Замовник проводить конкурентну процедуру закупівлі і викладає усі вимоги до учасників в тендерній документації. Це основний документ, що створює замовник, і саме від нього залежить результат закупівлі.
Тендерна документація — це документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель (п. 31 ч. 1 ст. 1 Закону № 922).
Тендерна документація оприлюднюється разом із оголошенням про проведення конкурентної процедури закупівлі, після чого настає етап подання тендерних пропозицій учасників.
В ході цього етапу, до завершення періоду подання тендерних пропозицій, замовник може внести зміни до тендерної документації:
- з власної ініціативи;
- у разі усунення порушень законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону № 922;
- за результатами звернень;
- на підставі рішення органу оскарження.
Якщо замовник вносить зміни до тендерної документації із власної ініціативи, то для цього у нього мають бути підстави, що варто обґрунтувати у протоколі про прийняття рішення про внесення змін. Замовник не обмежений Законом в можливості вносити зміни до тендерної документації, тож підстави можуть бути різні — від необхідності виправити помилку до продовження строку подання тендерних пропозицій, що призведуть до єдиної зміни в тендерній документації, а саме зміни кінцевої ціни подання тендерних пропозицій.
Помилки в тендерній пропозиції учасника: як відреагувати замовнику
У разі усунення порушень законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю, замовник повинен дочекатися оприлюднення такого висновку у закупівлі, що моніториться і на цій підставі вносити зміни.
Моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії.
За результатами моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю складає та підписує висновок про результати моніторингу процедури закупівлі (далі — висновок), що затверджується керівником органу державного фінансового контролю або його заступником. Такий висновок підлягає оприлюдненню в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня його складання.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення органом державного фінансового контролю висновку замовник оприлюднює через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Моніторинг закупівлі досить рідко проводиться на етапі подання тендерних пропозицій, значно частіше після їх розкриття та розгляду. Однак в останньому випадку, порушення у висновку за результатами моніторингу можуть бути зазначені і щодо вимог тендерної документації. На жаль, на етапі після розкриття тендерних пропозицій їх уже не виправити, тож замовнику доведеться вирішувати оскаржувати висновок про моніторинг чи відміняти процедуру закупівлі, чи сплачувати штраф за допущені порушення.
Якщо ж висновок про результати моніторингу оприлюднено на етапі, коли ще можливо внести зміни до тендерної документації, замовнику варто це зробити. Адже, відповідно до статті 164-14 КУпАП тендерна документація складена не у відповідності із вимогами закону тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі від 1700 грн.
Штрафи за статтею 164-14 КУпАП
При цьому, навіть у разі моніторингу закупівель, замовник може внести зміни до тендерної документації і за власною ініціативою.
Також, замовник може вносити зміни до тендерної документації за зверненням.
Фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру. Усі звернення за роз’ясненнями та звернення щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення та оприлюднити його в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону № 922.
Водночас трапляються випадки, коли до замовника звертаються поза електронною системою закупівель, наприклад, у електронній пошті. Оскільки Закон № 922 такого виду звернення не передбачає, то замовнику у разі обґрунтованості питань у зверненні та необхідності внесення змін до тендерної документації, краще вносити такі зміни за власною ініціативою.
Якщо зміни вносяться на підставі рішення органу оскарження, то замовнику слід пам’ятати, що статтею 164-14 КУпАП передбачено, що невиконання рішення Антимонопольного комітету України як органу оскарження за результатами розгляду скарг суб’єктів оскарження, подання яких передбачено законом, тягне за собою накладення штрафу на керівника замовника від 34 000 грн до 85 000 грн.
З огляду на це, якщо орган оскарження прийняв рішення про необхідність внесення змін до тендерної документації замовнику варто його виконати.
Зміни, що вносяться замовником до тендерної документації, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом із змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться.
Алгоритм внесенн змін до тендерної документації в Прозоро
Для того, щоб унести зміни до тендерної документації замовник в закупівлі має натиснути «змінити».
Після чого у нього буде два варіанти внесення змін:
- або завантажити нові документи додатково до вже існуючих,
- або ж завантажити нові документи замість уже існуючих.
У першому варіанті, документи будуть у рядок і відрізнятиме їх тільки час завантаження (якщо замовник не змінить назву).
У другому — старі документи будуть перекреслені, а нові документи відображатимуться на сторінці закупівлі. В обох варіантах можна буде продивитися всі редакції документів, але в другому це буде можливо тільки після того як натиснути «історія змін».
Важливо! У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше семи днів.
Замовник може продовжити строк подання тендерних пропозицій і на більш довший строк у разі, якщо він вносить зміни, що потребують від учасників отримання чи створення документів і на що потрібен час.
Крім того, замовник повинен пам’ятати, якщо в тендерній документації була вимога про надання забезпечення тендерної пропозиції, учасникам при перенесенні строків доведеться його обновляти. Забезпечення тендерної пропозиції у формі банківської гарантії послуга оплатна, як і її оновлення. Тож, учасники нестимуть додаткові затрати, що може зменшити їх потенційне коло.
Тому, замовникам варто вносити зміни до тендерної документації у разі необхідності таких змін, однак не варто робити це без обґрунтованої потреби.
