Важко уявити організацію, яка працює без комп’ютерів. Тож, якщо вам потрібно закупити програмне забезпечення, скористатеся нашими порадами.
Закрити потреби організації в програмному забезпеченні можна закупівлею:
- вже створеного ПЗ (мова йде про товар);
- замовлення на розробку ПЗ (мова йде про послугу);
- права користування ПЗ як послуги.
Найчастіше на практиці використовується закупівля ліцензій на користування програмним забезпеченням. Під час даної процедури замовник зобов'язаний дотримуватися загальних правил закупівлі об'єктів авторського права.
Як визначити предмет закупівлі для програмного забезпечення
Які КЕКВ обрати для закупівлі програмного забезпечення 2021
Перше, що потрібно зробити — правильно визначити код економічної класифікації витрат (далі — КЕКВ).
Відповідно до цього класифікатора витрати по закупівлях програмного забезпечення у замовників, що мають статус бюджетних установ, проводять за такими кодами:
- 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)». В цьому випадку в якості витрат вноситься придбання/постачання ПЗ/ліцензії на право користування ПЗ. Майнові та авторські права закупівельнику не передаються (тобто право на об'єкт інтелектуальної власності залишається у розробника або постачальника послуги). Замовник має право тільки користуватися ПЗ, передача права користування третім особам в цьому випадку заборонена.
- 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування». Тут витрати проводяться як придбання оргтехніки, комп'ютерної техніки (у тому числі придбання програмного забезпечення, яке передбачено разом з придбанням комп'ютерної техніки);
- за кодом 3160 «Придбання землі й нематеріальних активів» проводиться оплата послуг зі створення програмного забезпечення (програмних продуктів, інформаційних систем та комплексів, баз даних, web-сторінок / сайтів / порталів) за умови передачі майнових прав власності замовнику.
При визначенні предмета закупівлі ПО в якості товару або послуги, державні і комунальні підприємства можуть звернутися до положень Наказу Міністерства Фінансів України №333 від 12.03.2012 року.
Варто врахувати, що право інтелектуальної власності та право власності на річ не залежать одне від одного (ст. 419 ЦК).
Друге важливе правило закупівлі на користування програмним забезпеченням - грамотне визначення процедури закупівлі.
Яку процедуру обрати для закупівлі програмного забезпечення
Закон України «Про публічні закупівлі» передбачає два варіанти проведення тендерів на закупівлю ПЗ як товару і права користування ПЗ, а саме: відкриті торги і переговорною процедурою.
В Україні відкриті торги є основною процедурою закупівель.
Процедура проводиться в кілька етапів:
- замовник розміщує пропозицію на акредитований державних майданчиках;
- учасники тендера задають питання, на які замовник протягом трьох днів повинен надати відповіді;
- відбуваються торги із заниженням ціни (редукціон);
- замовником визначається краща пропозиція;
- з виконавцями послуг укладається договір, який розміщується на акредитованих майданчиках.
Це виняткова процедура, яка застосовується замовником при укладанні договора про держзакупівлю.
Відмінності переговорної процедури від конкурентних процедур закупівель:
- при проведенні переговорної процедури аукціон не проводиться;
- дана процедура не потребує створення тендерної документації;
- мінімальні сроки проведення процедури;
- використовується в якості винятку (за умови документального підтвердження підстав).
У ситуації, коли замовник вдається до процедури відкритих торгів, питань і заперечень з боку контролюючих органів зазвичай не виникає. А ось використання переговорної процедури в більшості випадків ставить під сумнів прозорість тендеру.
При обгрунтуванні необхідності проведення переговорної процедури замовники допускають одну і ту ж помилку.
Суть помилки
Підставою для застосування переговорної процедури є право інтелектуальної власності певного суб'єкта на ПЗ. Однак, замовники не обґрунтовують потребу в закупівлі саме цього ПЗ. Слід врахувати, що з аналогічним функціоналом може існувати багато програмних продуктів. Тому претензії і недовіра з боку контролюючих органів цілком виправдані.
Інша справа, коли аналогічних програмних продуктів немає або вони не мають окремих функцій, необхідних для виконання повноважень державного органу або комерційних потреб підприємства.
Крім того, кожній закупівлі передує планування витрат у вигляді бюджетного запиту (кошторис, кошторисний розпис). Для бюджетних установ та фінансового плану для державних і комунальних підприємств даний етап є базовим. Щоб сформувати ці документи, слід заздалегідь вивчити ринок і розрахувати орієнтовну суму витрат.
Отже, коли замовник правильно запланував закупівлю та має інформацію про потребу в конкретному ПЗ. Саме її він має зазначите в обґрунтуванні застосування переговорної процедури, коли оприлюднюватиме повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.
