Поняття тендерного комітету (далі ТК) відходить в закупівельну історію, і через декілька років нове покоління уповноважених осіб навіть не знатиме, що колись закупівлі проводив ТК. Але наразі замовник повинен правильно завершити діяльність ТК. Як ліквідувати тендерний комітет, роз’яснює експерт з публічних закупівель.
ТК — це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом № 922.
Склад ТК та положення про нього затверджені рішенням замовника. До складу ТК входять не менше п’яти осіб. Керівництво його роботою здійснює його голова.
Голова ТК призначений замовником. Він організовує роботу комітету та несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій.
Як призначити уповноважену особу: три варіанти
Нагадаємо, що тендерний комітет планує закупівлі, складає та затверджує річний план закупівель, здійснює вибір процедури закупівлі, проводить процедури закупівель, забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця, забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом, забезпечує оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель відповідно до цього Закону, здійснює інші дії, передбачені цим Законом.
З 01 січня 2022 року ТК припиняє своє функціонування і за закупівлі в організації замовника зможе відповідати тільки уповноважена особа. Отже, 2021 рік є перехідним, коли замовник має завершити роботу з ТК та передати усі закупівельні повноваження уповноваженій особі. Про правомірність таких дій варто потурбуватися ще на етапі планування закупівель на рік.
Важливо, що навіть ті закупівлі, проведення яких планується на початку року, можуть мати строк виконання договору до 31 грудня 2021 року, а отже звіт про виконання договору про закупівлю вже оприлюднюватиме уповноважена особа.
Протягом 2021 року замовник має прийняти рішення про ліквідацію ТК та врегулювати це розпорядчим документом (наказом).
Відповідно до пункту 80 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої Постановою КМУ 17.01.2018 № 55, «Деякі питання документування управлінської діяльності» накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.
Таким чином, утворення, внесення змін до складу, ліквідація тендерного комітету, визначення уповноваженої особи, затверджуються рішенням замовника, оформленим наказом установи (організації, підприємства). Стане у пригоді зразок наказу про ліквідацію тендерного комітету.
Також замовник повинен врахувати необхідність розв'язання питання щодо доступу до електронного кабінету замовника, зокрема скасувати такий доступ членів тендерного комітету, що припинить діяльність.
Вимоги до функціонування електронної системи закупівель та відповідальність операторів авторизованих електронних майданчиків визначаються Порядком функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації електронних майданчиків (далі – Порядок функціонування системи), затвердженим постановою КМУ від 24.02.2016 № 166.
Виходячи зі змісту пункту 8 Порядку функціонування системи, оператор авторизованого електронного майданчика, зокрема, повинен забезпечувати замовникам на безоплатній основі інформаційну підтримку та можливість вчинення усіх необхідних дій для проведення процедури закупівлі та виконання інших вимог, встановлених у Законі.
Тобто замовник повинен прийняти рішення про скасування доступу членів ТК та надання доступу уповноваженим особам, якщо це не було зроблено раніше.
При цьому замовник повинен врахувати необхідність строку для завершення роботи ТК, зокрема закінчення проведення процедур закупівель, розпочатих ним.
Враховуючи, що протягом 2021 ТК можуть працювати разом з уповноваженими особами, рекомендовано здійснити поступове передання завдань ТК уповноваженій особі таким чином, щоб 01 січня 2022 року всі завдання щодо закупівель могла виконувати уповноважена особа. У 2021 році доцільно організувати проведення процедур закупівель так, щоб процедури розпочаті ТК були завершені ним ще у 2021. У разі необхідності здійснення закупівель наприкінці року (для потреб наступного) потурбуйтесь про те, щоб організовували їх процес та оголошення вже уповноважені особи.
Якщо замовник не має можливості здійснити вищенаведені організаційні заходи у положенні про уповноважену особу можна визначити, що вона завершує процедури розпочаті комітетом та несе відповідальність за рішення у своїй частині з 01 січня 2022 року.
