експерт, адвокат зі спорів з контролюючими органами, консультант із закупівель
Якщо постачальник вважає, що замовник порушив його майнові права або законні інтереси, він може, перш ніж звернутися до суду, використати такий інструмент досудового регулювання, як претензія. У консультації розглянемо, як діяти замовнику, якщо постачальник пред'явив претензію.
Частина 7 статті 222 Господарського кодексу (ГК) передбачає, що під час розгляду претензії сторони, у разі необхідності повинні звірити розрахунки, провести експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору.
В першу чергу, потрібно вивчити:
чи претензія містить всі необхідні реквізити, що передбачені частиною 3 статті 222 ГК;
чи додані всі документи, що підтверджують вимоги заявника, та чи додані вони в оригіналах, або чи в належним чином засвідчених копіях (частиною 4 статті 222 ГК);
чи претензія підписана уповноваженою особою заявника (наприклад, якщо її підписав менеджер, він має додати довіреність) та надіслана/вручена в порядку, який передбачає частина 5 статті 222 ГК.
Якщо хоча б одну з цих вимог не дотримано, то замовник може надіслати лист-відповідь такого змісту:
«Замовником було отримано Ваш лист № від__, який не є претензією в розумінні ст.222 ГК. За таких обставин, повідомляємо Вас, що Ваші вимоги будуть розглянуті під час отримання належної претензії».
чи правильно та повністю описані обставини справи. Можливо, вони не відповідають дійсності, або постачальником не враховано, наприклад, якоїсь оплати (тоді слід долучити доказ такого перерахування коштів до відповіді), чи визначеної в договорі дати оплати (тоді слід вказати, що оплата здійснюється протягом такого-то періоду, згідно з договором);
чи надані всі докази, які підтверджують порушення замовником прав постачальника;
чи є посилання на нормативні акти. Можливо, постачальник посилається на неправильну норму закону, тобто ту, що у даній ситуації не використовується.
Так, замовник може з’ясувати, чи є обґрунтованою правова позиція постачальника. Якщо «так» — то краще задовольнити його вимоги, не доводячи ситуацію до звернення постачальника до суду, адже це — додаткові витрати.
Оскільки претензії до замовника в закупівлях стосуються своєчасної оплати, то варто спробувати знайти компроміс із постачальником (тут багато чого залежить від умов договору). Наприклад, попросити про можливість додаткової відстрочки.
Згідно з приписами частини 6 статті 222 ГК, обґрунтовані вимоги заявника одержувач претензії зобов'язаний задовольнити. Втім, вимоги будуть обґрунтовані, якщо постачальником будуть описані всі обставини справи, надані всі докази та будуть здійснені належні посилання на нормативні акти.
Важливі нюанси коли формуєте відповідь на претензію
Замовник може задовольнити претензію повністю, або частково.
Наприклад, розмір неустойки може бути зменшений за рішенням суду, якщо він значно перевищує розмір збитків, та за наявності інших обставин, які мають істотне значення – відповідно до частини 3 статті 551 Цивільного кодексу (ЦК).
А у разі якщо належні до сплати штрафні санкції надмірно великі порівняно із збитками кредитора, суд має право зменшити розмір санкцій – відповідно до частини 1 статті 233 ГК. При цьому повинно бути взято до уваги: ступінь виконання зобов`язання боржником; майновий стан сторін, які беруть участь у зобов`язанні; не лише майнові, але й інші інтереси сторін, що заслуговують на увагу.
Про це свідчить і судова практика. Розглянемо постанову ВС від 19.12.23 у справі № 911/1625/22 . У цій справі ВС із посиланням на наведені вище норми стеврджує, що суди правомірно зменшили суму пені з 416 тис.грн. до 100 тис.грн. Схожа ситуація та правовий висновок ВС був у постанові від 15.11.23 у справі № 921/489/22.
Тобто, замовнику треба зважити на те, чи вимагає постачальник високого розміру неустойки. Можливо, варто погодитися із претензією щодо суми основного боргу, і не погоджуватися із сумою неустойки, або запропонувати сплатити неустойку, але у значно менших розмірах. За таких обставин, шанси того, що постачальник звернеться до суду зменшаться.
Тому, у відповіді на претензію зазначаються всі ці пояснення, посилання на норми ЦК та ГК та, за необхідності, пропозиція щодо зменшення суми неустойки.
Також потрібно дуже уважно перевірити всі розрахунки. Так, постачальник може обрати неправильну методику обрахунку, або просто допустити механічну описку. За таких обставин потрібно надати свої розрахунки та пояснити де саме постачальник неправий.
Якщо в договорі вказано, що у випадку затримки бюджетного фінансування розрахунки проводяться протягом певного часу (наприклад, протягом 5-ти банківських днів) з дати отримання замовником бюджетного фінансування на розрахунковий рахунок, варто про це нагадати у відповіді на претензію.
Також потрібно підготувати відповідні докази, відсутності фінансування, зокрема виписку по рахунку, витяг з реєстру бухгалтерського обліку.
У відповіді на претензію зазначайте реквізити, що наведені у частині 3 статті 222 ГК.
Особливо зверніть увагу на наступні реквізити:
Реквізит
Що писати у відповідь
Обставини справи
Вказуйте, чи погоджуєтеся ви із такими обставинами та на підставі чого. Можливо, постачальник їх десь перекрутив, тоді вказуйте на це. Якщо ви не погоджуєтеся, висвітить своє бачення ситуації
Докази, що підтверджують обставини
Обов’язково вкажіть письмові докази, які спростовують вимоги постачальника (повністю, чи частково). Наприклад, певна платіжна інструкція
Спростування вимог постачальника, з посиланням на нормативні акти
Вказуйте норми Законів, інших актів (Постанов КМ. Наказів міністерств), які спростовують висновки постачальника
Спростування суми претензії та розрахунок
Обов’язково зробіть свій розрахунок, бо постачальник може помилитися. Якщо ви сплатили частину в період між відправленням претензії та отриманням її вами – долучіть платіжні інструкції
Перелік документів, що додаєте до відповіді
Додайте всі письмові докази, які підтверджують вашу правову позицію. Документи варто надати у вигляді належним чином завірених копій
Нумерація
Про це не згадується у законодавстві, але така нумерація дозволить вам переконатися, що постачальник дійсно отримав вашу відповідь повністю, бо часом, певні частини документів «губляться»
Замовник має розглянути претензію в місячний строк з дня її одержання, якщо інший строк не встановлено цим Кодексом або іншими законодавчими актами. Такий строк визначає частина 6 статті 222 Господарського кодексу (ГК).
Про результати розгляду претензії постачальник повинен бути повідомлений письмово (ч. 8 ст. 222 ГК).
Відповідь на претензію підписує уповноважна особа або представник замовника.
Претезію надсилають постачальнику рекомендованим або цінним листом. Радимо відправляти цінним, адже такий лист йде із описом і замовник матиме докази того, які додаткові документи долучив до відповіді. Також такий лист вручається постачальнику під розписку (один примірник залишається у постачальника, інший, із відповідним позначенням про отримання залишається у замовника).
