Трудно представить организацию, которая работает без компьютеров. Поэтому, если вам нужно закупить программное обеспечение, воспользуйтесь нашими советами.
Закрыть потребности организации в программном обеспечении можно закупкой:
- уже созданного ПО (речь идет о товаре);
- заказа на разработку ПО (речь идет об услуге);
- права пользования ПО в качестве услуги.
Чаще всего на практике используется закупка лицензий на использование программного обеспечения. Во время данной процедуры заказчик обязан соблюдать общие правила закупки объектов авторского права.
Как определить предмет закупки для программного обеспечения
Какие КЭКР выбрать для закупки программного обеспечения 2021
Первое, что нужно сделать, — правильно определить код экономической классификации расходов (далее — КЭКР).
В соответствии с этим классификатором расходы по закупкам программного обеспечения у заказчиков, имеющих статус бюджетных учреждений, проводят по следующим кодам:
- 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)». В этом случае в качестве расходов вносится приобретение/ поставка ПО/лицензии на право пользования ПО. Имущественные и авторские права закупщиков не передаются (то есть право на объект интеллектуальной собственности остается у разработчика или поставщика услуги). Заказчик имеет право только пользоваться ПО, передача права пользования третьим лицам в этом случае запрещена.
- 3110 «Приобретение оборудования и предметов долгосрочного пользования». Здесь расходы проводятся как приобретение оргтехники, компьютерной техники (в том числе приобретение программного обеспечения, которое предусмотрено вместе с приобретением компьютерной техники);
- по коду 3160 «Приобретение земли и нематериальных активов» производится оплата услуг по созданию программного обеспечения (программных продуктов, информационных систем и комплексов, баз данных, web-страниц/сайтов/порталов) при условии передачи имущественных прав собственности заказчику.
При определении предмета закупки ПО в качестве товара или услуги государственные и коммунальные предприятия могут обратиться к положениям приказа Министерства финансов Украины №333 от 12.03.2012 года.
Стоит учесть, что право интеллектуальной собственности и право собственности на вещь не зависят друг от друга (ст. 419 ГК).
Второе важное правило закупки на пользование программным обеспечением — грамотное определение процедуры закупки.
Какую процедуру выбрать для закупки программного обеспечения
Закон Украины «О публичных закупках» предусматривает два варианта проведения тендеров на закупку ПО как товара и права пользования ПО, а именно: открытые торги и переговорная процедура.
В Украине открытые торги являются основной процедурой закупок.
Процедура проводится в несколько этапов:
- заказчик размещает предложение на аккредитованных государственных площадках;
- участники тендера задают вопросы, на которые заказчик в течение трех дней должен дать ответ;
- происходят торги с занижением цены (редукцион);
- заказчиком определяется лучшее предложение;
- с исполнителями услуг заключается договор, который размещается на аккредитованных площадках.
Это исключительная процедура, которая применяется заказчиком при заключении договора о госзакупках.
Различия переговорной процедуры от конкурентных процедур закупок:
- при проведении переговорной процедуры аукцион не проводится;
- данная процедура не требует создания тендерной документации;
- минимальные сроки проведения процедуры;
- используется в качестве исключения (при условии документального подтверждения оснований).
В ситуации, когда заказчик прибегает к процедуре открытых торгов, вопросов и возражений со стороны контролирующих органов обычно не возникает. А вот использование переговорной процедуры в большинстве случаев ставит под сомнение прозрачность тендера.
При обосновании необходимости проведения переговорной процедуры заказчики допускают одну и ту же ошибку.
Суть ошибки
Основанием для применения переговорной процедуры является право интеллектуальной собственности определенного субъекта на ПО. Однако заказчики не обосновывают потребность в закупке именно этого ПО. Следует учесть, что с аналогичным функционалом может существовать много программных продуктов. Поэтому претензии и недоверие со стороны контролирующих органов вполне оправданы.
Другое дело, когда аналогичных программных продуктов нет или они не имеют отдельных функций, необходимых для выполнения полномочий государственного органа или коммерческих нужд предприятия.
Кроме того, каждой закупке предшествует планирование затрат в виде бюджетного запроса (смета, сметная роспись). Для бюджетных учреждений и финансового плана для государственных и коммунальных предприятий данный этап является базовым. Чтобы сформировать эти документы, следует заранее изучить рынок и рассчитать ориентировочную сумму расходов.
Итак, когда заказчик правильно запланировал закупку и имеет информацию о потребности в конкретном ПО. Именно ее он должен указать в обосновании применения переговорной процедуры, когда будет обнародовать сообщение о намерении заключить договор о закупке.
