Приведем три главные функции дефектного акта в таблице:
Функция дефектного акта | Что такое дефектный акт |
Подтверждение потребности | ✔️Письменное подтверждение факта потребности в неотложном ремонте определенного объекта. Потребуется при проверке ГАСУ, чтобы подтвердить необходимость затрат на ремонт именно в проведенном объеме |
Определение масштабов ремонта и перечня необходимых мер | ✔️Основание для разработки сметной документации для проведения текущего ремонта. К примеру, расчеты в дефектном акте помогут принять решение: - провести срочный ремонт и экономить на закупке других предметов закупки;
- отложить ремонт на следующий год, вместе с тем провести ряд мероприятий, чтобы получить средства на такой ремонт.
|
Контроль списания товарно-материальных ценностей и объемов работ | ✔️Источник информации о количестве списанных на ремонт товаров и объемах выполненных работ |
Дефектный акт не является документом, на основании которого заказчик определяет окончательную стоимость ремонта. Он помогает просчитать затраты, но полный расчет стоимости ремонта определяется позже.
Как составить дефектный акт
Законодательство четко не регламентирует порядок составления дефектного акта, однако обычно его составляют на каждое основное средство или объект в отдельности. Так, для ремонта автомобиля составляется один дефектный акт, а для ремонта крыши – другой. В то же время, если ремонту подлежит помещение, например вестибюль, то можно составить один дефектный акт с соответствующими отдельными разделами: пол, потолок, стены, двери, окна и т.д.
Кто состовляет дефектный акт
Дефектный акт составляет не одно лицо, а назначаемая заказчиком комиссия — по приказу руководителя заведения. Обязательно требование — чтобы в такую комиссию входил специалист по обслуживанию основного средства. Для ремонтов авто нужно привлекать механика, для ремонта офисной техники – программиста, а для ремонта крыши, пола – лицо, имеющее знания в строительстве.
Если такого специалиста в учреждении нет, можно попробовать привлечь специалиста «со стороны». В этом случае следует поручить ему и разработку сметной документации.
Какую информацию написать в дефектном акте
Пример
Ремонт крыши, покрытый металлочерепицей
В дефектном акте указывайте, что нужна именно металлочерепица и ее объем в м2. Ведь, если указать количество в шт., можно просчитаться, потому что черепица бывает разных размеров.
Ремонт окна
В описательной части дайте характеристику такого окна. Например: «окно металлопластиковое 1,4 м*1,2 м», а в строке по измерению указать «шт.» и соответственно заполнить строку «количество».
Дефектный акт: образец заполнения
Обычно необходимую информацию о ремонте прописывают в дефектном акте посредством таблицы.
№ п/п | ориентир в масштабах ремонта |
Наименование работ/ Наименование затрат | подробное описание: - работ;
- товаров, которые будут использованы во время выполнения
|
Единица измерения | - «шт.», «м2», «м3», «кг» — количество материала, которое нужно использовать для выполнения работы, предоставление услуги
- «услуга» — количество работ, услуг (например, сварка, установка сантехники)
- «час» – количество времени для выполнения работы, услуги. Зависит от количества задействованных лиц. Ведь, чтобы установить окно, одному лицу нужно больше времени, чем двоим
|
Количество | сколько ресурсов нужно, чтобы выполнить ремонт |
Приметки | дополнительные сведения о ремонте. Например: - ФИО ответственного лица за ремонт
- отклонение от дефектного акта – «если не будет красной черепицы размером 25х36, то можно использовать зеленую размером 50х18, но в том же количестве в м2».
- необходимые материалы – «для окрашивания стены объемом 30 м2 нужно: краска белая 5 л, валик для окрашивания (ширина 15-20 см) – 1 шт.».
|
Следовательно, дефектный акт следует составлять в соответствии с потребностями учреждения. Ключевое условие – чтобы он содержал все необходимые сведения о расходах, которые понесет заведение при ремонте.
Форма дефектного акта
Дефектный акт обязательно составляется в письменной форме, где указывают данные и подписи всех ответственных лиц. Впрочем, если программное обеспечение учреждения позволяет создать дефектный акт в электронной форме, а у всех ответственных лиц есть ЭЦП, можно такой акт составить в электронной форме. Главное — соблюсти все предписания Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».
Что такое дефектный акт
Дефектный акт является сочетанием:
- описательно-буквенной части, где описан кто, когда, при каких обстоятельствах и в каком учреждении его составляет;
- таблицы, где описаны все необходимые меры по осуществлению ремонта;
- реквизиты лиц, такой акт составили (фамилии, имена, подписи).
Кто утверждает дефектный акт
Заказчик может разработать и утвердить свой вариант такого акта в зависимости от необходимости.
Обычно в правом верхнем углу указывается, что такой акт утвержден или приказом руководителя: "№ Х от 02.01.202Хр." (стандартная форма) или руководителем в определенную дату «01.04.2025». Второй вариант применяют, если в учреждении отсутствует утвержденный образец или особый ремонт требует составления специфического дефектного акта.
Необязательно составлять дефектный акт частично в табличной форме. Однако таблица облегчает восприятие информации. Одновременно, если для ремонта нужно совершить какое-то одно действие, то можно не формировать таблицу, а оформить следующее: «Замена системной платы WTX в количестве 1 шт. для компьютера ASUS, в течение 8 часов.
Кто подписывает дефектный акт
Также в дефектном акте следует указать лицо, такое акт составило. Впрочем, если все члены комиссии согласились с содержанием акта, можно просто указать их должности и поставить подписи, без расшифровки данных лица, фактически такой акт формировало.
Дефектный акт — образец
Держите под рукой пример заполнения дефектного акта в формате ворд, чтобы правильно составить документ.
Итак, чтобы провести ремонт, дефектный акт является важным документом, ведь позволяет понять приблизительные расходы учреждения на ремонт, а также позволяет уполномоченному лицу понять, какую процедуру закупок осуществлять и какие именно требования нужно ставить в тендерной документации.
Дефектный акт бланк — скачать
Скачайте форму дефектного акта на бланке
Скачать
