Що таке факсиміле
Жоден нормативно-правовий акт не дає визначення терміна «факсиміле». Він походить із латині, де «fac simile» означає зробити, відтворити те саме, тобто скопіювати. У словнику іншомовних слів факсиміле — кліше, печатка, за допомогою яких можна багато разів відтворювати власний підпис. Таке саме визначення знаходимо в постанові Верховного Cуду від 19.04.2018 у справі № 910/4050/17.
Отже, кліше факсиміле й оснащення для нього — пристрій, а його відбиток — копія підпису особи, яка його замовила.
Щоб отримати кліше факсиміле, дозвіл і реєстрація у МВС чи інших органах не потрібні. Досить звернення посадової особи.
Із якого боку підійти
Після того як керівник замовив виготовити кліше факсиміле, йому треба:
- затвердити порядок використання кліше факсиміле;
- уповноважити особу, яка використовуватиме кліше факсиміле від його імені;
- визначити випадки, коли можна його використовувати;
- зазначити документи, на яких дозволено ставити підпис за допомогою факсиміле.
Просто як двічі два. Але не всі посадові особи можуть мати кліше факсиміле, не завжди можна його використовувати від імені відсутньої посадової особи та й не на всіх документах ставити. Тепер — детальніше.
Яким посадовцям кліше факсиміле заборонено
У поточному році КМУ постановою від 17.01.2018 № 55 затвердив:
- Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;
- Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі — Типова інструкція);
- Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.
Користуватися факсиміле
посадовим особам держоргану не можна
Ці акти зобов’язують органи державної влади вести електронний документообіг і використовувати електронний підпис (ЕП). Нині спеціалістам, посадовим особам держоргану оформлюють ЕП. Ба більше, запроваджують систему електронного
документообігу як у межах окремих держорганів, так і між ними. Це дасть змогу швидше створювати (підписувати) документи й обмінюватися ними.
За пунктом 54 Типової інструкції відтворювати підпис посадової особи за допомогою факсиміле на всіх без винятку документах заборонено. Типова інструкція охоплює:
- акти органів державної влади та доручення найвищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденцію ВР, що надійшла до органів державної влади;
- накази (розпорядження) з основних питань діяльності;
- накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;
- накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) за їхніми видами та строками зберігання;
- рішення колегії;
- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
- бухгалтерські документи;
- заявки на матеріально-технічне постачання;
- службові листи.
Крім того, Типова інструкція поширюється й на документи, наведені в додатках 2 і 3 до неї.
Раніше пункт 59 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242, що втратила чинність, теж забороняв використовувати факсиміле. Але ця заборона стосувалася тільки організаційно-розпорядчих, фінансових і бухгалтерських документів.
Тож наразі підписувати зазначені документи або накладати резолюцію на них за допомогою факсиміле державним службовцям чи посадовим особам держорганів заборонено. Такі самі вимоги для посадових осіб бюджетних установ, що фінансуються з державного бюджету, оскільки держорган, до сфери управління якого вони належать, затверджує для них інструкції з огляду на Типову.
Органам місцевого самоврядування рекомендовано узгодити власні інструкції з діловодства з Типовою інструкцією. А вони зі свого боку можуть зобов’язати до цього установи, що фінансуються з місцевого бюджету.
Тож посадовцям перших використовувати факсиміле заборонено, а других — не рекомендовано.
Використовувати можна, але не завжди Якщо керівника немає на робочому місці, не завжди це привід використовувати кліше факсиміле. Є випадки, коли це заборонено: • на час відпустки, незалежно від її виду; • на період його хвороби; • на час службового відрядження. Як правило, тоді обов’язки керівника виконує інша посадова особа, а тому підпис за допомогою кліше факсиміле буде неправомочним. Уповноваженого керівником на використання кліше факсиміле від його імені навіть можуть притягнути до кримінальної відповідальності, якщо він порушить заборону. Перевірити це можна. Якщо призначать експертизу, судові експерти встановлять час нанесення відбитку кліше факсиміле на документ. Тож періоди, коли керівник відсутній і кліше факсиміле заборонено використовувати, слід обов’язково прописати в порядку використання кліше факсиміле
На яких документах факсиміле не місце
На документах, які створюють і реєструють в органах державної влади та підпорядкованих їм бюджетних установах, як ми з’ясували, ставити підпис за допомогою факсиміле не можна. Конкретизуємо.
На деяких первинних документах
факсиміле може бути
Якщо договір від учасника підписаний факсиміле без угоди про його використання, такий
договір можна вважати неукладеним. І виконання учасником своїх зобов’язань, право на відшкодування збитків, пені тощо не гарантовані. Перерахований аванс за таким договором немає законного підгрунтя.
Отже, не може бути й мови про використання кліше факсиміле посадової особи установи для підпису документів.
