Коло замовників постійно розширюється. Вчитися самостійно проводити закупівлі доводиться наразі окремим навчальним та медичним закладам. Збільшиться кількість замовників в електронній системі і через зміни, що готує нам законопроект № 8265. Адже він знизить межі для допорогових закупівель. Що робити тим, хто до цього часу активно не використовував ProZorro? Вчитися за нашими порадами
Всі новачки у сфері закупівель обов’язково мусять пройти нелегкий шлях — від створення тендерного комітету (ТК) до першого укладеного договору за результатами торгів. Інші замовники його вже здолали, і успішно. Їх приклад слугуватиме чудовою мотивацією!
А щоб цей процес відбувся швидко, безболісно та в межах законодавства — врахуйте наші відповіді на головні запитання і дослухайтеся практичних порад.
Запитання перше. Хто проводитиме закупівлі
Закон дозволяє замовникові для організації та проведення процедур закупівель утворити ТК або ж визначити уповноважену особу (ст. 11 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII; далі — Закон № 922).
До складу тендерного комітету входять службові, посадові та інші особи замовника. Тобто членом ТК може бути будь-який штатний працівник. Наприклад, із юридичної, бухгалтерської служб, служби господарського забезпечення.
ТК не є структурним підрозділом замовника. Роботу членів ТК замовник оплачує з огляду на можливості фонду оплати праці та умови колективного договору. Так, в межах наявних коштів на оплату праці керівник замовника може встановити членам ТК надбавку за складність, напруженість в роботі в підвищеному розмірі. Або ж — преміювати їх.
Уповноважена особа виконує свою роботу відповідно до наказу замовника або трудового договору, контракту. Замовник може визначити одну або декілька уповноважених осіб — все залежатиме від обсягів закупівель. І якщо уповноважених осіб у замовника працюватиме декілька, він може створити окремий структурний підрозділ.
Роботу уповноважених осіб замовник оплачує, як того вимагають законодавство, генеральна, галузеві, регіональні угоди, колективні договори. Тобто у наказі замовника визначають розмір їхньої заробітної плати.
Тож замовник має обрати, хто проводитиме для нього закупівлі — тендерний комітет чи уповноважена особа. І урегулювати їхню роботу.
Якщо ви зупинили свій вибір на ТК, дійте за алгоритмом.
КРОК 1. Створіть ТК
Мінекономрозвитку наказом від 30.03.2016 № 557 затвердило Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб). Використайте його, аби скласти власне.
Затверджуйте власне Положення про тендерний комітет, з огляду на такі правила.
Після того, як Положення про тендерний комітет складене, його затверджує своїм наказом керівник замовника.
КРОК 2. Визначте, як проходитимуть засідання ТК
Чіткого окремого графіка засідань ТК складати не потрібно. Засідання комітету скликає голова ТК у разі потреби.
Перелік питань, які має розглянути ТК на своєму засіданні, та порядок денний доводять до відома членів ТК до початку засідання.
Тендерний комітет затверджує свої рішення за правилами. Наведемо їх.
КРОК 3. Розкажіть членам ТК про відповідальність
У процесі роботи голова ТК, секретар та інші члени комітету несуть відповідальність за:
- планування закупівель, складання та затвердження річного плану закупівель;
- вибір процедури закупівлі та її проведення;
- забезпечення рівних умов для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця;
- забезпечення складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом № 922;
- забезпечення оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель за Законом № 922;
- надання роз’яснення особам, що виявили намір взяти участь у процедурі закупівель, щодо змісту тендерної документації. Звичайно, якщо вони отримали такі запити;
- інші дії, передбачені Законом № 922.
За порушення вимог, установлених Законом № 922 та нормативно-правовими актами, розробленими відповідно до цього Закону, члени ТК відповідають згідно із законами України (ч. 1 ст. 38 Закону № 922).
Ба більше! За виконання покладених на ТК функцій персонально відповідає голова комітету. А за повноту та достовірність інформації, що оприлюднюється для загального доступу на веб-порталі уповноваженого органу з питань закупівель, — відповідає не лише голова ТК, а й секретар.
Запитання друге. Коли і як планувати закупівлі
Коли замовник впорався із оформленням документів і затвердив склад ТК, час перейти до наступного етапу — планування закупівель.
І тут є перша засторога. Стаття 4 Закону № 922 визначає, що замовники проводять закупівлю відповідно до річного плану. Річний план, додаток до річного плану та зміни до них оприлюднюють на ProZorro протягом п’яти днів з дня затвердження.
Здавалося б, п’ять днів — достатній термін, щоб розмістити власний річний план в Prozorro. Але якщо це новий замовник, який ще не зареєструвався на жодному авторизованому електронному майданчику, ця дія займе трохи часу. Адже потребує письмового договору про використання системи електронних закупівель.
КРОК 4. Оберіть майданчик
Зазвичай процес укладання договору такий.
Фахівці майданчика пропонують замовнику:
- скачати проект договору у форматі .doc (.docx);
- заповнити необхідні поля з власного боку;
- підписати і проставити печатку установи;
- вислати два заповнених примірники на адресу електронного майданчика.
Після того як оператор електронної системи отримає договір від замовника, він завізує його зі свого боку, зареєструє та надішле примірник замовнику. І лише потім — активує можливість проводити процедури закупівель та користуватися іншим функціоналом електронної системи.
Тому чергові поради.
КРОК 5. Отримайте ЕЦП
Паралельно з реєстрацією на майданчику, виконайте ще одне важливе завдання. Отримайте електронний цифровий підпис (ЕЦП) для осіб, уповноважених оприлюднювати інформацію на ProZorro. Це передусім голова та секретар ТК.
Проаналізуйте, хто у вашому регіоні надає послуги з отримання ЕЦП. Уважно прочитайте вимоги до документів, які слід надати від установи.
І знову порада. Отримайте ЕЦП до оголошення процедур.
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
Запитання третє. Як визначати предмет закупівлі
Справді, правильно визначити предмет закупівлі — одне з найголовніших завдань ТК, коли той затверджуватиме річний план закупівель.
Порядок визначення предмета закупівлі Мінекономрозвитку затвердило наказом від 17.03.2016 № 454. Ним і користуйтеся.
Замовник визначає предмет закупівлі товарів і послуг:
• згідно з пунктами 17 і 32 частини першої статті 1 Закону № 922;
• на основі національного класифікатора України ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник», затвердженого наказом Мінекономрозвитку від 23.12.2015 № 1749 (далі — ДК 021:2015);
• за показником четвертої цифри основного словника із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги».
(абз. 2 п. 1 розділу ІІ Порядку № 454)
Тобто всі товари, послуги, які плануєте закуповувати протягом року, віднесіть до груп, сформованих за четвертим знаком ДК 021:2015. Саме таку групу товарів, послуг Закон № 922 розцінює як предмет закупівлі, до якого замовник застосовує норми Закону № 922, якщо його вартість дорівнює або перевищує 200 тис. грн.
Наведемо приклад. Замовник запланував закупівлі флеш-пам’яті (код ДК 021:2015 — 30234600-4), лазерних принтерів (код ДК 021:2015 — 30232110-8) та веб-камер (код ДК 021:2015 — 30237240-3). Усім цим закупівлям в річному плані він присвоює код 30230000-0 «Комп’ютерне обладнання». У разі, якщо загальний обсяг таких закупівель на рік за цією категорією перевищив 200 тис. грн — застосовує процедуру відкритих торгів.
Якщо члени ТК не розібралися, як відносити той чи той товар до відповідного коду ДК 021:2015, рекомендуємо зручний інструмент. Це «Пошук CPV-кодів та постачальників в Prozorro за описом товару». Його розробили фахівці Центру вдосконалення закупівель Київської школи економіки для визначення кодів ДК 021:2015.
Як заповнювати інформацію про предмет закупівлі в ЕСЗ
Знайдіть його за посиланням — cep.kse.org.ua/cpvtool/index.html. Він дає змогу проаналізувати, до якого коду відносили свій товар інші замовники, наводить посилання на кожен тендер та ранжує проведені тендери за власними індикаторами (див. рис.).
Запитання четверте. Як ТК формує річний план
Коли ТК визначив предмети закупівлі та їх очікувану вартість, обрав процедури закупівлі для кожного окремого предмета закупівель, він формує річний план закупівель. Далі — затверджує його на своєму засіданні протоколом і заповнює форму річного плану в електронній системі закупівель.
Замовники формують річний план закупівель за формою, затвердженою наказом Мінекономрозвитку від 22.03.2016 № 490.
Ці дії завершують юридичні процедури, обов’язкові на етапі створення ТК та планування закупівель на рік.
Запитання п’яте. Як складати тендерну документацію
Якісна тендерна документація — важливий чинник успішного завершення торгів.
Тож перед тим, як оголосити торги, проведіть внутрішню роботу. Тендерна документація має задовольняти саме вашу потребу в предметі закупівель.
Формуйте її виважено, без дискримінації та зайвих вимог. Допоможуть у цьому прості, але дієві правила.
Юридичні особливості оголошення процедури закупівель — тема окремої статті. Наразі ж лише зауважимо, що технічна частина оголошення торгів різниться на кожному окремому майданчику. Тому перегляньте матеріали, які викладають оператори майданчиків для навчання.
