Планирование закупок — это ответственное дело. При планировании закупок на следующий год заказчику следует помнить, что это ответственность не только уполномоченного лица. Разъясняем, как следует организовать планирование закупок на предприятии, чтобы обеспечить слаженное взаимодействие работников
Уполномоченное лицо заказчика, которое несет ответственность за подготовку годового плана, должно обладать всей необходимой информацией, чтобы грамотно запланировать закупки. Именно благодаря этому можно:
Годовое планирование — это достаточно сложная задача, требующая слаженного взаимодействия всех подразделений. Поэтому воспользуйтесь экспертными советами, которые помогут упростить этот процесс.
Планування закупівель на майданчику
Кто проводит планирование закупок на предприятии
Уполномоченное лицо обобщает проект годового плана закупок, утверждает и публикует его в электронной системе закупок. УЛ не обязано, хотя и может это делать:
Эти три задачи должны выполнить инициаторы закупки или другие ответственные за это направление лица
Какие документы нужны для планирования закупок
Планирование и проведение закупок связаны с финансированием, а именно — с формированием проекта финансового плана на предприятиях или сметы в бюджетных учреждениях.
Чтобы организовать процесс планирования и формирования годового плана закупок в соответствии с предписаниями Закона № 922 с учетом Особенностей, целесообразно ввести некоторые документы.
Во-первых, заказчику необходимо утвердить положение или положение/порядок организации и проведения закупок и их дальнейшего проведения (далее — Порядок планирования закупок).
Все закупки начинает заинтересованный в них инициатор. Он должен взять на себя ответственность за своевременность формирования потребности и представления информации в закупочное подразделение. В большинстве случаев закупщики не привлекаются к формированию бюджета, из-за чего они могут получать сведения о запланированных расходах не полностью или с задержкой.
Таким образом, в начале планирования закупок инициатор должен понимать, к кому обращаться, когда у него возникла потребность. В свою очередь, закупщик, занимающийся непосредственно проведением закупок у заказчика, должен знать точную информацию о предмете закупки, его качестве, сроках проведения закупки.
Именно для того, чтобы согласовать их действия, заказчику следует утвердить Порядок планирования закупок. Благодаря этому документу устанавливаются единые правила взаимодействия в организации. Порядок поможет предотвратить перекладывание ответственности, задержку или срыв закупки со стороны участников закупочного процесса.
Тимчасовий кошторис у замовника: як затверджувати річний план
Делаем вывод: чтобы избежать трудностей с планированием закупок, закрепите необходимые положения в Порядке планирования закупок.
Во-вторых, заказчику необходимо издать приказ о формировании годового закупочного плана.
В нем следует указать:
- лиц, ответственных за подготовку заявок к годовому плану;
- срок, в течение которого они должны предоставить уполномоченному лицу или другому лицу, определенному ответственным за составление годового плана закупок, внутренние заявки.
Благодаря этому документу вы избежите беспорядка в процессе годового планирования закупок за государственные средства.
Як оформлювати перелік документів та/або інформації, які подає учасник процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, та перелік документів та/або інформації, які подає переможець процедури закупівлі?
Как оптимизировать сбор информации, чтобы урегулировать порядок планирования закупок
Заказчику следует учесть некоторые тонкости планирования закупочной деятельности.
УЛ начинает формировать годовой план закупок после того, как получит все заявки к нему. Виды закупок и срок их проведения УЛ определяет на основании этих заявок.
Особенности предусматривают, что запланированную закупку нужно добавить в годовой план закупок заказчика в соответствии со статьей 4 Закона № 922.
Часть 2 статьи 4 Закона № 922 регламентирует, какую обязательную информацию необходимо указывать в годовом плане. Такие сведения следует указать во внутренней заявке на проведение закупки, предоставляемой ответственными лицами.
Учтите, что для создания и согласования заявки потребуется определенное время — как правило, не менее недели.
Для оптимизации сбора информации введите единую форму, благодаря которой инициаторы закупок будут предоставлять информацию о включении закупок в годовой план. Такие действия помогут ускорить их обработку.
Имеет смысл разделить ответственность с инициаторами закупок и определить срок подачи предложений в годовой план — допустим, 20 дней с момента утверждения бюджета, или, если у предприятия не утвержден финансовый план на следующий год, установить дату подачи информации.
Будет полезно также ориентироваться на информацию о суммах расходов из годовых закупочных планов за предыдущие годы. Иногда бывает так, что инициаторы закупок предоставляют сведения об ожидаемых расходах не в полной мере — например, о потребностях только I квартала. Следствием может стать избежание открытых торгов, предусмотренных Законом № 922 с учетом Особенностей.
Річний план: заповнюємо коди КПКВ, ТПКВКМБ та КАТОТТГ
После сбора необходимой информации уполномоченное лицо приступает к формированию годового плана. Для корректного составления сводного годового плана закупок в Порядке планирования закупок следует конкретизировать требования к данным, которые готовят инициаторы закупки.
Учтите, что почти треть закупок отменяют из-за недостаточного количества участников, а это — прямое следствие плохой подготовки.
