Процедура закупівлі вимагає від її учасників ґрунтовних знань, досвіду, уважності. Однак навіть за наявності цих якостей ніхто не вбережеться від помилок. Якими вони можуть бути — розглянемо нижче.
Загальні засади оформлення документації
Насамперед скажемо, що за визначенням ст. 1 Закону від 25.12.15 р. № 922-VІІІ “Про публічні закупівлі” (далі – Закон № 922) тендерною є документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель.
Як бачимо, документи при здійсненні тендеру мають бути розроблені й затверджені саме замовником, і, крім того, таку інформацію слід оприлюднити в установленому Законом № 922 порядку.
У свою чергу, виходячи з вимог тендерної документації, замовникові подається коректно оформлена тендерна пропозиція щодо предмета закупівлі.
Тож задля того, аби документальне оформлення тендерної документації, включаючи пропозицій із предмета закупівлі, відповідало вимогам законодавства, обидві сторони, які укладають договір закупівлі (тобто замовник і учасник), мають дотримуватись чітко визначених правил.
✔️ Активувати подарунковий доступ до Вищої Школи Закупівельника
Якщо зануритись глибше, зокрема, в частині дотримання встановленої замовником технічної специфікації (далі — ТС) до предмета закупівлі, побачимо таке.
За ст. 22 Закону № 922, ТС належить до інформації щодо необхідної технічної, якісної та кількісної характеристик предмета закупівлі. Йдеться про таку специфічну документацію, як креслення, чи зображення у вигляді малюнків.
Згідно із ТС визначається характеристика предмета закупівлі (товару, послуги). Так, за необхідності закупівлі сільськогосподарської техніки необхідно враховувати її вплив на оточуюче середовище, якість ґрунтів, довкілля населеного пункту, де вона працюватиме.
Або ж інший приклад – якщо замовляється послуга із реконструкції будинку для людей похилого віку, мають бути врахованими такі особливості, як придатність реконструйованої будівлі для осіб, що там перебуватимуть, включаючи осіб з обмеженими фізичними можливостями, а також показник енергоефективності.
В той же час ТС слід оформлювати таким чином, щоб не порушувати встановлених ст. 5 Закону № 922 вимог стосовно неприпустимості дискримінації до учасників.
Мінекономіки замінило Порядок визначення предмета закупівлі: нові правила
Відомості, що зазначаються в тендерній документації
Тендерна документація розробляється та затверджується замовником і має містити перелік складових, визначених частиною другою ст. 22 Закону № 922, зокрема інструкцію з підготовки тендерних пропозицій. Нагадаємо: ця норма законодавства визначила, що саме необхідно фіксувати в тендерній документації.
Стисло скажемо, що окрім інструкції з підготовки тендерних пропозицій, замовникові необхідно також зазначити таку інформацію:
- кваліфікаційні критерії процедури закупівлі;
- характеристики предмета закупівлі;
- маркування, документально підтверджені результати випробування предмета закупівлі;
- місце виконання робіт, послуг;
- перелік критеріїв та методики оцінки тендерних пропозицій;
- строк дії тендерної пропозиції (застерігаємо: щонайменший строк – 90 днів починаючи від дати кінцевого строку подання тендерних пропозицй);
- прізвище, ім’я та по батькові, найменування посади уповноваженої особи із зазначенням електронної адреси тощо.
Важливим є те, що саме в тендерній документації необхідно вказати формальні (несуттєві) помилки, в разі припущення яких не будуть відхилені тендерні пропозиції учасників.
А що ж належить до формальних (несуттєвих) помилок? Законодавство визначило, що такими є помилки, пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не вплинуть на зміст тендерної пропозиції. Простіше кажучи, це можуть бути описки, технічні помилки. Детальніше про це розповімо в інших розділах даної консультації.
Водночас звернемо увагу: при оформленні тендерної документацї не слід вимагати зайвого, тим більше в разі, якщо інформація оприлюдниватиметься у формі відкритих даних, як це передбачає Закон від 13.01.11 р. № 2939-VІ “Про доступ до публічної інформації”.
Коректне оформлення упередить від настання ситуації, за якої обмежуватиметься конкуренція, і, як наслідок – дискримінація учасників.
Зауважимо, що ні за яких підстав не треба засвідчувати відповідну документацію печаткою та підписом уповноваженої особи в разі, коли тендерна документація надається в електронній формі із накладанням кваліфікованого електронного підпису.
Помилки, після яких закупівлі не відбудуться
Детально про підстави для прийняття замовником рішення про відмову від подальшої співпраці із учасником тендеру, можна дізнатись із ст. 17 Закону № 922.
Основні з них такі: неможливо надалі продовжувати процедуру закупівлі за виявлення замовником найменших ознак корупційних діянь з боку учасника процедури, зокрема, якщо пропонується винагорода задля відповідного впливу в процесі визначення переможця процедури, або ж стало відомо про факт притягнення до відповідальності посадовця/посадовців з боку учасників за корупційні правопорушення.
Радимо також замовникові заздалегідь з’ясувати, чи не був раніше засуджений посадовець, що скоїв кримінальне правопорушення, особливо якщо йдеться про хабарництво, відмивання коштів. Аналогічно не завадить дізнатись, чи не мали місце факти використання дитячої праці, торгівлі людьми.
Звісно ж, надто обережними слід бути в разі, коли працюєте з учасником, який не виконав раніше укладеного договору про закупівлю, особливо у випадку дострокового розірвання цього договору.
Також зазначимо: відмовити від процедури замовник вправі, якщо виявлено факти несплати учасником податків і зборів, встановлених законодавством, причому незалежно від країни, де цей учасник зареєстрований.
Наведені приклади скоріше свідчать про недоброчесність учасників тендерних закупівель, ніж про помилки. Але ми пом’якшили контекст, звернувши увагу на неприпустимі помилки. До речі, таких помилок насправді буває набагато більше, і ніхто від них не застрахований, тому радимо залучати до процедури укладення договорів закупівель лише сумлінних, досвідчених та перевірених осіб, які не підведуть при оформленні тендерної документації.
Водночас скажемо, що у ст. 17 Закону № 922 зазначено про необхідність оприлюднення переможцем процедури упродовж 10-ти днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір закупівель. У цій інформаціїї необхідно надати підтвердження відсутності вищенаведених та інших підстав, що можуть слугувати підставою для відмови в участі у процедурі закупівлі.
Помилки, що є припустимими
Вище ми згадували, що законодавство допускає можливість помилок, допущених в ході оформлення тендерної документації (ст. 22 Закону № 922).
Тож маємо офіційний документ, а саме Перелік формальних помилок, затверджений наказом Мінекономрозвитку від 15.04.20 р. № 710 (далі — Перелік № 710), що набув чинності з 14.08.20 р.
Приміром, замовник навряд чи відмовить в подальшій роботі з оформлення тендеру, якщо в пропозиції виявиться таке:
- використання слова або мовного звороту, запозичених з іншої мови;
- написання слів разом та/або окремо, або через дефіс;
- некоректне номерування сторінок документів, зокрема, через арифметичні помилки;
- відсутність пропуску між словами;
- відсутність окремої сторінки копії документа, про який зробив посилання учасник, за умови вимоги замовника щодо подання цього документа;
- подання замість оригіналусканованої копії певного документа;
- зазначення найменування вулиці в адресі юридичної особи, що змінилася в ході оформлення тендеру тощо.
Зазначимо, що такі чи інші помилки не мають слугувати підставою для зміни змісту договору закупівлі. Звісно ж, неприпустимою є помилка, результатом якої настала зміна ціни тендерної закупівлі, або ж спотворюється характеристика предмета закупівлі (наприклад, замість свіжих овочів закуповуватимуться сушені чи квашені). Слід бути уважними й стосовно кваліфікаційних критеріїв. Такий висновок випливає із норм п. 2 Переліку № 710.
Однак визначатись, чи припустимими є такі помилки, має замовник.
Радимо при опрацюванні тендерної документації зафіксувати в ній про допущені помилки, звернувши особливу увагу на такі, що слугуватимуть підґрунтям для відмови замовника від продукції, роботи чи послуги.
Не забуваймо, що законодавство вимагає розмістити в документації опис та приклади формальних помилок. Тож робіть лише такі помилки, що не призведуть до штучного / формального обмеження кола учасників процедури чи до найгіршого — розірвання тендерного договору.
