У процесі закупівельної діяльності накопичується чимало документів. Важливо знати, як та скільки часу потрібно їх зберігати. До того ж варто з’ясувати, як правильно вилучити ті, строк зберігання яких добіг свого кінця
Спершу зазначимо, що згідно з абзацом 16 статті 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII (далі — Закон № 3814) кожна юридична особа мусить мати систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Тобто — номенклатуру справ. Відповідно до неї документи зберігають за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах установи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів установи.
За зберігання документів з питань закупівель відповідає тендерний комітет або уповноважена особа (особи). Це визначено у частині 3 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VІІІ. Також зберігання документів з питань публічних закупівель забезпечує й секретар тендерного комітету (п. 2.12 Примірного положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб), затвердженого наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 № 557).
Документи з питань публічних закупівель зберігають в організаціях, у діяльності яких ці документи створені, переважно три роки. Утім, цей термін зберігання вважають закінченим лише за умови перевірки відповідними державними органами. Документи (висновки, акти, довідки, листи, техніко-економічні обгрунтування) про доцільність закупівлі імпортної продукції та матеріалів в організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, зберігають 10 років та проводять експертизу цінності цих документів. Пропозиції щодо продажу та закупівлі ліцензій за кордоном — 5 років. Це визначено у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік).
Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку). До того ж у статті 3 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV визначено, що відносини, пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються, зокрема, Законом № 3814.
Тепер перейдемо до питання вилучення документів, якщо їх строк зберігання закінчився.
Окремі службові документи (зокрема, й документи з питань закупівель), які установа створює у процесi своєї дiяльностi чи отримує від інших установ, після закiнчення строкiв їх зберiгання слід знищити.
Аби виявити документи, у яких закінчився строк тимчасового зберігання, в архіві установи проводять експертизу цінності документів (п. 14 гл. 2 розд. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила зберігання документів).
Варто зазначити, що під проведенням експертизи цінності документів в установі розуміють всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду (НАФ) або вилучення з нього, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.
Як випливає з пункту 3 глави 2 розділу V Правил зберігання документів, пiд час проведення експертизи цiнностi документiв вирiзняють чотири групи справ (що їх формують із виконаних документів):
постiйного зберiгання;
тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання;
тимчасового зберiгання (до 10 рокiв включно);
тi, що пiдлягають знищенню у зв’язку iз закiнченням строкiв їх зберiгання.
Строк зберiгання документiв обчислюють з 1 сiчня року, наступного за роком закiнчення справи (п. 4 гл. 2 розд. V Правил зберігання документів). Наприклад, обчислення строку зберiгання справ, завершених у 2016 роцi, починається з 1 сiчня 2017 року.
Якщо перiод зберiгання службових документів, установлений законодавством, закінчився, установа може знищити їх, наприклад, реалізувавши як вторинну сировину (макулатуру). Утім, для цього її спочатку потрібно оприбуткувати, а після реалізації організації із заготівлі вторинної сировини (далі — заготівельник) — відобразити у бухобліку її вибуття.
На підставі поданих структурними підрозділами установи переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі — Акт).
Акт складають у двох примірниках, як правило, на справи всієї установи. Форма Акта наведена в додатку 15 до Правил зберігання документів (п. 1 гл. 3 розд. V Правил зберігання документів).
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється
Відповідно до пункту 5 глави третьої розділу V Правил зберігання документів у разі внесення до Акта первинної фінансової та бухгалтерської документації органи виконавчої влади, державні фонди, бюджетні органiзацiї, суб’єкти господарювання державного сектору економiки, пiдприємства та органiзацiї, якi отримували кошти з бюджетiв усiх рiвнiв та державних фондiв або використовували державне чи комунальне майно, додають довідку про ревізію, проведену органами державної контрольно-ревізійної служби (наразі аудиторської служби) за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності.
Варто також пам’ятати і про правила поводження з документами з грифом «Для службового користування». Як зобов’язує пункт 52 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою КМУ від 27.11.1998 № 1893, відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом «Для службового користування» перед здаванням на переробку як макулатура слід в обов’язковому порядку подрібнювати до стану, що унеможливлює їх прочитання. За наявності таких документів в Акті додатково роблять запис про їх подрібнення.
Погоджений (схвалений) Акт затверджує керівник установи (п. 6 гл. 3 розд. V Правил зберігання документів). Лише після цього установа має право знищити документи, тобто передати їх як макулатуру заготівельнику.
