Документи, що допоможуть впорядкувати роботу уповноважених осіб
Насамперед керівнику замовника слід затвердити положення про уповноважену особу. Після цього він має можливість призначити працівника УО одним зі способів, передбачених законом. У наказі про призначення УО необхідно вказати інформацію щодо розподілу обов’язків між уповноваженими особами.
Зразок наказу, щоб призначити УО та розподілити обов'язки між ними
Навіщо ділити обов’язки між УО?
По-перше, для підвищення ефективності проведення закупівель. По-друге, для справедливого робочого навантаження на кожну УО.
Розглянемо декілька варіантів, як поділити обов’язки між уповноваженими особами.
Поділ обов'язків за предметами закупівель
Приміром розподілити обов’язки між кількома УО можна так:
- одна УО буде займатися проведенням закупівель товарів,
- друга — послуг,
- третя — робіт.
Крім того, у межах предмета закупівлі товарів можна виокремити категорії, які буде проводити певна уповноважена особа. Таким чином, УО можна визначити відповідальною за деякі категорії чи категорію товарів.
Поділ за вартісними межами
Ще один варіант розподілу обов’язків між уповноваженими особами замовника — за вартісними межами. Приміром, одна з УО проводитиме спрощені закупівлі, відповідно інша — процедури закупівель.
Розглядаючи питання, як поділити відповідальність між уповноваженими особами, можна обрати й інші варіанти, більш зручний для конкретної організації.
Коли ділити обов’язки між уповноваженими
З одного боку, керівник має право поділити закупівлі між уповноваженими особами не відразу в наказі про призначення УО, а вже за виникнення потреби у закупівлі товарів, робіт, послуг.
З іншого, доцільно врахувати певні організаційні моменти та життєві обставини заздалегідь. Може виникнути така ситуація, що уповноважена особа буде відсутня на роботі. УО, як і будь який інший співробітник, може піти у відпустку, поїхати у відрядження, взяти лікарняний.
Таким чином, щоб не зупинились закупівлі, керівнику варто подбати про взаємозамінність уповноважених осіб.
Якщо в організації передбачено кілька УО, у наказі слід зазначити, хто з них і кого буде замінювати. Навіть при невеликому обсязі закупівель доцільно призначити додаткову уповноважену особу про всяк випадок. Це забезпечить безперервність процесу закупівель. У разі необхідності керівник миттєво призначить заміну УО, якщо основна не може виконувати свої обов’язки.
Ще один організаційний нюанс, про який варто пам’ятати: для роботи в електронній системі закупівель необхідно мати кваліфікований електронний підпис працівника організації, щоб уповноважена особа мала можливість накладати його на електронні документи. На отримання КЕП новопризначеній уповноваженій особі доведеться витратити певний час. Найкраще рішення — завчасно подбати про такі нюанси.
