Підстав для зменшення обсягів закупівлі може бути декілька. Замовник має бути уважним, щоб не порушити закупівельного та бюджетного законодавства. Адже зменшення обсягів закупівлі це зміна істотних умов договору. Як не допустити помилок, роз'яснює експерт.
Замовник провів процедуру закупівлі та уклав договір, але в ході його виконання виникла потреба зменшити обсяг закупівлі. Це може бути з різних причин, зокрема:
- у замовника зменшились обсяги потреби;
- не виділили кошти у повній сумі;
- змінилась потреба саме у тому предметі, що був закуплений.
Все це життєві ситуації, що можуть виникнути у будь-якого замовника. Закон передбачає умови, коли такі зміни можливі.
Відповідно до п. 3 та 4 ст. 180 ГКУ при укладенні господарського договору сторони зобов'язані у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору. Умови про предмет у господарському договорі повинні визначати найменування (номенклатуру, асортимент) та кількість продукції (робіт, послуг), а також вимоги до їх якості.
Отже, обсяг закупівлі — це істотна умова договору.
Істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, зокрема, що передбачають зменшення обсягів закупівлі, а такими є:
- зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника;
- збільшення ціни за одиницю товару до 10 відсотків пропорційно збільшенню ціни такого товару на ринку у разі коливання ціни такого товару на ринку за умови, що така зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю.
У першому випадку зменшення обсягів закупівлі може бути через зменшення фактичного обсягу виділених замовнику коштів.
Якщо замовнику було зменшено бюджетні асигнування, йому нічого не залишиться як зменшити обсяг закупівлі відповідно до фактично наявних коштів.
Відповідно до ч. 3 ст. 48 БКУ розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення аналогічних операцій протягом бюджетного періоду, за якими розпорядником бюджетних коштів взято зобов'язання без відповідних бюджетних зобов'язань або з перевищенням повноважень, встановлених цим Кодексом та Законом про Державний бюджет України, є недійсним.
Відповідно до п. 5.1 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов'язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України зобов'язання, взяті розпорядниками бюджетних коштів без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, встановлених БКУ та законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет), не вважаються бюджетними зобов'язаннями (крім зобов'язань щодо виплати субсидій, допомоги, пільг з оплати спожитих житлово-комунальних послуг та послуг зв'язку (у частині абонентної плати за користування квартирним телефоном), компенсацій громадянам з бюджету, на що згідно із законами України мають право відповідні категорії громадян) і не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів.
Взяття таких зобов'язань є порушенням бюджетного законодавства. Витрати бюджету на покриття таких зобов'язань не здійснюються.
Таким чином, маючи документ про фактичне фінансування чи зменшення фінансування, замовник може зменшити обсяг закупівлі.
Підстава для зменшення обсягів закупівлі не є виключною, тобто у разі потреби сторони можуть зменшувати обсяг закупівлі, якщо така можливість передбачена договором про закупівлю. Водночас у разі зменшення обсягів закупівлі ціна договору про закупівлю зменшується в залежності від зміни таких обсягів.
Крім того, умовою застосування зазначеної підстави може бути, наприклад, застосування замовником підстави для проведення переговорної процедури закупівлі, якщо у замовника виникла нагальна потреба здійснити закупівлю у разі оскарження прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника щодо триваючого тендера після розгляду/оцінки тендерних пропозицій учасників, в обсязі, що не перевищує 20 % від очікуваної вартості тендера, що оскаржується.
У цій ситуації, якщо замовник застосує відповідних 20%, а скарга буде не задоволена, то тендер продовжиться відповідно до оголошеної вартості. Водночас, якщо закупівля здійснювалася з огляду на обсяги річної потреби, то очікувана вартість разом із обсягами закупівлі автоматично зменшиться на застосовані замовником 20%. У цій ситуації він має укласти договір відповідно до пропозиції учасника переможця тендера, що оскаржувався, та відразу зменшити його з огляду на фактично наявний обсяг асигнувань замовника.
Нагадаємо, що умова про зменшення обсягів закупівлі має бути передбачена ще у проекті договору при оголошенні закупівлі.
Другий випадок для зменшення обсягів закупівлі передбачає застосування замовником умови збільшення ціни за одиницю товару до 10 відсотків пропорційно збільшенню ціни такого товару на ринку у разі коливання ціни такого товару на ринку за умови, що така зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. Ця умова застосовується тільки у разі закупівлі товарів.
Зменшення обсягів закупівлі відбувається через те, що ця умова передбачає, що сума договору не збільшується, тож відповідно має бути зменшено кількість товару, що закуповується за цим договором.
Відмінність даного випадку у тому, що хоч в договорі обсяг товару зменшується, але як потреба замовника він може і не змінюватися. Тобто, замовник повинен буде провести закупівлю на обсяг товару, що було виокремлено із договору з метою збільшення його ціни на 10 %.
Відповідно до інформаційного листа Мінекономіки від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06 ураховуючи, що Законом встановлено, що закупівля здійснюється відповідно до річного плану, у разі виділення додаткових коштів, замовник може вносити відповідні зміни до річного плану закупівель, шляхом створення нових та/або редагування/видалення існуючих рядків річного плану з інформацією про закупівлі.
Враховуючи, що сума договору у випадку, що ми розглядаємо, не буде змінюватися, щоб закупити виокремлену з цього договору частину товару, замовнику потрібно буде отримати додаткове фінансування на закупівлю відповідного товару.
Ураховуючи поняття «предмет закупівлі», такий предмет закупівлі (у новоствореному чи відредагованому рядку річного плану) у вищевказаних випадках вважатиметься новим предметом договору і новим предметом закупівель.
Тому вид закупівлі для такого предмету закупівлі повинен визначатись замовником з урахуванням вартісних меж визначених Законом та з урахуванням категорії замовника з публічних закупівель.
