господарювання визначає відповідно до своєї діяльності та потреб. Також можна використати рекомендовані зразки, які пропонує відповідне профільне міністерство.
Оскільки кожні послуги є індивідуальними, можна сформували калькуляцію із використанням загальних назв статей калькуляції або деталізовано.
Калькуляція послуг: приклад: для ДК 021:2015: 90460000-9 — Послуги зі спорожнення вигрібних ям і септиків, де залучається техніка (ассенізатор) вказати загальну групу витрат: «Матеріальні витрати», або «Паливно-мастильні матеріали», але краще розшифрувати такі витрати, наприклад — Паливно-мастильні матеріали: дизельне пальне — 15 л; масло моторне — 0,250 гр, масло гідравлічне — 0,200 гр. Одночасно варто зазначити ціну за одиницю (літр, грам тощо) і загальну.
Варто звернути увагу на те, що такий кошторис може бути певною мірою «пасткою» для учасника, якщо замовник не надав точної інформації щодо об’ємів послуги, що потребує.
