експерт, адвокат зі спорів з контролюючими органами, консультант із закупівель
На балансе каждого заказчика состоит хотя бы одно основное средство (ОС). Когда приходит время ремонтировать такое ОС, необходимо оформить первичные и распорядительные документы. Сегодня рассмотрим один из таких документов — «дефектный акт». Когда, кто и как должен его оформить? Разъяснения с образцом документа для вас — в статье.
Деятельность любой организации, в т.ч. заказчика, подлежит подробному документированию. Каждое действие нужно в письменном виде обосновывать и зафиксировать в документах: приказах, докладных записках, актах и т.д.
В случае, когда необходимо провести текущий или капитальный ремонт, заказчик должен иметь письменное обоснование для его осуществления. На практике первым документом, на основании которого узнают о необходимости ремонта, является докладная записка мастера или другого лица, ответственного за работоспособность основного средства.
После этого следует рассчитать, какие расходы понесет заказчик на ремонт, а именно:
какое количество ТМЦ (детали, запасные части и т.п.) нужно приобрести
какие работы (сборник, установка и т.п.) следует провести;
на какой площади/объекте (например, 10 м² крыши или на двигателе авто) необходимо осуществить, чтобы отремонтировать объект.
Именно для того чтобы определить потребность в ремонте определенного участка основного средства, выяснить использование определенных ТМЦ, работ и их количества, и нужно формировать дефектный акт.
Следовательно, дефектный акт – это документ, на основании которого определяют, что и с помощью каких инструментов нужно отремонтировать.
Как подсказывает название, этот документ призван установить, какие дефекты у основного средства и как их можно устранить.
То есть дефектный акт необходим для того, чтобы определить: какие именно части основного средства подлежат ремонту и с помощью каких действий (приобретение новых запасных частей, проведение сварки, замены частей и т.п.).
Нередки случаи, когда в процессе текущего ремонта выявляется необходимость выполнить дополнительные непредвиденные работы. Тогда на них следует составить дефектный акт. Например, чинили пол на кухне и обнаружили, что протекает водопроводная труба. В такой ситуации придется составлять дефектный акт по непредвиденным работам – ремонту или замене такой трубы.
Приведем три основных функции дефектного акта в таблице:
Функция дефектного акта
Для чего нужен
Подтвердить необходимость ремонта
Является письменным подтверждением того факта, что заказчик нуждался в неотложном ремонте определенного объекта. При проверке ГАСУ поможет подтвердить необходимость осуществления расходов на ремонт именно в осуществленном объеме.
Обозначить масштабы ремонта и перечня необходимых мер
В частности, заведение может просчитать необходимое количество денег для определенного ремонта и определиться с приоритетами: осуществить срочный ремонт и экономить на чем-то другом или отложить ремонт на следующий год, одновременно провести ряд мероприятий, чтобы получить средства на такой ремонт. Помните, что именно на основании дефектного акта разрабатывается сметная документация для проведения текущего ремонта, утверждаемая заказчиком.
Контролировать списание товарно-материальных ценностей и объемов работ
Помогает проконтролировать количество списанных на ремонт ТМЦ и объем выполненных работ
Дефектный акт не является документом, на основании которого заказчик определяет окончательную стоимость ремонта. Он помогает просчитать затраты, но полный расчет стоимости ремонта определяется позже.
Законодательство четко не регламентирует порядок составления дефектного акта, однако обычно его составляют на каждое основное средство или объект в отдельности. Так, для ремонта автомобиля составляется один дефектный акт, а для ремонта крыши – другой. В то же время, если ремонту подлежит помещение, например вестибюль, то можно составить один дефектный акт с соответствующими отдельными разделами: пол, потолок, стены, двери, окна и т.д.
Дефектный акт составляет не одно лицо, а назначаемая заказчиком комиссия — по приказу руководителя заведения. Обязательно требование — чтобы в такую комиссию входил специалист по обслуживанию основного средства. Для ремонтов авто нужно привлекать механика, для ремонта офисной техники – программиста, а для ремонта крыши, пола – лицо, имеющее знания в строительстве.
Если такого специалиста в учреждении нет, можно попробовать привлечь специалиста «со стороны». В этом случае следует поручить ему и разработку сметной документации. В понимании Закона № 922 это будут услуги (разве что речь идет о капитальном ремонте, где стоимость услуг включена в сметную стоимость работ и стоимость таких услуг не превышает стоимости самих работ).
В дефектном акте обязательно нужно указать все действия, которые необходимо совершить при ремонте и указать количество работ, необходимых ТМЦ, а также единицу измерения. Например, нужно отремонтировать крышу, покрытую металлочерепицей. В таком случае следует в дефектном акте указать, что нужна именно металлочерепица и ее объемы в м2. Ведь, если указать количество в шт., можно просчитаться, потому что черепица бывает разных размеров.
Если речь идет об окнах, то нужно в описательной части написать характеристику такого окна. Например: «окно металлопластиковое 1,4 м*1,2 м», а в строке по измерению указать «шт.» и соответственно заполнить строку «количество».
Обычно необходимые ТМЦ/работы указывают в дефектном акте в виде таблицы, имеющей следующие колонки:
«№ п/п» – чтобы было легче ориентироваться в масштабах ремонта;
«Наименование работ» (альтернатива – «Наименование затрат») – в этой колонке подробно описывают работы, которые нужно выполнить и ТМЦ, которые нужно использовать с тщательным описанием;
«Единица измерения» – для того, чтобы было понятно, сколько штук, м2, м3, кг нужно использовать. Если нужно указать определенные работы, например сварку или установку сантехники, то обычно указывают «услуга». Хотя можно использовать альтернативный вариант – «часы». Зависит от количества участвующих в выполнении услуги лиц. Скажем, чтобы установить окно, одному лицу нужно больше времени, чем двум;
«Количество» – сколько определенных ресурсов нужно, чтобы выполнить ремонт;
«Примечания» – один из вариантов названия последней колонки. Тогда в ней указывают дополнительные сведения, такие как фамилия, имя лица, ответственное за проведение ремонта или определенные отклонения типа: «если не будет красной черепицы размером 25х36, то можно использовать зеленую размером 50х18, но в том же количестве в м2 ». Впрочем, некоторые в последней колонке указывают: «Необходимые материалы». К примеру, для окрашивания стенки объемом 30 м2 требуется: «краска белоснежная 5 л, валик для окрашивания (ширина 15-20 см) – 1 шт.».
Следовательно, дефектный акт следует составлять в соответствии с потребностями учреждения. Ключевое условие – чтобы он содержал все необходимые сведения о расходах, которые понесет заведение при ремонте.
Форма дефектного акта
Дефектный акт обязательно составляют в письменной форме, где указывают данные и подписи всех ответственных лиц. Впрочем, если программное обеспечение учреждения позволяет создать дефектный акт в электронной форме, а у всех ответственных лиц есть ЭЦП, можно такой акт составить в электронной форме. Главное — соблюсти все предписания Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».
Поскольку официальной формы дефектного акта нет, каждый заказчик может разработать и утвердить свой вариант такого акта, в зависимости от потребности. Обычно в правом верхнем углу указывается, что такой акт утвержден или приказом руководителя: «№ Х от 02.01.202Хр.» (стандартная форма) или руководителем в определенную дату «01.04.2021». Второй вариант применяют, если в учреждении отсутствует утвержденный образец или особый ремонт требует составления специфического дефектного акта.
Дефектный акт является сочетанием:
описательно-буквенной части, где описан кто, когда, при каких обстоятельствах и в каком учреждении его составляет;
таблицы, где описаны все необходимые меры по осуществлению ремонта;
реквизиты лиц, такой акт составили (фамилии, имена, подписи).
Поскольку законодательство не определяет конкретную форму дефектного акта, то необязательно его составлять частично в табличной форме. Однако таблица облегчает восприятие информации. Одновременно, если для ремонта нужно совершить какое-то одно действие, то можно не формировать таблицу, а оформить следующее: «Замена системной платы WTX в количестве 1 шт. для компьютера ASUS, в течение 8 часов.
Также в дефектном акте следует указать лицо, которое такой акт составило. Впрочем, если все члены комиссии согласились с содержанием акта, можно просто указать их должности и поставить подписи, без расшифровки данных лица, фактически такой акт формировало.
Дефектний акт — образец
Держите под рукой пример, как заполнять дефектный акт, который поможет создать документ для ваших нужд.
Дефектний акт — зразокТримайте напохваті приклад, як заповнювати дефектний акт, який допоможе створити документ для ваших потреб.
Итак, чтобы провести ремонт, дефектный акт является важным документом, ведь позволяет понять приблизительные расходы учреждения на ремонт, а также позволяет уполномоченному лицу понять, какую процедуру закупок осуществлять и какие именно требования нужно ставить в тендерной документации.
