Замовник може вимагати комерційну пропозицію в тендерній документації або ж звернутися до постачальника із запитом для дослідження ринку. Тож можемо дати два визначення комерційній пропозиції залежно від контексту.
Комерційна пропозиція на тендер — це лист із ціною, який учасник подає разом зі своєю тендерною пропозицією.
Комерційна пропозиція — це відповідь на запит цінової пропозиції, який замовник може надсилати під час аналізу ринку — ще до оголошення закупівлі.
Зверніть увагу! Замовник має право звертатися до потенційних постачальників із проханням надати орієнтовні ціни під час аналізу ринку (п. 1 розділу І Наказу № 275)
В такому випадку учасник не зобов’язаний надавати комерційну пропозицію у відповідь на запит. Водночас це можливість продемонструвати зацікавленість і вплинути на умови майбутньої закупівлі. Якщо постачальник не планує надсилати пропозицію, бажано повідомити про це замовника, щоб підтримати діловий стиль комунікації.
Для того щоб підготуватися до закупівлі, замовники орієнтуються на:
середню арифметичну з кількох комерційних пропозицій;
вартість одиниці товару чи послуги;
повноту інформації, особливо щодо технічних характеристик;
достовірність джерела — чи справді потенційний постачальник працює на ринку.
Комерційну пропозицію на цьому етапі не публікують у системі Prozorro, адже вона не є частиною тендерної процедури.
Комерційна пропозиція на товари та послуги: як скласти
Законодавство не встановлює чітких вимог до форми комерційної пропозиції. Основне завдання документа — надати замовнику дані для розрахунку ціни закупівлі. Тому чим чіткіше потенційний постачальник сформулює відповідь — тим більше шансів, що його пропозицію врахують.
У комерційній пропозиції варто зазначити:
повне найменування підприємства та його реквізити;
назву та опис товару або послуги;
одиницю виміру (якщо йдеться про товар);
ціну за одиницю або орієнтовну вартість усієї партії;
податкові умови (з ПДВ або без нього);
строки постачання чи виконання робіт (за можливості);
додаткові умови (оплата, доставка, гарантії тощо).
Поширені помилки в комерційних пропозиціях:
неповний або загальний опис товару (наприклад, лише назва);
не вказано, чи ціна включає ПДВ;
не зазначено умови оплати чи доставки;
відсутні контактні дані;
документ без дати, підпису чи оформлення на бланку (якщо це передбачав запит);
незручний для читання або друку формат.
Комерційну пропозицію зазвичай оформлюють на фірмовому бланку, а підписує її уповноважена особа. Відповідь на запит надають у паперовому або електронному вигляді залежно від того, як замовник сформулював звернення.
