Уповноважена особа замовника при проведенні закупівель несе відповідальність за безліч дій. Вона обирає вид закупівлі, відповідає за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, оприлюднює необхідну інформацію. Закон визначає порядок дій уповноваженої особи у кожній окремій закупівлі, і він передбачає формування необхідного пакету документів. Розглянемо детальніше, що має робити уповноважена особа стосовно оформлення своїх рішень., чи обов’язково оформлювати протокол на звіт про укладений договір.
Відповідно до ч. 10 ст. 11 Закону про публічні закупівлі (далі — Закон) уповноважена особа:
Як оформлювати протокол розгляду ТП в багатолотовій закупівлі
2) здійснює вибір процедури закупівлі;
4) забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;
5) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;
6) забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;
7) здійснює інші дії, передбачені цим Законом.
Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Таким чином, приймаючи відповідне рішення, уповноважена особа має сформувати його та зафіксувати у протоколі.
При цьому, Закон передбачає багато дій, коли уповноважена особа не приймає жодних рішень, а просто має виконати вимоги Закону, наприклад оприлюднити наявну інформацію, що передбачена для оприлюднення Законом. В окремих випадках, до такої інформації відноситься і звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, що повинен бути оприлюднений протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю.
Цей звіт складається у таких ситуаціях:
- У разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тисяч гривень, без використання електронної системи закупівель.
- У разі здійснення закупівлі у випадках, передбачених ч. 7 ст. 3 Закону, коли замовник замість спрощеної закупівлі може укласти прямий договір.
У цих ситуаціях замовник обов’язково оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Вимога про оприлюднення звіту не потребує від уповноваженої особи приймати рішення, адже воно вже визначене Законом.
⚡️ Яку інформацію оприлюднювати, якщо розірвали договір про закупівлю
В той же час, уповноважена особа в обох ситуаціях має прийняти рішення про внесення відповідних закупівель до річного плану закупівель.
В другій ситуації, також, має бути прийнято рішення про не проведення спрощеної закупівлі з підстав, визначених ч. 7 ст. 3 Закону. Якщо відповідальною за такі закупівлі в організації замовника визначено уповноважену особу, то відповідне рішення приймає саме вона.
Ці рішення повинні бути оформлені протоколом уповноваженої особи.
Для уникнення будь-яких суперечностей, уповноважена особа у відповідних протоколах може також зазначити інформацію про необхідність оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Оскільки такий звіт оприлюднюється протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю, а не з дня прийняття рішення уповноваженою особою, вона не порушить вимоги Закону, якщо відповідне рішення затвердить задовго до укладення договору.
При цьому, основне її завдання оприлюднити відповідний звіт у встановлений Законом термін.
