Чи можете ви швидко відповісти на запитання: які терміни зберігання документів тендерного комітету та уповноваженої особи? Якщо ні, ця стаття саме для вас. Якими документами керуватися, визначаючи строки зберігання тендерних документів, роз'яснює експерт.
Архівний документ — це документ незалежно від його виду, носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави.
Для встановлення строків зберігання документів в сфері публічних закупівель керуйтеся:
- Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.12 № 578/5 (далі — Перелік № 578);
- Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.15 № 1000/5 (далі – Правила № 1000), які встановлюють єдині вимоги до всіх установ щодо створення управлінських документів, а також порядок їх архівного зберігання.
Особливості організації електронного документообігу в закупівлях
У сфері публічних закупівель до 2016 року документобіг був більш-менше зрозумілим, оскільки документи мали паперову форму.
Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) передбачив, що закупіві не можуть проводитись без застосування електронної системи закупівель (далі – ЕСЗ).
Як зазначено в ч. 2 ст. 12 Закону, електронна система документобігу повинна відповідати певним вимогам, зокрема, щодо:
- можливості здійснювати обмін інформацією з використанням мережі Інтернет та методів ідентифікації;
- наявності системи збереження даних, що здійснює зберігання протягом не менш як 10 років усіх документів, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних та інше.
Отже, всі документи, включені до ЕСЗ, зберігаються нею протягом 10 років.
При цьому під час використання ЕСЗ документи створюються та подаються з урахуванням вимог Закону України від 22.05. 2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та Порядку роботи з електронними документами у діловодстві і їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.14 № 1886/5.
Стаття 11 Закону встановлює, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі є уповноважена особа, яка проводить процедури закупівель, здійснює інші дії та забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів.
Крім того, згідно з прикінцевими та перехідними положеннями Закону до 1 січня 2022 року замовник може утворювати тендерний комітет (комітети).
При цьому замовник має право визначити як уповноважену особу, так і тендерний комітет, за умови, що кожен із них буде відповідальним за організацію та проведення конкретних процедур закупівель.
Перш за все документи, які створюються в ході планування і проведення закупівель потрібно відобразити в номенклатурі справ конкретної юридичної особи.
Відповідно до ст. 6 Закону Про Національний архівний фонд та архівні установи від 24.12.1993 № 3814 замовник створює експертну комісію (ЕК), повноваження якої визначено Типовим положенням про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженому наказом Мін’юсту від 19.06.2013 № 1227/5.
Експертна комісія є постійно діючим органом юридичної особи. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника юридичної особи, а секретарем — керівник її архівного підрозділу або особа, відповідальна за архів.
Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виділяють чотири групи справ:
- постійного зберігання;
- тривалого (понад 10 років) зберігання;
- тимчасового зберігання (до 10 років включно);
- ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.
Ці групи документів формуються на підставі номенклатури справ установи, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання.
Скористайтеся онлайн сервісом «Строки зберігання документів»
ЕК приймає рішення про:
- схвалення і подання до державного архіву проектів таких документів; описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі — НАФ);
- акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
- акти про невиправні пошкодження документів тощо.
Слід звернути увагу, що строк зберігання документів обчислюється із 1 січня року, що настає за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2020 році, починається з 1 січня 2021 року (п. 4 гл. 2 розд. V Правил № 1000).
Всі документи зберігають за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах замовника з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання їх в архів.
Необхідно також зазначитм, що справи включаються в Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено Акт. Так, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2018 році, можна включати в Акт, що буде складений не раніше 1 січня 2022 року.
Постає питання в який термін зберігаються паперові документи, які створив замовник в своїй діяльності?
Потрібно акцентувати, що на жаль нині законодавство з публічних закупівель не встановлює конкретних строків зберігання для таких документів. Тому необхідно керуватися іншим нормативним актом, що регулює загальні питання визначення строків для зберігання документів, їх відбору, знищення тощо, яким є Перелік № 578.
З урахуванням вимог Переліку наводимо табличну форму термінів зберігання деяких документів, що стосуються публічих закупівель:
| № | Вид документа | Мінімальний строк зберігання документів замовником | Мінімальний строк зберігання документів учасником | Примітка |
| 1 | Положення про тендерний комітет — пункт 39 Переліку № 578 | Постійно, | - | |
|
|
| 2 | Накази про визначення складу тендерного комітету (призначення уповноваженої особи) - пункт 16 (б) | 75 р. | 75 р. | |
|
| 3. | Протоколи засідань тендерного комітету та / або уповноваженої особи з будь-яких питань, у т. ч. протоколи розкриття пропозицій, протоколи оцінки пропозицій, протоколи визначення переможця процедури закупівлі і т. п. - пункт 219 | 3 р. | 3 р. | Після закінчення строку дії договору, угоди за умови завершення перевірки державними податковими органами та / або органами державного фінансового контролю |
| 4. | Журнал реєстрації протоколів засідань тендерного комітету та / або уповноваженої особи, інші реєстраційні журнали - пункт 122 | 3 р. | 3 р. | |
| 5 | Річні плани закупівель, додатки та зміни до них - пункт 157(б) | 5 р, | 5 р. | За наявності відповідних звітів — 5 р. |
| 6 | Документи (відомості, техніко-економічні звіти, аналітичні довідки) про розрахунки та обґрунтування розроблення планів закупівель - пункт 163 | 5 р. | 5 р. | |
| 7 | Договори про закупівлю з додатками та змінами - пункт 330 | 3 р. | 3 р. | Після закінчення строку дії договору, угоди, а також за умови завершення перевірки державними податковими органами та / або органами державного фінансового контролю. |
| 8 | Акти виконаних робіт / наданих послуг / накладні, інші первинні документи щодо виконання договору про закупівлю - пункти 334, 336 | 3 р. | 3 р. | За умови завершення перевірки державними податковими органами та / або органами державного фінансового контролю |
| 9 | Інші документи з питань публічних закупівель, зокрема: тендерна документація і зміни до неї, оголошення про проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, обґрунтування переговорної процедури, реєстри отриманих пропозицій, пропозиції учасників з додатками, обґрунтування проведення допорогової закупівлі, звіти про результати проведених процедур, про укладені договори та про виконання договору про закупівлю тощо -пункт 219 | 3 р. | 3 р. | Після закінчення строку дії договору, угоди за умови завершення перевірки державними податковими органами та / або органами державного фінансового контролю |
| 10 | Листування з приводу організації та проведення закупівель - пункти 98, 236, 349 | 3 р. | 3 р. | |
| 11 | Запити до Уповноваженого органуу про надання роз’яснень та отримані відповіді - пункт 96 | 3 р. | 3 р. | |
| 12 | Матеріали щодо оскарження процедур закупівель до Антимонопольного комітету України -пункт 88 | 5 р. ЕПК, | 5 р. | |
| 13 | Матеріали ревізій та перевірок, зустрічних звірок з питань публічних закупівель - пункти 78, 81, 84, 341 | 5 р. ЕПК | 5 р. | |
| 14 | Номенклатура справ тендерного комітету та / або уповноваженої особи - пункт 112(в) | 3 р. | 3 р. | Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
Цей неповний Перелік побудовано за функціональним принципом.
Слід зазначити, що державні і комунальні організації передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації – на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.
Документи відбираються на зберігання у вигляді оригіналів. При визначенні строків зберігання документів слід провести поаркушний перегляд кожної відповідної справи.
Строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578 є мінімальними, їх не можна скорочувати. Строк зберігання типових документів на електронних носіях має відповідати строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578).
Якщо виникають запитання щодо строку зберігання окремих документів з питань закупівель, враховуючи, що Перелік № 578 було затверджено Мін’юстом України, то за відповідними роз’ясненнями слід звертатися до цього органу.
