Відповідь
Відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа (УО; ч. 1 ст. 11 Закону № 922). Замовник визначає або призначає УО одним із таких способів:
- покладає на працівника із штатної чисельності функції УО як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством;
- вводить до штатного розпису окрему посаду, на яку покладає обов’язки виконання функцій УО;
- укладає трудовий договір (контракт) згідно із законодавством.
Замовник має право призначити декілька УО, за умови, що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкурентних процедур закупівель/спрощених закупівель.
УО веде свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення.
Примірне положення про уповноважену особу затверджене наказом Мінекономіки від 08.06.2021 № 40.
У разі визначення кількох УО керівник замовника своїм рішенням розмежовує їхні повноваження та обов'язки.
За відсутності однієї УО, приміром під час перебування на лікарняному, у відрядженні або відпустці, замовник має право визначити іншу, яка виконуватиме обов'язки такої УО.
Отже, рішення про заміщення осіб приймає керівник, а Положення про УО замовника повинно містити порядок її заміщення у разі відсутності.
Законодавчі норми передбачають, що рішення УО оформлює протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який обов’язково підписує (ч. 10 ст. 11 Закону № 922). Інших вимог щодо оформлення протоколу УО Закон не встановлює.
Тож УО на кожне своє рішення оформлює протокол із зазначенням дати та переліком питань з посиланнями на положення Закону № 922, що регулюють ці питання.
Зважайте також на вимоги для центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, організовувати діловодство відповідно до постанови КМУ «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 № 55. Ця постанова затверджує Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі — Інструкція № 55), яка встановлює загальні засади документування управлінської інформації в установах та особливості ведення діловодства у паперовій формі.
Отже, що варто враховувати УО, коли формуватиме свої протоколи
