Можете ли вы быстро ответить на вопрос: каковы сроки хранения документов тендерного комитета и уполномоченного лица? Если нет, то данная статья именно для вас. Какими документами руководствоваться при определении сроков хранения тендерных документов, разъясняет эксперт.
Архивный документ — это документ независимо от его вида, носителя информации, места, времени создания и места хранения и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится, учитывая значимость для лица, общества или государства.
Для установления сроков хранения документов в сфере публичных закупок руководствуйтесь:
- Перечнем типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 № 578/5 (далее — Перечень № 578);
- Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.15 № 1000/5 (далее — Правила № 1000), которые устанавливают единые требования ко всем учреждениям по созданию управленческих документов, а также порядок их архивного хранения.
Особенности организации электронного документооборота в закупках
В сфере публичных закупок до 2016 года документооборот был более-менее понятным, поскольку документы имели бумажную форму.
Закон Украины «О публичных закупках» (далее — Закон) предусмотрел, что закупки не могут проводиться без применения электронной системы закупок (далее — ЭСЗ).
Как сказано в ч. 2 ст. 12 Закона, электронная система документооборота должна отвечать определенным требованиям, в частности, касающимся:
- возможности осуществлять обмен информацией с использованием сети Интернет и методов идентификации;
- наличия системы хранения данных, которая осуществляет хранение в течение не менее чем 10 лет всех документов, поступивших от заказчиков, участников, органа обжалования, органов, уполномоченных осуществлять контроль в сфере закупок, и созданных при оценке тендерных предложений, и обеспечивает автоматическое резервирование и восстановление данных и др.
Таким образом, все документы, включенные в ЭСЗ, хранятся ею в течение 10 лет.
При этом во время использования ЭСЗ документы создаются и подаются с учетом требований Закона Украины от 22.05. 2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 № 1886/5.
Статья 11 Закона устанавливает, что ответственным за организацию и проведение процедуры закупки является уполномоченное лицо, которое проводит процедуры закупок, осуществляет другие действия и обеспечивает составление, утверждение и хранение соответствующих документов.
Кроме того, согласно заключительным и переходным положениям Закона до 1 января 2022 года заказчик может создавать тендерный комитет (комитеты).
При этом заказчик имеет право определить как уполномоченное лицо, так и тендерный комитет, при условии что каждый из них будет ответственным за организацию и проведение конкретных процедур закупок.
✅ Для вас целые сутки будут открыты статьи, видеоразъяснения, образцы документов
Прежде всего, документы, которые создаются в ходе планирования и проведения закупок, нужно отразить в номенклатуре дел конкретного юридического лица.
В соответствии со ст. 6 Закона «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 № 3814 заказчик создает экспертную комиссию (ЭК), полномочия которой определены Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденным приказом Минюста от 19.06.2013 № 1227/5.
Экспертная комиссия является постоянно действующим органом юридического лица. Ее председателем назначается, как правило, заместитель руководителя юридического лица, а секретарем — руководитель его архивного подразделения или лицо, ответственное за архив.
При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве выделяют четыре группы дел:
- постоянного хранения;
- длительного (свыше 10 лет) хранения;
- временного хранения (до 10 лет включительно);
- подлежащие уничтожению в связи с окончанием сроков их хранения.
Эти группы документов формируются на основании номенклатуры дел учреждения, а также типовых и отраслевых перечней документов со сроками хранения.
Воспользуйтесь онлайн-сервисом «Сроки хранения документов»
ЭК принимает решение об одобрении и представлении в государственный архив проектов таких документов, как;
- описи дел постоянного хранения, внесенных в Национальный архивный фонд (далее — НАФ);
- акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ;
- акты о неисправимых повреждениях документов и т. п.
Следует обратить внимание, что срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в 2020 году, начинается с 1 января 2021 года (п. 4 гл. 2 разд. V Правил № 1000).
Все документы хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или других структурных подразделениях заказчика с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив.
Необходимо также заметить, что дела включаются в Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен Акт. Так, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2018 году, можно включать в Акт, который будет составлен не ранее 1 января 2022 года.
Возникает вопрос: каков срок хранения бумажных документов, созданных заказчиком в его деятельности?
Следует акцентировать, что, к сожалению, в настоящее время законодательство по публичным закупкам не устанавливает конкретных сроков хранения для таких документов. Поэтому необходимо руководствоваться другим нормативным актом, который регулирует общие вопросы определения сроков хранения документов, их отбора, уничтожения и т. п., каковым является Перечень № 578.
С учетом требований Перечня приводим в таблице сроки хранения некоторых документов, касающихся публичных закупок:
№ | Вид документа | Минимальный срок хранения документов заказчиком | Минимальный срок хранения документов участником | Примечания |
1 | Положение о тендерном комитете — пункт 39 Перечня № 578 | Постоянно | - | |
|
|
2 | Приказы об определении состава тендерного комитета (назначение уполномоченного лица) — пункт 16 (б) | 75 лет | 75 лет | |
|
3. | Протоколы заседаний тендерного комитета и / или уполномоченного лица по любым вопросам, в т. ч. протоколы раскрытия предложений, протоколы оценки предложений, протоколы определения победителя процедуры закупки и т. п. — пункт 219 | 3 года | 3 года | После окончания срока действия договора, соглашения при условии завершения проверки государственными налоговыми органами и/или органами государственного финансового контроля |
4. | Журнал регистрации протоколов заседаний тендерного комитета и/или уполномоченного лица, прочие регистрационные журналы — пункт 122 | 3 года | 3 года | |
5 | Годовые планы закупок, приложения и изменения к ним — пункт 157(б) | 5 лет | 5 лет | При наличии соответствующих отчетов —5 лет |
6 | Документы (сведения, технико-экономические отчеты, аналитические справки) о расчетах и обоснованиях разработки планов закупок — пункт 163 | 5 лет | 5 лет | |
7 | Договоры о закупке с приложениями и изменениями — пункт 330 | 3 года | 3 года | После окончания срока действия договора, соглашения, а также при условии завершения проверки государственными налоговыми органами и / или органами государственного финансового контроля. |
8 | Акты выполненных работ / оказанных услуг / накладные, прочие первичные документы по выполнению договора о закупке — пунктах 334, 336 | 3 года | 3 года | При условии завершения проверки государственными налоговыми органами и / или органами государственного финансового контроля |
9 | Прочие документы по вопросам публичных закупок, в частности: тендерная документация и изменения в нее, объявление о проведении процедуры закупки / упрощенной закупки, обоснования переговорной процедуры, реестры полученных предложений, предложения участников с приложениями, обоснования проведения допороговой закупки, отчеты о результатах проведенных процедур, о заключенных договорах и о выполнении договора о закупке и т. п. — пункт 219 | 3 года | 3 года | После окончания срока действия договора, соглашения при условии завершения проверки государственными налоговыми органами и / или органами государственного финансового контроля |
10 | Переписка по организации и проведению закупок — пункты 98, 236, 349 | 3 года | 3 года | |
11 | Запросы в Уполномоченный орган о предоставлении разъяснений и полученные ответы —пункт 96 | 3 года | 3 года | |
12 | Материалы по обжалованию процедур закупок в Антимонопольный комитет Украины — пункт 88 | 5 лет ЭПК | 5 лет | |
13 | Материалы ревизий и проверок, встречных сверок по вопросам публичных закупок — пункты 78, 81, 84, 341 | 5 лет ЭПК | 5 лет | |
14 | Номенклатура дел тендерного комитета и/или уполномоченного лица — пункт 112(в) | 3 года | 3 года | После замены новыми и при условии передачи дел в архивное подразделение организации |
Этот неполный Перечень сформирован по функциональному принципу.
Следует заметить, что государственные и коммунальные организации передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке, а прочие организации – на основании соглашений между владельцем документов и соответствующим архивным учреждением.
Документы отбираются на хранение в виде оригиналов. При определении сроков хранения документов следует провести постраничный просмотр каждого соответствующего дела.
Сроки хранения документов, определенные в Перечне № 578, — минимальные, их нельзя сокращать. Срок хранения типовых документов на электронных носителях должен соответствовать срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.8 Перечня № 578).
Если возникают вопросы по сроку хранения отдельных документов по вопросам закупок, учитывая что Перечень № 578 был утвержден Минюстом Украины, за соответствующими разъяснениями следует обращаться в этот орган.
