експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Розглянемо, в яких випадках замовники можуть використовувати спрощену закупівлю, коли діють Особливості № 1178. Та окреслимо етапи спрощеної закупівлі в умовах воєнного стану
У період дії воєнного стану спрощена закупівля Особливостями № 1178 не передбачена, однак можемо зустріти її в електронній системі закупівель. Розглянемо хто і коли проводить спрощену закупівлю?
Коли проводити спрощену закупівлю
Відповідно до п. 11 Особливостей № 1178 для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів.
Адміністратором електронної системи закупівель – це юридична особа, визначена повноваженим органом відповідальною за забезпечення функціонування та наповнення веб-порталу уповноваженого органу (абз. 3 п. 2 Порядку функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації електронних майданчиків, затвердженого постановою від 24.02.2016 № 166).
Відповідно до Наказу Мінекономіки від 07.04.2020 № 648 «Про веб-портал Уповноваженого органу з питань закупівель» ДП «Прозорро» визначене відповідальним за забезпечення функціонування та наповнення веб-порталу.
Наказом ДП «Прозорро» від 20.10.2022 № 25 затверджено «Інструкцію про порядок використання електронної системи закупівель у разі здійснення закупівель вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в особливостях здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування та зупинення дії наказу ДП «ПРОЗОРРО» від 19.03.2019 року № 10 (зі змінами) (далі – Інструкція)
Ця Інструкція визначає порядок використання електронної системи закупівель (далі – ЕСЗ) під час здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в Особливостях здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених Постановою Кабінету Міністрів від 12 жовтня 2022 р. № 1178 (далі – Особливості закупівель), з метою відбору постачальника товару (товарів), надавача послуги (послуг) та виконавця робіт для укладення договору, або оприлюднення звіту про укладені договори в системі електронних закупівель відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без її використання.
Алгоритм закупівлі у порядку, аналогічному спрощеній закупівлі
Відповідно до розділу ІІ Інструкції замовники у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує суму, що встановлена в Особливостях № 1178 закупівель, а також незамовники в розумінні цього ж Закону при закупівлях на будь-які суми для вибору постачальника товарів, надавала послуг чи виконавця робіт можуть використовувати електронну систему закупівель шляхом здійснення закупівель через електронний каталог, у порядку, визначеному законодавством, та/або шляхом здійснення закупівель у порядку, аналогічному до порядку проведення спрощених закупівель, визначеному згідно зі статтею 14 Закону, виключно в частині оголошення, подання пропозицій, звернення за роз’ясненням, звернення з вимогою про усунення порушень, надання відповідей, оцінки, розгляду, відхилення пропозицій, визначення переможця, відміни закупівлі.
Під час проведення закупівлі у порядку, аналогічному до порядку проведення спрощених закупівель, розгляд пропозицій відбувається відповідно до пунктів 11,12 статті 14 Закону із урахуванням положень пункту З Розділу II цієї Інструкції.
Вагомою відмінністю застосування спрощеної закупівлі відповідно до Інструкції є можливість при її проведення надавати учасникам 24 год на виправлення невідповідностей.
Інструкція передбачає, що якщо замовником під час розгляду пропозиції учасника закупівлі, виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у пропозиції та/або подання яких передбачалося умовами, визначеними в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, він розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі пропозиції та/або подання яких вимагається умовами, визначеними в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, розуміється у тому числі відсутність у складі пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається умовами, визначеними в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, (крім випадків відсутності забезпечення пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником закупівлі у складі його пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі пропозиції.
Спрощена закупівля для державних замовників у сфері оборони
Відповідно до п. 8 Особливостей здійснення оборонних закупівель на період дії правового режиму воєнного стану, затверджених постановою КМУ від 11.11.2022 № 1275 Державні замовники здійснюють оборонні закупівлі:
товарів і послуг оборонного призначення, інших товарів і послуг для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони, вартість яких дорівнює або перевищує 200 тис. гривень,
робіт оборонного призначення та робіт для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони у разі, коли їх вартість дорівнює або перевищує 1,5 млн. гривень (крім закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення, що становлять державну таємницю, а також закупівлі озброєння, військової і спеціальної техніки, боєприпасів та їх складових частин та послуг із розроблення, ремонту, модернізації озброєння, військової і спеціальної техніки, боєприпасів та їх складових частин, товарів, робіт і послуг для будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд),
в електронній системі закупівель в один із таких способів, зокрема у порядку проведення спрощених закупівель, визначених Законом № 922, з урахуванням положень, визначених цими особливостями.
Основною особливістю застосування спрощених закупівель для оборонних закупівель також є можливість надавати учасникам 24 год на виправлення невідповідностей, однак у дещо іншому порядку ніж це передбачено Інструкцією.
У разі проведення закупівлі в порядку проведення спрощених закупівель, визначених Законом № 922, державний замовник під час розгляду пропозиції учасника спрощеної закупівлі у разі виявлення невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником спрощеної закупівлі у складі пропозиції та/або подання яких вимагалося оголошенням про проведення спрощеної закупівлі, повинен розмістити у строк, який не може бути меншим, ніж два робочих дні до закінчення строку розгляду пропозицій, повідомлення з вимогою виправити невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником спрощеної закупівлі у його пропозиції, шляхом завантаження через електронну систему закупівель уточнених або нових документів в електронній системі закупівель протягом 24 годин з моменту розміщення державним замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником спрощених закупівель у складі пропозиції та/або подання яких вимагається оголошенням про проведення спрощеної закупівлі, слід розуміти невідповідність інформації та/або документів у значенні, наведеному в пункті 43 Особливостей № 1178.
Державний замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника спрощеної закупівлі більш як один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником спрощеної закупівлі у складі пропозиції.
Державний замовник відхиляє пропозицію учасника спрощеної закупівлі у разі, коли учасник спрощеної закупівлі не виправив виявлені державним замовником після розкриття пропозицій невідповідності в інформації та/або документах, що подані ним у складі своєї пропозиції, та/або змінив предмет закупівлі (його найменування, марку, модель тощо) під час виправлення виявлених державним замовником невідповідностей протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей.
Коли можна виправити помилку в ЕСЗ, а коли ліпше відмінити закупівлю
Порядок проведення спрощеної закупівлі встановлено статтею 14 Закону № 922.
Спрощена закупівля складається з таких послідовних етапів:
1) оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі;
2) уточнення інформації, зазначеної замовником в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі;
3) подання пропозицій учасниками;
4) проведення електронного аукціону відповідно до статті 30 цього Закону;
5) розгляд на відповідність умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі та вимогам до предмета закупівлі, пропозиції учасника;
6) визначення переможця спрощеної закупівлі та укладення договору про закупівлю;
7) розміщення звіту про результати проведення закупівлі відповідно до статті 19 цього Закону.
Етап 1 – оголошення про спрощену закупівлю
Особливістю проведення спрощеної закупівлі є те, що вона не передбачає створення тендерної документації. Всі вимоги спрощеної закупівлі закладаються в оголошення.
В оголошенні про проведення спрощеної закупівлі обов’язково зазначаються:
найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
інформація про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі;
кількість та місце поставки товарів або обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;
строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
умови оплати;
очікувана вартість предмета закупівлі;
період уточнення інформації про закупівлю (не менше трьох робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі в електронній системі закупівель);
кінцевий строк подання пропозицій (строк для подання пропозицій не може бути менше ніж два робочі дні з дня закінчення періоду уточнення інформації про закупівлю);
перелік критеріїв та методика оцінки пропозицій із зазначенням питомої ваги критеріїв;
розмір та умови надання забезпечення пропозицій учасників (якщо замовник вимагає його надати);
розмір та умови надання забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає його надати);
розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону в межах від 0,5 відсотка до 3 відсотків або в грошових одиницях очікуваної вартості закупівлі.
Також, в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі може зазначатися інша інформація.
При цьому, вимоги до предмета закупівлі, визначені замовником, можуть зазначатися шляхом завантаження окремих файлів до оголошення про проведення спрощеної закупівлі або в електронній формі з окремими полями в електронній системі закупівель.
Ще однією особливістю проведення спрощеної закупівлі є можливість не зазначати словов «еквівалент» посилаючись на конкретний товар.
У вимогах до предмета закупівлі, що містять посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника, замовник може вказати, які аналоги та/або еквіваленти приймаються у пропозиціях учасників.
«Може» це право замовника.
При цьому, оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимоги до предмета закупівлі не повинні містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників.
Спрощена закупівля як відкриті торги може містити вимоги щодо надання забезпечення пропозиції. Вони встановлюються відповідно до статті 25 Закону № 922 та забезпечення виконання договору про закупівлю відповідно до статті 27 Закону № 922.
Етап 2 – період уточнень
У період уточнення інформації учасники спрощеної закупівлі мають право звернутися до замовника через електронну систему закупівель за роз’ясненням щодо інформації, зазначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, щодо вимог до предмета закупівлі та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення спрощеної закупівлі.
Усі звернення за роз’ясненнями, звернення з вимогою щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника.
Замовник протягом одного робочого дня з дня їх оприлюднення зобов’язаний надати роз’яснення на звернення учасників спрощеної закупівлі, які оприлюднюються в електронній системі закупівель, та/або внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі, та/або вимог до предмета закупівлі.
У разі внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі строк для подання пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель не менше ніж на два робочі дні.
Замовник має право з власної ініціативи внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі та/або вимог до предмета закупівлі, але до початку строку подання пропозицій. Зміни, що вносяться замовником, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції документів.
Етап 3 - подання пропозицій учасниками
Пропозиції подаються учасниками після закінчення строку періоду уточнення інформації, зазначеної замовником в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі. Подаються вони в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну та інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), та шляхом завантаження необхідних документів через електронну систему закупівель, що підтверджують відповідність вимогам, визначеним замовником.
Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення учаснику про отримання його пропозиції із зазначенням дати та часу.
Кожен учасник має право подати лише одну пропозицію, у тому числі до визначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі частини предмета закупівлі (лота).
Пропозиції учасників, подані після закінчення строку їх подання, електронною системою закупівель не приймаються.
Учасник має право внести зміни або відкликати свою пропозицію до закінчення строку її подання без втрати свого забезпечення пропозиції.
Такі зміни або заява про відкликання пропозиції враховуються, якщо вони отримані електронною системою закупівель до закінчення строку подання пропозицій.
Для проведення спрощеної закупівлі із застосуванням електронного аукціону має бути подано не менше двох пропозицій.
У разі якщо була подана одна пропозиція, електронна система закупівель після закінчення строку подання пропозицій автоматично переходить до етапу розгляду на відповідність умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі пропозиції учасника.
Таким чином, спрощена закупівля відбудеться і замовник зможе визначити її переможця, навіть, якщо тендерну пропозицію подасть один учасник.
Етап 5 – розгляд пропозицій
Розкриття пропозицій у спрощеній закупівлі відбувається аналогічно тому як і у відкритих торгах, зокрема у порядку, передбаченому абзацами першим і другим частини першої статті 28 Закону № 922.
Замовник розглядає на відповідність умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі пропозицію учасника, яка за результатами електронного аукціону (у разі його проведення) визначена найбільш економічно вигідною.
Строк розгляду найбільш економічно вигідної пропозиції не повинен перевищувати п’ять робочих днів з дня завершення електронного аукціону. Закон не передбачає можливості продовжувати зазначений строк.
У разі відхилення найбільш економічно вигідної пропозиції відповідно до частини тринадцятої цієї статті замовник розглядає наступну пропозицію учасника, який за результатами оцінки надав наступну найбільш економічно вигідну пропозицію.
Наступна найбільш економічно вигідна пропозиція визначається електронною системою закупівель автоматично.
Нагадаємо! Саме на цьому етапі у період дії воєнного стану у спрощеній закупівлі передбачено надавати учасникам 24 год на виправлення невідповідностей у їх пропозиції.
Втім, замовник відхиляє пропозицію в разі, якщо:
1) пропозиція учасника не відповідає умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі;
2) учасник не надав забезпечення пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;
3) учасник, який визначений переможцем спрощеної закупівлі, відмовився від укладення договору про закупівлю;
4) якщо учасник протягом одного року до дати оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі відмовився від підписання договору про закупівлю більше двох разів із замовником, який проводить таку спрощену закупівлю.
Також замовник відхиляє пропозицію якщо учасник не виправив виявлені замовником невідповідності протягом наданих йому 24 год.
Інформація про відхилення пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель та автоматично надсилається учаснику, пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель.
При цьому, учасник, пропозиція якого відхилена, може звернутися до замовника з вимогою надати додаткову аргументацію щодо причин невідповідності його пропозиції умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі.
Не пізніше ніж через три робочих дні з дня надходження такого звернення через електронну систему закупівель замовник зобов’язаний надати йому відповідь.
Етап 6 - визначення переможця спрощеної закупівлі
За результатами оцінки та розгляду пропозиції замовник визначає переможця.
Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю замовник оприлюднює в електронній системі закупівель.
Замовник може укласти договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем спрощеної закупівлі, на наступний день після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, але не пізніше ніж через 20 днів.
Договір про закупівлю укладається згідно з вимогами статті 41 Закону № 922.
Етап 7 - розміщення звіту про результати проведення закупівлі
Звіт про результати проведення закупівлі оприлюднюється у порядку, передбаченому статтями 10 і 19 Закону № 922.
Звіт про результати проведення закупівлі автоматично формується електронною системою закупівель та оприлюднюється протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю в електронній системі закупівель або відміни тендеру/спрощеної закупівлі, або визнання тендеру таким, що не відбувся.
Відміна спрощеної закупівлі
Замовник відміняє спрощену закупівлю в разі:
1) відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг;
2) неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства з питань публічних закупівель;
3) скорочення видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг.
Спрощена закупівля автоматично відміняється електронною системою закупівель у разі:
1) відхилення всіх пропозицій згідно з частиною 13 цієї статті;
2) відсутності пропозицій учасників для участі в ній.
Спрощена закупівля може бути відмінена частково (за лотом).
Повідомлення про відміну закупівлі оприлюднюється в електронній системі закупівель:
замовником протягом одного робочого дня з дня прийняття замовником відповідного рішення;
електронною системою закупівель протягом одного робочого дня з дня автоматичної відміни спрощеної закупівлі внаслідок відхилення всіх пропозицій згідно з частиною тринадцятою цієї статті або відсутності пропозицій учасників для участі у ній.
Повідомлення про відміну закупівлі автоматично надсилається всім учасникам електронною системою закупівель в день його оприлюднення.
Оскарження у спрощеній закупівлі
З метою захисту своїх прав та охоронюваних законом інтересів учасник спрощеної закупівлі може звернутися до замовника та/або до органу, що здійснює контроль над замовником, або до суду.
Рішення та дії замовника можуть бути оскаржені учасником спрощеної закупівлі у судовому порядку.
Орган оскарження, що визначений у статті 18 Закону № 922, скарги у спрощених закупівлях не розглядає.
