експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Уполномоченное лицо собралось на отдых, а закупка еще не завершена? О таком развитии событий заказчик должен позаботиться заранее. Узнайте также, может ли УО в военное время уйти в отпуск. Объясним ограничения и дополнительные возможности, которые определяет законодательство для отпусков во время войны
Закон №922 предусматривает, что уполномоченное лицо заказчика отвечает за проведение упрощенных закупок и процедур закупок.
Кроме того, согласно Закону № 922 уполномоченное лицо может быть ответственным за организацию и проведение закупок до 50 тыс. грн.
Впрочем, в период действия военного положения, уполномоченное лицо, как правило, совершает дополнительные действия по закупкам, предусматривающим условия военного положения, в частности это касается обнародования информации для закупок по прямым договорам и обоснования применения оснований, определенных п. 13 Особенностей № 1178.
Напомним, такое обоснование в виде распорядительного решения заказчика или иного документа готовится уполномоченным лицом или другим должностным (должностным) лицом заказчика и соглашается (утверждается) руководителем заказчика или другим лицом, определенным руководителем заказчика.
Уполномоченное лицо имеет доступ в электронный кабинет заказчика, где зарегистрированы его данные. В то же время в каждой закупке, которую она объявила, будет указано, что именно это уполномоченное лицо ответственно.
В соответствии с Законом № 922 уполномоченное лицо (лица) – это служебное (должностное) или другое лицо, являющееся работником заказчика и определенное ответственным за организацию и проведение процедур закупки/упрощенных закупок согласно Закону на основании собственного распорядительного решения заказчика или трудового договора (контракта) ).
Напомним, что назначить УО заказчик может одним из трех способов, т.е.:
возложение на работника (работников) из штатной численности функций уполномоченного лица как дополнительной работы с соответствующей доплатой согласно законодательству;
введение в штатное расписание отдельной (отдельных) должности (должностей), на которую будут возложены обязанности выполнения функций уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
заключение трудового соглашения (контракта) согласно законодательству.
Любой из этих способов пересекается с требованиями Кодекса законов о труде (далее – КЗоТ). Именно КЗоТ предусматривает, что гражданам, которые находятся в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору у физического лица, предоставляются ежегодные (основной и дополнительные) отпуска с сохранением на их период места работы (должности) и заработной платы.
Следовательно, уполномоченное лицо вправе уйти на отпуск. Хорошо, если на период своего отдыха у нее будут начатые закупки. Но что делать, когда это не так ли?
Заказчику следует позаботиться о его замещении.
Замена уполномоченного лица во время отпуска
Закон предусматривает, что заказчик имеет право назначить несколько уполномоченных лиц, при условии, что каждое из таких лиц будет ответственно за организацию и проведение конкретных процедур закупок/упрощенных закупок.
При определении нескольких уполномоченных лиц разграничение их полномочий и обязанностей определяется решением заказчика.
Это положение предусматривает, что в случае отсутствия одного уполномоченного лица (при нахождении на больничном, в командировке или отпуске) заказчик вправе определить другое уполномоченное лицо, которое будет исполнять обязанности такого уполномоченного лица.
Учтите, что это лишь примерное положение. То есть заказчик может дополнительно предусмотреть в нем необходимые для работы УО положения, в частности порядок ее замещения.
В любых обстоятельствах вопрос замещения уполномоченного лица следует закрепить распорядительным решением заказчика.
Внимание! Функции уполномоченного лица может выполнять только другое уполномоченное лицо, в связи с тем, что Закон № 922 предусматривает, что производить закупки могут исключительно уполномоченные лица.
Уполномоченное лицо для осуществления своих функций, определяемых Законом, подтверждает уровень владения необходимыми (базовыми) знаниями в сфере публичных закупок на вебпортале Уполномоченного органа путем прохождения бесплатного тестирования. Порядок организации тестирования УО описывает Уполномоченный орган.
Важно! Уполномоченное лицо, которое будет замещать, также должно пройти соответствующее тестирование. Это важно учитывать при условии, когда уполномоченное лицо назначается именно потому, что основное УО уходит в отпуск. На практике сейчас во многих организациях работает только один уполномоченный.
Решение заказчика, определяющее уполномоченное лицо, замещающее другое, должно четко определять период такого замещения. А также может содержать отдельные условия, например:
предоставление доступа к уже объявленным закупкам в электронном кабинете заказчика;
передача документов и информации.
Работа в электронной системе закупок при отпуске уполномоченного лица
В электронном кабинете на площадке уполномоченные лица определяются менеджером и администратором. Администратор имеет доступ ко всем закупкам менеджеров. Поэтому, как вариант, можно предположить, что замещает отсутствующее УО лицо, являющееся администратором. В этом случае не придется передавать доступ к открытым торгам на электронной площадке, которые она объявила.
Если уполномоченное лицо имеет статус менеджера, то чтобы оно могло заменить другое уполномоченное лицо, ему временно можно присвоить статус администратора.
Уполномоченное лицо после внесения информации в электронные поля налагает КЭП. Поэтому при передаче проводимых закупок важно очертить право накладывать КЭП другим замещающим лицом.
Не нужно налагать КЭП лица, находящегося в отпуске, даже если оно предлагает или соглашается предоставить его. Ведь в соответствии с Законом Украины «Об электронных доверительных услугах» КЭП приравнивается к собственноручной подписи.
Уполномоченное лицо несет ответственность за совершившие действия во время проведения закупки, поэтому важно документально оформить передачу полномочий уходящего в отпуск лица. Ведь в случае допущения нарушений ответственность за них будет нести именно уполномоченное лицо, на которое было возложено выполнение соответствующих функций в период замещения.
