З першого січня весь закупівельний процес в замовника — завдання тільки уповноважених осіб. Від так УО мають подбати не лише про свої закупівлі, а й про ті, що розпочинали тендерні комітети. Адже товари, роботи та послуги, необхідні у прийдешньому році, замовник почав закуповувати ще в минулому. Що необхідно перевірити та проконтролювати уповноваженим особам для вдалого старту закупівельного року?
Нічого не упустити в робочій гонитві допоможуть дев’ять справ для УО, які розпочинають та продовжують закупівлі у 2022 році. Зупинімося на кожній.
Справа 1. Прийняти справи й закупівлі від тендерного комітету
Із початку 2022 року УО муситиме завершити ті закупівлі, які у 2021 році розпочав ТК.
Якщо в замовника давно працює лише УО і всі вже забули про ТК, цей розділ можете пропустити. Якщо ж ТК тільки-но завершив свою діяльність і УО приступає доорганізації всіх закупівель замовника, турбот у неї побільшає.
Усі закупівлі, які ТК розпочав у 2021 році і не завершив, мають перейти до УО.
Увага! УО, яка приймає справи від ТК, зобов’язується завершити всі закупівлі та нести за них відповідальність за Законом № 922.
Справа 2. Уточнити порядок взаємодії з іншими УО та підрозділами
На початку року замовник має налагодити роботу уповноважених осіб.
Замовник може призначити УО як одну, так і кілька. Однак у другому випадку кожна з УО буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель (ч. 3 ст. 11 Закону № 922). У такому разі слід налагодити взаємодію між усіма УО.
Окремо слід ухвалити рішення про проведення закупівель до 50 тис. грн. Чому це обов’язково?
Пам’ятайте! УО повинна пройти тестування на Prozorro, аби мати змогу проводити процедури закупівель та спрощені закупівлі в ЕСЗ.
Справа 3. Перевірити наявність документів, потрібних для роботи, та ознайомитися з ними
Щоб забезпечити організацію та проведення закупівель, замовнику на початок року рекомендуємо мати окрім основних документів також такі:
- Методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі;
- Порядок взаємодії структурних підрозділів замовника щодо формування потреб у закупівлях та надання необхідної інформації;
- Порядок взаємодії структурних підрозділів замовника щодо погодження, підписання та інформування про виконання договорів про закупівлю.
Наявність обов'язкових та рекомендаційних документів забезпечить спокійну роботу УО, яка орієнтуватиметься в своїх діях на різних етапах закупівель, матиме інструмент захисту в разі суперечливих ситуацій та порушень. Оскільки робота УО часто залежить від зовнішніх чинників чи дій третіх осіб. Трапляються ситуації, у яких немає її вини, але які спричиняють порушення порядку проведення закупівлі.
Справа 4. Навести лад в електронному кабінеті замовника
В електронному кабінеті замовника, що створений на електронному майданчику ЕСЗ, також слід навести лад з огляду на порядок організації та проведення закупівель, який встановив замовник.
Залежно від електронного майданчика, на якому відкрили електронний кабінет, замовник може визначити, хто з УО та в якому статусі працюватиме в ньому.
Увага! Усі УО для роботи в ЕСЗ повинні мати або отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) як працівники замовника
Справа 5. Прозвітувати про минулорічні договори
Одним із перших завдань, з яким мають впоратися УО в новому році, — оприлюднити звіти про виконання минулорічних договорів про закупівлю. Особливо це важливо для розпорядників та отримувачів бюджетних коштів. Адже у більшості з них майже всі договори завершують свою дію 31.12.2021.
Звіт про виконання договору про закупівлю слід оприлюднити протягом 20 р. дн. з дня, коли:
Увага! Зважте на довгострокові договори, які були укладені ще до 19.04.2019.
З 1 січня УО стануть відповідальними й за оприлюднення звітів про виконання тих договорів про закупівлю, які укладені за результатами процедур закупівель, що проводив ТК. Тож на момент, коли ТК передаватиме свої справи, УО має отримати від нього всю інформацію про такі договори.
Не забувайте, коли звітуватимете про виконання договору про закупівлю товарів, вказати країну походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі.
Справа 6. Відкоригувати річний план закупівель на 2022 рік
Зазвичай на початку 2022 року більшість замовників уже мають затверджений річний план закупівель. Якщо річний план закупівель у 2021 році затверджувала УО, вона працює у звичному порядку.
А що, коли річний план для процедур закупівель затверджував ТК або кількість УО в організації замовника збільшилася?
Справа 7. Завершити процедури закупівель, які розпочали в 2021 році
Закон № 922 не містить заборони проводити закупівлі до набрання чинності Законом про Державний бюджет України або до затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів, фінансового плану підприємства. Тож, щоб забезпечити невідкладні потреби у товарах, роботах і послугах у наступному році, замовник може наприкінці поточного року або на початку наступного року розпочати закупівлю потрібного предмета закупівлі.
УО, яка у 2021 році розпочала закупівлі 2022-го, завершує їх, як і планувала.
Увага! Якщо УО вважає, що в процедурі закупівлі, яку розпочав ТК, є порушення, вона вживає заходів, щоб його усунути. Адже надалі, коли УО завершуватиме таку закупівлю, то й нестиме за неї відповідальність у межах прийнятих нею рішень.
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
Справа 8. Зафіксувати та завершити «перехідні» договори
Більшість закупівельних договорів завершують свою дію до 31.12.2021. Проте є окрема категорія договорів, дію яких замовник може продовжити на 2022 рік.
Наприклад, колипродовжує строк дії договору про закупівлю та виконання зобов’язань із передачі товарів, робіт, послуг. Умовою для цього можуть бути об’єктивні обставини, що спричинили таке продовження. Зокрема, обставини непереборної сили, затримка фінансування витрат замовника, якщо такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. Наявність таких обставин потрібно документально підтвердити.
Замовник міг також продовжити дію договору про закупівлю:
- на строк, достатній, щоб провести процедуру закупівлі на початку наступного року;
- в обсязі, що не перевищує 20% суми, визначеної в договорі, укладеному в попередньому році;
- якщо видатки на цю мету затверджено в установленому порядку.
Справа 9. Організувати нові закупівлі без порушень
Щойно УО повернеться до роботи після новорічних канікул, вона розпочинатиме закупівлі для потреб 2022 року. Перш ніж їх проводити, перевірте, чи правильно визначили вид закупівлі. Адже хтось міг планувати з огляду на потребу на рік, хтось — за тимчасовим кошторисом, а хтось — уже за постійним кошторисом чи фінпланом.
Тож перед закупівелю слід впевнитися, що ситуація не змінилася. Адже якщо УО планувала закупівлі з огляду на тимчасовий кошторис, то, можливо, вже буде затверджений постійний. Якщо закупівлю планували з огляду на річну потребу, то коли затверджений постійний кошторис, можливо, варто закупівлю відкоригувати відповідно до його фінансових показників.
Немає потреби відміняти вже розпочаті закупівлі, якщо їх розпочали за вимогами Закону № 922. Планувати закупівлі слід на підставі наявної потреби. Томуочікувану вартість предмета закупівлі потрібно зазначити саме на момент внесення змін до річного плану, обсяги закупівель аналогічного предмета закупівлі за тимчасовим кошторисом, які вже проведені у поточному році чи тривають під час внесення змін у річний план, не потрібно враховувати.
