Від перевірок до прозорості: як E‑Tender допомагає замовникам формувати очікувану вартість

Вебінар «Практичні аспекти зміни істотних умов договору про закупівлю»

Чому це питання актуальне сьогодні 

Зауваження про завищені бюджети, перевірки контролюючих органів, обґрунтування нагальних потреб під закупівлю — буденність у роботі замовників  під час формування очікуваної вартості. Переглянути взаємодію з попередніми або чинними постачальниками вже недостатньо. Потрібен комплексний підхід, який поєднує прозорість, аналітику й оперативність. До вашої уваги системні рішення та інструменти від E‑Tender для закупівельників Prozorro.    

Основні виклики замовників Prozorro 

Всі закупівельники, які працюють в акціонерних товариствах, державних підприємствах, компаніях-монополістах або компаніях із державною часткою, стикаються з підвищеним контролем. Як аудиторів, так і громадськості. Від них вимагають прозорості, оптимізації та нагального реагування. І все це в умовах виснаження та браку часу. Тоді як помилка може коштувати мільйонів та репутації.  

Здебільшого закупівельники стикаються з такими викликами: 

1. Перевірки та контроль. Під час зовнішніх чи внутрішніх аудитів уповноважені особи мають аргументувати кожну цифру. Для цього їм необхідно мати «залізне алібі»: актуальну аналітику ринку, проведення та документування ринкових консультацій, актуальні пропозиції від постачальників з датами та іншими доказами.
2. Формування бюджету в умовах невизначеності. Закупівельники часто працюють в умовах, коли закупівлю на номенклатуру проводиться вперше, ТЗ є нішевим, а предмет закупівлі дефіцитним — все це унеможливлює високу ринкову конкуренцію. Брак часу,  додаткові обов'язки та внутрішня бюрократія залишають закупівельнику недостатньо часу на якісну роботу з ринком.  
3. Репутаційна відповідальність. В умовах повномасштабної війни суспільство очікує ефективності, раціонального  та прозорого використання бюджетних коштів.  

Дві екосистеми закупівель в одному цифровому рішенні від E‑Tender 

Ми пропонуємо системний підхід, який поєднує два закупівельні виміри: державні вимоги Prozorro та гнучкі інструменти платформи корпоративних закупівель.

Вбудовані аналітичні модулі дають змогу оцінювати мінімальні, медіанні та максимальні ціни, а також формувати об’єктивне уявлення про ринкову ситуацію. Дані можна адаптувати під конкретні потреби: відфільтрувати за регіоном, кількістю, ЄДРПОУ чи брендом. Це спрощує пошук релевантних постачальників і точніше обґрунтовує бюджет.

Гнучкі типи закупівельних процедур і способів моніторингу ринку дозволяють отримувати пропозиції, ціни, актуалізовувати ТЗ, проводити багатораундові переговори, формувати короткі та довгі списки постачальників,   

Окрім публічної бази Prozorro, E-Tender надає клієнтам доступ до унікальної бази з десятками тисяч активних постачальників, які працюють на корпоративній платформі. Така синергія дає замовникам кращі практики ринку: швидкий сорсинг постачальників, індикативні ціни та аналітику.  

Менеджери Е-Tender, які відповідають за конкретні категорії, допомагають замовникам якісно пропрацювати проблемні чи нові напрямки. Також наша команда допомагає організувати ринкові консультації для визначення потреби в закупівлях, залучати нових та шукати альтернативних постачальників.  

Що отримують замовники Прозорро, використовуючи комплексне рішення E‑Tender: 

• Автоматичне перенесення даних. Через інтеграцію двох систем, дані автоматично переносяться на майданчик Prozorro, що суттєво спрощує оголошення тендеру й унеможливлює помилку.  
• Упорядкування внутрішніх процесів. Комплексне рішення дозволяє налаштувати погодження, заявки, результати, перелік переможців в межах однієї системи. Так усі рішення залишаються прозорими та зафіксованими. 
• Єдиний інтерфейс. Одна людина під одним обліковим записом може одночасно керувати як корпоративними, так і державними процедурами. Це значно спрощує роботу та зменшує ризик помилок. 

Системне рішення забезпечує якісну підготовку до тендеру та його проведення у Prozorro або на платформі e-Tender.

Клієнти, які працюють в Прозорро і використовують корпоративну платформу e‑Tender: ПАТ «Укртатнафта», ПАТ «Мотор Січ», ПРАТ Запоріжтрансформатор, АТ «Українська оборонна промисловість», АТ «Державна продовольчо-зернова корпорація України», АТ «Укрнафта», Міністерство молоді та спорту України, АТ «Київгаз».

Практичний кейс: Міністерства молоді та спорту  

Ольга Меньшикова уповноважена особа з держзакупівель відділу господарського та інформаційно‑технічного забезпечення Міністерства молоді та спорту, ділиться досвідом «Коли ми формували ціни на товар чи послугу, то не завжди розуміли, якою буде остаточна вартість. Постачальники часто подають завищені ціни, а ми обмежені затвердженим кошторисом. Через E‑Tender ми пропонуємо свою ціну і дивимося, хто готовий працювати в цих межах».    Міністерство використовує платформу для попереднього аналізу ринку, формування бюджету та аргументації перед аудиторами.  «З функціоналом розібралися швидко. За нами закріпили менеджерку, вона показала функціонал, пояснила етапи, допомогла кілька разів пройти процес разом. Після цього все стало зрозуміло і ми одразу стали працювати самостійно».

Прозоре й аргументоване формування очікуваної вартості вже стало стандартом для сучасних закупівельників Prozorro. Інструменти E‑Tender допомагають замовникам діяти системно: отримувати перевірені дані, оперативно реагувати на зміни ринку та впевнено аргументувати свої рішення під час аудиту.

Віталій Діхтяр, CEO E-Tender
Керівник трьох проєктів: Prozorro, Prozorro.Продажі та платформи для корпоративних закупівель e-Tender