експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Планування закупівель — це відповідальна справа. Під час планування закупівель на настпуний рік замовнику слід пам’ятати, що це відповідальність не лише уповноваженої особи. Роз’яснюємо, як слід організувати планування закупівель на підприємстві, щоб забезпечити злагоджену взаємодію працівників
Уповноважена особа замовника, яка несе відповідальність за підготовку річного плану, має володіти всією необхідною інформацією, щоб грамотно запланувати закупівлі. Саме завдяки цьому можна:
коректно визначити очікувану вартість предметів закупівель, дотримати вимог Закону № 922 з урахуванням Особливостей й не уникнути відкритих торгів;
заздалегідь оголосити процедуру закупівлі та залучити до участі в торгах якомога більше потенційних учасників.
Річне планування — це досить складне завдання, що вимагає злагодженої взаємодії всіх підрозділів. Тож скористайтеся експертними порадами, які допоможуть спростити цей процес.
Хто проводить планування закупівлі на підприємстві
Уповноважена особа узагальнює проєкт річного плану закупівель, схвалює й оприлюднює його в електронній системі закупівель. УО не зобов’язана, хоч і може це робити:
визначати потребу в товарах, роботах або послугах;
проводити перевірку складських залишків;
моніторити очікувану вартість предмета закупівлі.
Ці три завдання мають виконати ініціатори закупівлі.
Планування та проведення закупівель пов’язані з фінансуванням, а саме — з формуванням проєкту фінансового плану чи кошторису в бюджетних установах.
Аби організувати процес планування та формування річного плану закупівель відповідно до приписів Закону № 922 з урахуванням Особливостей, доцільно запровадити деякі документи.
По-перше, замовнику необхідно затвердити положення або положення/порядок організації та проведення закупівель та їх подальшого проведення (далі — Порядок планування закупівель).
Усі закупівлі розпочинає зацікавлений у них ініціатор. Він має взяти на себе відповідальність за своєчасність подання інформації до закупівельного підрозділу. Здебільшого тендерників не залучають до формування бюджету, через що вони можуть отримувати відомості щодо запланованих видатків не повністю або із затримкою.
У такий спосіб, на початку планування закупівель ініціатор повинен розуміти, до кого звертатися, коли у нього виникла потреба. Натомість, тендерник, що займається безпосередньо проведенням закупівель у замовника, має знати точну інформацію щодо предмета закупівлі, його якості, термінів проведення закупівлі.
Саме для того, щоб узгодити їхні дії, замовнику слід затвердити Порядок планування закупівель. Завдяки цьому документу встановлюють єдині правила взаємодії в організації. Порядок допоможе запобігти перекладанню відповідальності, затримці чи зриву закупівлі зі сторони учасників закупівельного процесу.
Робимо висновок: аби уникнути труднощів із плануванням закупівель, закріпіть необхідні положення у Порядку планування закупівель.
По-друге, замовнику необхідно видати наказ про формування річного закупівельного плану.
У ньому слід зазначити:
осіб, які відповідають за підготовку заявок до річного плану;
термін, протягом якого вони повинні надати уповноваженій особі внутрішні заявки.
Завдяки цьому документу ви уникнете безладу в процесі річного планування.
Як оптимізувати збір інформації, щоб врегулювати порядок планування закупівель
Замовнику слід урахувати деякі тонкощі планування закупівельної діяльності.
УО розпочинає формувати річний план закупівель після того, як отримає всі заявки до нього. Види закупівель та термін їх проведення УО визначає на підставі цих заявок.
Особливості передбачають, що заплановану закупівлю потрібно додати до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону № 922.
Частина 2 статті 4 Закону № 922 регламентує, яку обов’язкову інформацію необхідно зазначати в річному плані. Такі відомості слід зазначити у внутрішній заявці на проведення закупівлі, що відповідальні особи надають УО.
Зважте, що для створення й узгодження заявки знадобиться певний час — як правило, щонайменше тиждень.
Для оптимізації збору інформації запровадьте єдину форму, завдяки якій ініціатори закупівель надаватимуть інформацію про включення закупівель до річного плану. Такі дії допоможуть прискорити їхнє опрацювання.
Є сенс розділити відповідальність з ініціаторами закупівель та визначити термін на подання пропозицій до річного плану — припустімо, 20 днів від моменту затвердження бюджету.
Буде корисно також орієнтуватися на інформацію про суми витрат із річних закупівельних планів за попередні роки. Іноді відбувається так, що ініціатори закупівель надають відомості про очікувані витрати не повною мірою — наприклад, про потребу лише І кварталу. Наслідком може стати уникнення відкритих торгів, передбачених Законом № 922 з урахуванням Особливостей.
Після збору необхідної інформації уповноважена особа починає формування річного плану. Для коректного складення зведеного річного плану закупівель у Порядку планування закупівель слід конкретизувати вимоги до даних, які готують ініціатори закупівлі.
Зважте, що майже третину закупівель скасовують через недостатню кількість учасників, а це — прямий наслідок поганої підготовки.
