Яким чином тимчасова відсутність уповноваженої особи вплине на закупівельну діяльність замовника? Невже, весь процес зупиниться, якщо уповноважена особа захворіла та йде на лікарняний? Хто проведе закупівлі? Відповіді – у статті.
Зразки документів для вас:
Відповідно до ст. 1 Закону про публічні закупівлі (далі – Закон) уповноважена особа (особи) – службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).
Уповноважена особа за сумісництвом
Тобто уповноважена особа або приймається на роботу із виконанням відповідних повноважень, або після прийняття на роботу отримує їх, наприклад, на підставі наказу керівника.
В останньому випадку може бути призначення шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою або шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб).
Увага! Перекласти повноваження уповноваженої особи за третю особу на підставі договору про надання послуг неможливо. Це прямо заборонено ч. 3 ст. 11 Закону.
Отже, на період тимчасової відсутності уповноваженої особи замовник має право наказом (розпорядженням) призначити іншого працівника на виконання цих функцій або укласти з кимось, наприклад, новий строковий трудовий договір. Однак при цьому замовник повинен неухильно дотримуватись відповідного внутрішнього положення про уповноважену особу.
Також новопризначена особа повинна мати вищу освіту, як правило юридичну або економічну освіту. Фраза «як правило» означає, що якщо у замовника є можливість призначити лише особу з технічною освітою, то це не буде неправомірним рішенням.
І це ще не все. Уповноважена особа підтверджує свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на веб-порталі Мінекономрозвитку шляхом проходження безкоштовного тестування. Його й не оминути особі, яка заміняє тимчасово відсутню уповноважену особу.
Пам’ятаєте, що сьогодні діє Примірне положення про уповноважену особу, затверджене наказом Міністерства економіки від 08.06.2021 № 40 (далі – Примірне положення). Воно для замовників є не обов’язковим, а рекомендованим.
Пунктом 2.3 Примірного положення передбачено, що у разі відсутності однієї уповноваженої особи (під час перебування на лікарняному, у відрядженні або відпустці) замовник має право визначити іншу уповноважену особу, яка буде виконувати обов’язки такої уповноваженої особи.
Не можуть визначатися (призначатися) уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради (п. 2.6 Примірного положення).
Ще що варто врахувати. Якщо виконання обов’язків тимчасово відсутньої уповноваженої особи покладено на плечі іншого штатного працівника, не забудьте внести до електронної системи закупівель персональні дані такої особи. Вона також має надати згоду на їх обробку.
Однак обставини можуть скластись таким чином, що відсутність уповноваженою особи жодним чином не зашкодить закупівельній діяльності, бо в цей період не здійснюватимуться ніякі закупівельні процедури. Логічно, що в такому випадку заміну й не доводиться шукати.
Або ж ситуація може бути ще й така. На підставі ст. 11 Закону замовник може призначити декількох уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель. Розмежування їх повноважень та обов’язків оформлюється розпорядчим актом замовника.
Наприклад, якщо уповноважена особа, відповідальна лише за підготовку тендерної документації, захворіла на етапі оцінки пропозицій учасників, то відсутність такої особи не викликатиме необхідності призначати когось іншого на період відсутності. Бо «завершить» процедури закупівлі інша уповноважена особа, яка є «на місці».
