експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Планирование закупок – это ответственное дело. При планировании закупок на 2023 год заказчику следует помнить, что это ответственность не только уполномоченного лица. Разъясняем, как следует организовать планирование закупок на предприятии, чтобы обеспечить слаженное взаимодействие работников
Уполномоченное лицо заказчика, несущее ответственность за подготовку годового плана, должно владеть всей необходимой информацией, чтобы грамотно запланировать закупки. Именно благодаря этому можно:
заранее объявить процедуру закупки и привлечь к участию в торгах больше потенциальных участников.
Годовое планирование – это довольно сложная задача, требующая слаженного взаимодействия всех подразделений. Итак, воспользуйтесь экспертными советами, которые помогут упростить этот процесс.
Уполномоченное лицо (УО) обобщает проект годового плана закупок, одобряет и обнародует его в электронной системе закупок. УО не обязана, хоть и может это делать:
определять потребность в товарах, работах или услугах;
производить проверку складских остатков;
мониторить ожидаемую стоимость предмета закупки.
Эти три задачи должны выполнить инициаторы закупки.
Чтобы организовать процесс планирования и формирования годового плана закупок в соответствии с предписаниями Закона № 922 с учетом Особенностей, целесообразно ввести некоторые документы.
Во-первых, заказчику необходимо утвердить положение или положение/порядок организации и проведения закупок и их дальнейшее проведение (далее — Порядок планирования закупок).
Все закупки начинает заинтересованный в них инициатор. Он должен взять на себя ответственность за своевременность предоставления информации в закупочное подразделение. В основном тендерщиков не привлекают к формированию бюджета, поэтому они могут получать сведения о запланированных расходах не полностью или с задержкой.
Обратите внимание на образец, который пригодится в работе:
Таким образом, в начале планирования закупок в 2023 году инициатор должен понимать, к кому обращаться, когда у него возникла необходимость. В то же время тендерщик, занимающийся непосредственно проведением закупок у заказчика, должен знать точную информацию относительно предмета закупки, его качества, сроков проведения закупки.
Именно для того чтобы согласовать их действия, заказчику следует утвердить Порядок планирования закупок. Благодаря этому документу устанавливают единые правила взаимодействия в организации. Порядок поможет предотвратить переложение ответственности, задержку или срыв закупок со стороны участников закупочного процесса.
Делаем вывод: во избежание трудностей с планированием закупок закрепите необходимые положения в Порядке планирования закупок.
лиц, отвечающих за подготовку заявок к годовому плану;
срок, в течение которого они должны предоставить уполномоченному лицу внутренние заявки.
Благодаря этому документу вы избежите беспорядка в процессе годового планирования.
Как оптимизировать сбор информации, чтобы урегулировать порядок планирования закупок
Заказчику следует учесть некоторые тонкости планирования закупочной деятельности.
УО начинает формировать годовой план закупок после получения всех заявок к нему. Виды закупок и сроки их проведения УО определяет из этих заявок.
Особенности предполагают, что запланированную закупку следует добавить к годовому плану закупок заказчика в соответствии со статьей 4 Закона № 922.
Часть 2 статьи 4 Закона № 922 регламентирует, какую обязательную информацию необходимо указывать в годовом плане. Такие сведения следует указать во внутренней заявке на проведение закупки, что ответственные лица предоставляют УО.
Учтите, что для создания и согласования заявки понадобится определенное время — как правило, не менее недели.
Для оптимизации сбора информации введите единую форму, благодаря которой инициаторы закупок будут предоставлять информацию о включении закупок в годовой план. Такие действия помогут ускорить их проработку.
Есть смысл разделить ответственность с инициаторами закупок и определить срок подачи предложений к годовому плану — допустим, 20 дней с момента утверждения бюджета.
Полезно также ориентироваться на информацию о суммах расходов по годовым закупочным планам за предыдущие годы. Иногда происходит так, что инициаторы закупок предоставляют сведения об ожидаемых расходах в полной мере — например, о необходимости только I квартала. Следствием может стать избегание открытых торгов, предусмотренных Законом № 922 с учетом Особенностей.
После сбора необходимой информации уполномоченное лицо начинает формирование годового плана. Для корректного составления сводного годового плана закупок в порядке планирования закупок следует конкретизировать требования к данным, которые готовят инициаторы закупки.
Учтите, что почти треть закупок отменяют из-за недостаточного количества участников, а это — прямое следствие плохой подготовки.
