Наведемо три основні функції дефектного акту у таблиці:
Функція дефектного акту | Що таке дефектний акт |
Підтвердження потреби | ✔️Письмове підтвердження факту потреби у нагальному ремонту певного об’єкта. Знадобиться під час перевірки ДАСУ, щоб підтвердити необхідність витрат на ремонт саме у проведеному обсязі |
Визначення масштабів ремонту та переліку необхідних заходів | ✔️Підстава для розробки кошторисної документації для проведення поточного ремонту. Наприклад, розрахунки в дефектному акті допоможуть прийняти рішення: - провести нагальний ремонт та економити на закупівлі інших предметів закупівлі;
- відкласти ремонт на наступний рік, водночас провести низку заходів, щоб отримати кошти на такий ремонт.
|
Контроль списання товаро-матеріальних цінностей та обсягів робіт | ✔️Джерело інформації про кількість списаних на ремонт товарів та обсяги виконаних робіт |
Дефектний акт не є тим документом, на підставі якого замовник визначає остаточну вартість ремонту. Він допомагає прорахувати витрати, але повний розрахунок вартості ремонту визначається пізніше.
Як складати дефектний акт
Законодавство чітко не регламентує порядок складання дефектного акту, проте зазвичай його складають на кожний основний засіб або об’єкт окремо. Так, для ремонту автівки складається один дефектний акт, а для ремонту даху — інший. У той же час, якщо ремонту підлягатиме приміщення, наприклад вестибюль, то можна скласти один дефектний акт із відповідними окремими розділами: підлога, стеля, стіни, двері, вікна тощо.
Заміна вікон в будівлі — товар, послуги чи роботи та як правильно провести закупівлю
Хто складає дефектний акт
Дефектний акт складає не одна особа, а комісія, яку призначає замовник, — за наказом керівника закладу. Обов’язкова вимога — щоб до такої комісії входив спеціаліст із обслуговування основного засобу. Для ремонтів авто потрібно залучати механіка, для ремонту офісної техніки — програміста, а для ремонту даху, підлоги — особу, яка має знання у будівництві.
Якщо такого фахівця в установі немає, то можна спробувати залучити спеціаліста «зі сторони». У цьому випадку варто доручити йому і розроблення кошторисної документації.
Яку інформацію написати у дефектному акті
Приклад
Ремонт даху, що вкритий металочерепицею
В дефектному акті вказуйте, що потрібна саме металочерепиця і її обсяги у м2. Адже, якщо вказати кількість у шт., можна прорахуватися, бо черепиця буває різних розмірів.
Ремонт вікна
В описовій частині надайте характеристику такого вікна. Наприклад: «вікно металопластикове 1,4 м*1,2 м», а у рядку щодо виміру вказати «шт.», і відповідно заповнити рядок «кількість».
Дефектний акт: зразок заповнення
Зазвичай необхідну інформацію про ремонт прописують в дефектному акті у вигляді таблиці.
№ п/п | орієнтир у масштабах ремонту |
Найменування робіт/ Найменування витрат | детальний опис: - товарів, які будуть використані під час виконання
|
Одиниця виміру | - «шт.», «м2», «м3», «кг» — кількість матеріалу, яку потрібно використати для виконання роботи, надання послуги
- «послуга» — кількість робіт, послуг (наприклад, зварювання, встановлення сантехніки)
- «година» — кількість часу для виконання роботи, послуги. Залежить від кількості задіяних осіб. Адже, щоб встановити вікно, одній особі потрібно більше часу, ніж двом
|
Кількість | скільки ресурсів потрібно, щоб виконати ремонт |
Примітки | додаткові відомості про ремонт. Наприклад: - ПІБ відповідальної особи за ремонт
- відхилення від дефектного акту — «якщо не буде червоної черепиці розміром 25х36, то можна використати зелену розміром 50х18, але у тій самій кількості в м2».
- необхідні матеріали — «для фарбування стіни обсягом 30 м2 потрібно: фарба біла 5 л, валик для фарбування (ширина 15-20 см) – 1 шт.».
|
Отже, дефектний акт потрібно складати відповідно до потреб установи. Ключова умова — щоб він містив усі необхідні відомості про витрати, які понесе заклад під час ремонту.
Форма дефектного акту
Дефектний акт обов’язково складають у письмовій формі, де вказують дані та підписи всіх відповідальних осіб. Утім, якщо програмне забезпечення закладу дозволяє створити дефектний акт в електронній формі, а всі відповідальні особи мають ЕЦП, можна такий акт скласти в електронній формі. Головне — дотримати всіх приписів Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Що таке дефектний акт
Дефектний акт є поєднанням:
- описово-літерної частини, де описано хто, коли, за яких обставин та в якій установі його складає;
- таблиці, де описані всі необхідні заходи для здійснення ремонту;
- реквізити осіб, що такий акт склали (прізвища, імена, підписи).
Хто затверджує дефектний акт
Замовник може розробити та затвердити свій варіант такого акту, в залежності від потреби.
Зазвичай у правому верхньому кутку вказується, що такий акт затверджено або наказом керівника: «№ Х від 02.01.202Хр.» (стандартна форма), або керівником у певну дату «01.04.2025». Другий варіант застосовують, якщо в установі відсутній затверджений зразок або особливий ремонт вимагає складання специфічного дефектного акту.
Необов’язково складати дефектний акт частково у табличній формі. Однак, таблиця полегшує сприйняття інформації. Одночасно, якщо для ремонту потрібно зробити якусь одну дію, то можна не формувати таблицю, а оформити така: «Заміна системної плати WTX у кількості 1 шт. для комп’ютера ASUS, протягом 8 годин».
Хто підписує дефектний акт
Також у дефектному акті варто вказати особу, яка такий акт склала. Втім, якщо всі члени комісії погодилися зі змістом акту, можна просто вказати їхні посади та поставити підписи, без розшифрування даних особи, яка фактично такий акт формувала.
Дефектний акт — зразок ворд
Тримайте напохваті приклад заповнення дефектного акта у форматі ворд, щоб правильно скласти документ.
Отже, щоб провести ремонт, дефектний акт є важливим документом, адже дозволяє зрозуміти приблизні витрати установи на ремонт, а також дозволяє уповноваженій особі зрозуміти, яку саме процедуру закупівель здійснювати та які саме вимоги потрібно ставити у тендерній документації.
Дефектний акт бланк — скачати
Скачайте форму дефектного акту на бланку
Скачати
