Складання, затвердження та зберігання документів з питань публічних закупівель, які визначає Закон про публічні закупівлі, має забезпечити уповноважена особа (п. 5 ч. 10 ст. 11 Закону № 922). Законодавче визначення, що саме належить до таких документів, в публічних закупівлях відсутнє.
Одночасно існує інша вимога — уповноважена особа забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель (ЕСЗ) інформації, необхідної для дотримання вимог Закону № 922.
Тлумачення поняття «інформація про публічні закупівлі» дає Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі, затверджений Наказом Мінекономіки від 11.06. 2020 року № 1082.
Інформація про публічні закупівлі — інформація, яку формують, розміщують, оприлюднюють та обмін якою відбувається в ЕСЗ відповідно до Закону № 922.
Перелік інформації про закупівлю, яку замовник оприлюднює в ЕСЗ, регламентує стаття 10 Закону № 922.
Окрім цього, законодавець визначив, що свої рішення уповноважена особа оформлює протоколом.
Так, частина 10 статті 11 Закону про публічні закупівлі встановлює, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Тобто особливих вимог до формування таких протоколів сам Закон № 922 не встановлює, а містить лише нагадування, що уповноважена особа в протокольному рішенні має:
- зазначити дату прийняття рішення;
- поставити свій підпис.
Протокольних рішень уповноважена особа під час закупівель оформлює дійсно багато. Поділяються вони за видами закупівель. Тримайте напохваті перелік-шпаргалку.
Протокольні рішення уповноваженої особи
1. Якщо замовник, відповідно до частини 1 статті 11 Закону № 922, призначив уповноважену особу відповідальною за організацію та проведення закупівель, які проводять за частиною 3 статті 3 Закону, то УО оформлюватиме протокольне рішення про проведення закупівлі без використання електронної системи (до 50 тис. грн).
➤➤ Чи обов’язково вести журнал протоколів уповноваженої особи
2. Протокольних рішень для спрощеної закупівлі уповноважена особа може складати аж сім. Перелічимо їх відповідно до етапів проведення.
Тож за спрощеної закупівлі уповноважена особа може оформлювати протокольне рішення про:
- початок спрощеної закупівлі;
- внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі та/або вимог до предмета закупівлі;
- внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі з власної ініціативи;
- надання роз’яснень щодо інформації, зазначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, щодо вимог до предмета закупівлі;
- прийняття рішення про намір укласти договір;
- відміну спрощеної закупівлі;
- відхилення пропозиції учасника.
3. Протокольні рішення УО для відкритих торгів відповідно до етапів проведення:
Планування:
- протокол УО про затвердження річного плану;
- протокол УО про внесення змін до річного плану закупівель;
- протокол УО про вибір процедури та затвердження тендерної документації для проведення закупівлі.
Подання пропозицій:
- протокол УО щодо надання роз'яснень до тендерної документації;
- протокол УО про внесення змін до тендерної документації.
Розгляду пропозицій:
- протокол УО щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції;
- протокол УО про виправлення (усунення) помилок 24 години;
- протокол УО про відхилення тендерної пропозиції учасника закупівлі;
- протокол УО про відхилення тендерної пропозиції переможця закупівлі;
- протокол УО щодо прийняття рішення про намір укласти договір.
Як необхідна відміна закупівлі та визнання тендеру таким, що не відбувся:
- протокол УО про відміну тендеру;
- протокол УО про визнання тендеру таким, що не відбувся;
Протокольні рішення уповноваженої особи для переговорної процедури:
- протокол переговорів;
- протокол затвердження річного плану та запрошення.
