Пошук тендерного менеджера завжди є актуальним питанням для бізнесу, однак цей матеріал не про підбір персоналу. Йдеться про інше - як організувати адаптацію так, щоб новий співробітник, який уже приєднався до команди, у стислі строки та без хаосу опанував роботу з державними закупівлями та вийшов на стабільний результат.
Скачайте оновлений зразок за Особливостями:
Робота в Prozorro значно ширша, ніж проста участь у торгах. Ефективний тендерний менеджер поєднує в собі компетенції юриста, аналітика, менеджера з продажу та проєктного координатора. Саме така комплексність часто стає викликом для новачків.
Без чіткої структури навчання складно швидко розібратися в процедурах, зрозуміти їхню логіку та вибудувати ефективний робочий алгоритм. У результаті зростає кількість помилок і втрачається час.
Команда E-Tender вже багато років допомагає бізнесу працювати в системі Prozorro: навчає тендерних менеджерів, супроводжує перші закупівлі та надає практичні консультації на кожному етапі роботи.
Цей матеріал узагальнює наш практичний досвід і подає його у форматі покрокового чек-листа, який стане корисним інструментом для адаптації нового тендерного менеджера.
Оборонні закупівлі: очікувана вартість та вимоги до предмета закупівлі
Чек-лист компетенцій тендерного менеджера: що має знати фахівець
Ефективна робота з публічними закупівлями потребує комплексної підготовки. Нижче - ключові знання та навички, якими повинен володіти тендерний менеджер:
- орієнтуватися в законодавстві у сфері публічних закупівель;
- розуміти типи процедур та умови їх застосування;
- знаходити актуальні закупівлі й налаштовувати підписку;
- аналізувати тендерну документацію та вимоги замовників;
- формувати повний пакет документів і супровідних довідок;
- оцінювати конкурентне середовище та історію участі інших учасників;
- працювати з аналітичними інструментами;
- знати механізми оскарження та їх практичне застосування;
- розуміти весь цикл участі в закупівлі - від пошуку до виконання договору;
- відстежувати зміни в нормативно-правовій базі.
На перший погляд, може здатися, що обсяг цих знань надто великий для одного матеріалу - і це справді так. Повноцінна підготовка тендерного менеджера зазвичай займає від кількох тижнів до кількох місяців і залежить від специфіки компанії та її сфери діяльності.
Мета цього матеріалу - дати стислий, але логічно вибудуваний орієнтир: показати, де саме шукати інформацію, які інструменти використовувати та як поступово розібратися з кожним елементом роботи в Prozorro.
Як закуповувати товари в Prozorro Market
1. Орієнтація в законодавстві публічних закупівель
Охопити всі нормативні акти, що регулюють роботу в Prozorro, досить складно - особливо з огляду на регулярні зміни та доповнення. Тому для тендерного менеджера критично важливо не механічне запам’ятовування норм, а здатність швидко орієнтуватися в законодавстві та знаходити актуальні вимоги.
Для формування базового розуміння правил роботи варто почати з ключових документів:
- Закон України «Про публічні закупівлі» - основний нормативний акт, який визначає загальні принципи та механізми закупівель у мирний час. Наразі готується його оновлена редакція.
- Постанова КМУ №1178 - базовий регулятор закупівель на період воєнного стану та протягом 90 днів після його завершення. Саме за її нормами сьогодні проводиться більшість процедур.
- Постанова КМУ №822 - ключова для постачальників товарів. Дозволяє зрозуміти принципи роботи Prozorro Market, розподіл ролей між учасниками та логіку формування категорій.
- Постанова КМУ №861 - обов’язкова для виробників і постачальників продукції, на яку поширюються вимоги локалізації. Описує порядок підтвердження ступеня локалізації та правила подальшого моніторингу.
Крім цих актів існують і додаткові нормативні документи, що впливають на роботу постачальників. Втім, саме наведений перелік формує мінімальну правову основу, без якої неможливо ефективно працювати в системі Prozorro.
2. Розуміння процедур закупівель у Prozorro
Навіть ґрунтовні знання законодавства не принесуть практичної користі, якщо менеджер не розуміє, як закупівлі відбуваються на практиці. Саме орієнтація в процедурах дозволяє адекватно оцінити доцільність участі, обсяг підготовчої роботи, потенційні ризики та рівень складності документального супроводу.
Тендерному менеджеру важливо знати не лише формальні визначення процедур, а і їхню прикладну сторону: етапи проведення, часові рамки, типові «вузькі місця» та помилки, які найчастіше виникають у процесі.
Нижче наведено основні формати закупівель, з якими найчастіше стикаються постачальники:
- Відкриті торги з особливостями - базова процедура в умовах воєнного стану. У відповідному вебінарі детально розглядається аналіз вимог замовника, підготовка документів і довідок, а також ризики, що можуть виникнути під час аукціону.
- Запит ціни пропозицій (ЗЦП) - інструмент для постачальників, які працюють із типовими товарами та прагнуть швидкого результату. Процедура є спрощеною, але має власні нюанси, які варто враховувати.
- Спрощена закупівля відповідно до постанови КМУ №1275 - вид закупівлі, що застосовується замовниками у сфері оборони специфічні та має свої особливості проведення: коротші строки, простіші вимоги, відсутність оскарження в АМКУ та ін.
3. Навички пошуку та відбору релевантних закупівель
Ефективна участь у закупівлях починається задовго до подання пропозиції - з якісного відбору процедур. Завдання менеджера полягає не в перегляді максимальної кількості оголошень, а в умінні відсіювати нерелевантні закупівлі, знаходити перспективні можливості та своєчасно реагувати на нові оголошення.
Робота з випадковими або невідповідними закупівлями майже завжди призводить до втрати часу й ресурсів без реального результату.
3.1. Робота з розширеними фільтрами
Тендерний менеджер має впевнено користуватися інструментами пошуку, зокрема:
<- правильно підбирати CPV-коди з урахуванням товарів або послуг компанії;
- звужувати вибірку за регіонами, очікуваною вартістю, статусами та типами процедур;
- застосовувати фільтри за замовниками - від великих державних підприємств до невеликих бюджетних установ.
Коректно налаштовані фільтри дозволяють щодня економити години робочого часу.
3.2. Підписки та сповіщення
Одна з ключових задач менеджера - забезпечити, щоб жодна релевантна закупівля не залишилася поза увагою.
Для цього необхідно:
- створити окремі підписки за напрямами діяльності компанії;
- регулярно переглядати та оновлювати фільтри у разі розширення асортименту;
- організувати щоденний моніторинг без інформаційного перевантаження.
3.3. Використання AI-інструментів E-Tender
Сучасний підхід до роботи з закупівлями передбачає використання аналітичних та AI-рішень, які допомагають:
- оперативно оцінювати зміст оголошення;
- виявляти потенційні ризики та невідповідності;
- отримувати стислий огляд тендера без детального ручного аналізу всіх документів.
Це суттєво скорочує час первинної перевірки закупівлі. Детальніше про можливості AI-асистентів на E-Tender можна дізнатися за посиланням.
Результат: менеджер працює не з хаотичним потоком оголошень, а виключно з тими закупівлями, де компанія має реальні шанси на перемогу. Це означає максимальний відсоток релевантних процедур і значно вищу загальну ефективність участі.
Навички якісного відбору закупівель є одними з ключових для тендерного менеджера. Саме на цьому етапі формується стратегія участі, визначається обсяг підготовчої роботи та виявляються потенційні ризики. Помилки в аналізі можуть коштувати компанії часу, бюджету й можливості виграти контракт.
Погодження за Національною програмою з інформатизації
4. Робота з тендерною документацією
Уміння якісно працювати з тендерною документацією є однією з базових компетенцій тендерного менеджера. Саме на цьому етапі визначається доцільність участі, формується стратегія подання пропозиції, оцінюється обсяг підготовчих робіт і виявляються потенційні ризики. Помилки в аналізі документації можуть призвести до фінансових втрат, зайвих витрат часу та втраченої можливості укласти договір.
Ключові навички менеджера
Тендерний менеджер повинен уміти:
- Аналізувати технічні, кваліфікаційні та правові вимоги. Орієнтуватися в структурі тендерної документації, оцінювати відповідність товарів або послуг установленим вимогам, перевіряти кваліфікаційні критерії та виявляти ризики в проєкті договору.
- Виявляти дискримінаційні умови. Оперативно ідентифікувати вимоги, що порушують норми законодавства, обмежують конкуренцію або сформульовані під конкретного учасника, а також готувати коректні звернення чи оскарження.
- Планувати пакет документів. Формувати структурований чек-лист: які документи готуються всередині компанії, які потрібно отримати в зовнішніх органах, які мають обмежений строк дії та які можна використовувати повторно.
- Контролювати довідки та строки їх дії. Вести актуальний облік документів, знати вимоги до формату подання, порядок отримання та своєчасно оновлювати необхідні довідки.
- Координувати роботу з іншими підрозділами. Забезпечувати взаємодію з бухгалтерією, юридичним відділом, керівництвом і технічними спеціалістами для своєчасного формування повного пакета документів.
Типові помилки початківців
Більшість помилок можна запобігти ще на етапі навчання, якщо звернути увагу на типові прорахунки:
- ігнорування вимог, зазначених у додатках до документації;
- відсутність перевірки строків дії довідок;
- неврахування приміток та пояснень замовника;
- подання документів у неправильному форматі або без обов’язкових підписів;
- невідповідність назв файлів установленим вимогам;
- плутанина між документами, що формуються компанією, та довідками, які мають видаватися державними органами.
Наприклад, довідку з реєстру осіб, які вчинили корупційні правопорушення (НАЗК), можна отримати онлайн, а довідку про несудимість - через електронний кабінет МВС.
5. Аналіз конкурентів і цінових стратегій
Якісний аналіз конкурентного середовища є одним із ключових чинників успішної участі в закупівлях. Розуміння того, як поводяться інші учасники, дозволяє приймати зважені рішення та вибудовувати ефективну стратегію торгів.
Що має вміти тендерний менеджер
- Аналізувати цінову поведінку конкурентів. Оцінювати підходи до формування ціни, розуміти логіку зниження ставок під час аукціону, прогнозувати можливі дії інших учасників і на цій основі визначати власну тактику участі.
- Порівнювати власні показники з ринком. Відстежувати ефективність участі компанії та зіставляти її з результатами прямих конкурентів за допомогою аналітичних інструментів і наочних дашбордів.
Здатність прогнозувати поведінку конкурентів, розуміти їхні цінові підходи та об’єктивно оцінювати власні результати безпосередньо впливає на ймовірність перемоги в торгах.
Межі відповідальності уповноваженої особи і керівника
6. Оскарження умов та рішень замовника
Професійний тендерний менеджер не обмежується поданням пропозицій - його завдання також полягає в захисті інтересів компанії. Механізм оскарження дозволяє реагувати на дискримінаційні вимоги, виправляти помилки замовника та відстоювати право на участь у процедурі закупівлі.
Базові питання, які необхідно опанувати
Менеджеру важливо чітко розуміти:
- підстави для подання скарг;
- строки та етапи оскарження;
- вимоги Антимонопольного комітету України до оформлення скарг;
- принципи обґрунтування дискримінаційних умов;
- вплив оскарження на перебіг процедури закупівлі;
- способи пошуку релевантної практики та шаблонів для підготовки власних звернень.
Корисні матеріали для вивчення
Для формування практичних навичок варто звернути увагу на такі матеріали:
Базова теорія та принципи оскарження. Відеоматеріал, який пояснює, як працює процедура оскарження, які документи необхідні та на що слід звертати увагу під час подання скарги.
Аналітика практики АМКУ на E-Tender. Комплексне рішення платформи допомагає орієнтуватися в типових ситуаціях і підходах Колегії АМКУ. Детальніше про можливості інструменту можна дізнатися з оглядового відео за посиланням.
Практика на реальних кейсах. Два тематичні вебінари з аналізом поширених ситуацій, прикладами рішень АМКУ та рекомендаціями щодо формування більш аргументованої позиції:
7. Розуміння повного циклу участі в закупівлі
Тендерний менеджер повинен мати чітке уявлення про весь шлях участі в закупівлі та сприймати його як цілісний процес, а не набір окремих дій. Така «карта процесу» дозволяє планувати роботу, уникати збоїв і контролювати результат на кожному етапі.
Основні етапи, які необхідно охоплювати
Для ефективної роботи менеджер має розуміти послідовність таких кроків:
- пошук і відбір релевантних процедур;
- аналіз вимог замовника;
- розрахунок собівартості та фінансової моделі участі;
- підготовка та перевірка пакета документів;
- подання тендерної пропозиції;
- участь в аукціоні;
- проходження кваліфікації;
- укладення договору;
- виконання зобов’язань і завершення закупівлі.
Ключовий аспект - здатність інтегрувати Prozorro-процеси з внутрішніми бізнес-процесами компанії: виробництвом, логістикою, фінансами та управлінням ресурсами. Саме така синхронізація забезпечує контроль якості, дотримання строків і прогнозованість результату участі в закупівлях.
📑 Протоколи УО для кожного етапу закупівлі в е-каталозі
8. Постійне оновлення професійних знань
Сфера публічних закупівель динамічно змінюється, тому для тендерного менеджера критично важливо постійно підтримувати свої знання в актуальному стані. Від своєчасного реагування на зміни часто залежить коректність участі в процедурах і загальний результат для компанії.
На що варто звертати увагу
Менеджеру необхідно системно відстежувати:
- зміни та доповнення до нормативно-правових актів;
- офіційні новини Prozorro та Prozorro Market;
- практику й рішення Антимонопольного комітету України та ДАСУ;
- роз’яснення Міністерства економіки України.
Щоб залишатися в актуальному інформаційному полі та оперативно дізнаватися про зміни, які можуть впливати на роботу компанії, доцільно регулярно користуватися профільними ресурсами та підписатися на їхні оновлення.
Висновок
Професійний тендерний менеджер - це не просто виконавець, який подає документи, а повноцінний елемент стратегії розвитку компанії. Саме від рівня його підготовки залежить темп зростання бізнесу в публічних закупівлях, стабільність участі та кількість успішно укладених договорів.
Важливо розуміти: проходити цей шлях самостійно необов’язково.
Співпраця з E-Tender відкриває доступ до практичного досвіду, навчальних матеріалів, експертних консультацій і персонального супроводу. Команда майданчика допомагає швидше адаптувати нового менеджера після реєстрації, мінімізувати помилки на старті та вийти на результат уже в перші тижні роботи з Prozorro.
