Коли УО варто скласти акт приймання-передавання документів
Акт приймання-передавання документів є документом, який підтверджує факт передачі документів від однієї особи до іншої.
За своє суттю, такий акт є документальним підтвердженням того, що певні документи дійсно були передані від однієї уповноваженої особи до іншої. Також його складання може убезпечити УО від деяких спірних ситуації, що можуть виникнути у майбутньому. Наприклад, з чиєї вини зник певний документ тощо.
Законодавством не встановлено обов’язкову чи типову форму акта приймання-передавання справ та документів. Але його примірну форму варто прописати у локальних документах замовника. Наприклад, затвердити Наказом типову форму (бланк) по закладу.
Складати акт приймання-передачі документів потрібно у письмовій формі, щонайменше у двох примірниках, кожен з яких залишається у тих осіб, що власне і здійснюють дію з приймання-передачі документів. Також факт складання акту приймання-передачі документів слід підписати комісії, члени якої перевірять, чи дійсно всі вказані документи були передані.
Такий акт варто складати у кожному випадку передачі справ іншій особі:
у разі звільнення УО;
у разі передачі частини обов’язків УО новій УО (в цьому випадку передаються документи, що пов’язані з діяльністю нової УО);
В залежності від порядку діловодства у замовника, акт приймання-передачі документів може мати різний вигляд. Втім, здається найзручнішим підшивати всі документи по кожній окремій закупівлі у окрему теку. Скачайте шаблон акта прийому передачі документів, щоб адаптувати його під свою організацію:
