Коли УО варто скласти акт приймання-передавання документів
Акт приймання-передавання справ та документів є документом, який підтверджує факт передачі документів від однієї особи до іншої. Акт приймання передавання документів фіксує не лише сам факт передачі, а й склад документів, відповідальних осіб та дату, з якої інша особа приймає справи.
За своє суттю, такий акт є документальним підтвердженням того, що певні документи дійсно були передані від однієї уповноваженої особи до іншої. Також його складання може убезпечити УО від деяких спірних ситуації, що можуть виникнути у майбутньому. Акт прийманняпередавання справ та документів варто оформлювати так, щоб у разі перевірки було зрозуміло, які закупівельні матеріали та за який період передали новій відповідальній особі. Наприклад, з чиєї вини зник певний документ тощо.
Законодавством не встановлено обов’язкову чи типову форму акта приймання-передавання справ та документів. Зразок акту прийому передачі документів допоможе замовнику визначити структуру документа, перелік реквізитів і порядок фіксації переданих закупівельних матеріалів. Але його примірну форму варто прописати у локальних документах замовника. Наприклад, затвердити Наказом типову форму (бланк) по закладу.
Складати акт приймання-передачі документів потрібно у письмовій формі, щонайменше у двох примірниках, кожен з яких залишається у тих осіб, що власне і здійснюють дію з приймання-передачі документів. Також факт складання акту приймання-передачі документів слід підписати комісії, члени якої перевірять, чи дійсно всі вказані документи були передані. Акт прийманняпередавання справ та документів доцільно погодити з членами комісії, які можуть підтвердити наявність документів і відсутність зауважень до їх передачі.
Акт приймання передавання документів особливо важливий у ситуаціях, коли змінюється уповноважена особа або частина закупівельних обов’язків переходить до іншого працівника.
Такий акт варто складати у кожному випадку передачі справ іншій особі:
у разі звільнення УО;
у разі передачі частини обов’язків УО новій УО (в цьому випадку передаються документи, що пов’язані з діяльністю нової УО);
В залежності від порядку діловодства у замовника, акт приймання-передачі документів може мати різний вигляд. Втім, здається найзручнішим підшивати всі документи по кожній окремій закупівлі у окрему теку. Зразок аку прийому передачі документів варто доповнити переліком справ, датами їх створення, кількістю аркушів та підписами осіб, які передають і приймають документи. Скачайте шаблон акта прийому передачі документів, щоб адаптувати його під свою організацію:
