експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Уповноважена особа зібралась на відпочинок, а закупівля ще не завершена? Про такий розвиток подій замовник має потурбуватись заздалегідь. Дізнайтеся також, чи може УО у воєнний час піти у відпустку. Пояснимо обмеження та додаткові можливості, що визначає законодавство для відпусток під час війни
Закон № 922 передбачає, що уповноважена особа замовника відповідає за проведення спрощених закупівель та процедур закупівель.
Крім того, відповідно до Закону № 922 уповноважена особа може бути відповідальною за організацію та проведення закупівельдо 50 тис. грн.
Утім в період дії воєнного стану, уповноважена особа, як правило, здійснює додаткові дії щодо закупівель, що передбачають умови воєнного стану, зокрема це стосується оприлюднення інформації для закупівель за прямими договорами та обгрунтування застосування підстав, визначених п. 13 Особливостей № 1178.
Нагадаємо, таке обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Уповноважена особа має доступ до електронного кабінету замовника, де зареєстровані її дані. Водночас у кожній закупівлі, яку вона оголосила, буде зазначено, що саме ця уповноважена особа є відповідальною.
Відповідно до Закону № 922 уповноважена особа (особи) — це службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).
Нагадаємо, що призначити УО замовник може одним із трьох способів, тобто шляхом:
покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством;
введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб);
укладення трудової угоди (контракту) згідно із законодавством.
Будь-який із цих способів перетинається із вимогами Кодексу законів про працю ( далі — КЗпП). Саме КЗпП передбачає, що громадянам, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, надаються щорічні (основна та додаткові) відпустки із збереженням на їх період місця роботи (посади) і заробітної плати.
Отже, уповноважена особа має право піти у відпустку. Добре, якщо на період свого відпочинку вона не матиме розпочатих закупівель. Але що робити, коли це не так?
Замовнику варто потурбуватися про її заміщення.
Заміна уповноваженої особи під час відпустки
Закон передбачає, що замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель.
У разі визначення кількох уповноважених осіб розмежування їх повноважень та обов’язків визначається рішенням замовника.
Це положення передбачає, що у разі відсутності однієї уповноваженої особи (під час перебування на лікарняному, у відрядженні або відпустці) замовник має право визначити іншу уповноважену особу, яка буде виконувати обов’язки такої уповноваженої особи.
Зважайте, що це лише примірне положення. Тобто замовник може додатково передбачити у ньому необхідні для роботи УО положення, зокрема, порядок її заміщення.
За будь-яких обставин, питання заміщення уповноваженої особи варто закріпити розпорядчим рішенням замовника.
Увага! Функції уповноваженої особи може виконувати тільки інша уповноважена особа, у зв’язку із тим, що Закон № 922 передбачає, що проводити закупівлі можуть виключно уповноважені особи.
Уповноважена особа для здійснення своїх функцій, які визначає Закон, підтверджує рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на вебпорталі Уповноваженого органу шляхом проходження безплатного тестування. Порядок організації тестування УО визначає Уповноважений орган.
Важливо! Уповноважена особа, яка заміщуватиме, також має пройти відповідне тестування. Це важливо враховувати за умови, коли уповноважена особа призначається саме через те, що основна УО йде у відпустку. На практиці наразі в багатьох організаціях працює тільки одна уповноважена особа.
Рішення замовника, що визначає уповноважену особу, яка заміщуватиме іншу, повинно чітко визначати період такого заміщення. А також може містити окремі умови, як-от:
надання доступу до вже оголошених закупівель в електронному кабінеті замовника;
передання документів та інформації.
Робота в електронній системі закупівель під час відпустки уповноваженої особи
В електронному кабінеті на майданчику уповноважені особи визначаються як менеджер та адміністратор. Адміністратор має доступ до всіх закупівель менеджерів. Тому, як варіант, можна передбачити, що заміщує відсутню УО особа, яка є адміністратором. У цьому випадку не доведеться передавати доступ до відкритих торгів на електронному майданчику, які вона оголосила.
Якщо уповноважена особа має статус менеджера, то щоб вона могла замінити іншу уповноважену особу, їй тимчасово можна присвоїти статус адміністратора.
Уповноважена особа після внесення інформації в електронні поля накладає КЕП. Тому під час передання закупівель, що проводяться, важливо окреслити право накладати КЕП іншою особою, що заміщуватиме.
Не потрібно накладати КЕП особи, що перебуває у відпустці, навіть якщо вона пропонує чи погоджується надати його. Адже відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» КЕП прирівнюється до власноручного підпису.
✔️ Детальніше про роботу уповноваженої особи в ЕСЗ
Уповноважена особа несе відповідальність за дії, які вчинила, під час проведення закупівлі, тому важливо документально оформити передання повноважень особи, що йде у відпустку. Адже, у разі допущення порушень відповідальність за них нестиме саме та уповноважена особа, на яку було покладено виконання відповідних функцій у період заміщення.
