Змінами передбачено, що первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
У разі складання та зберігання підприємством первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.
Вилучати оригінали документів та регістрів заборонено, крім випадків, що передбачає кримінальне процесуальне законодавство.
Як робитимуть записи в первинних документах і регістрах бухобліку:
- Паперова форма
- чорнилом чи пастою кулькових ручок темного кольору;
- Електронна форма
- за допомогою е-засобів оброблення інформації та іншими засобами, які забезпечують їх збереження упродовж установленого строку зберігання документів і запобігають внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Як виправлятимуть помилки в первинних документах і регістрах бухобліку:
- Паперова форма
- способом «червоного сторно», за допомогою додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом;
- помилки в регістрах бухобліку за минулий звітний період виправляють способом «сторно»;
- виправлення супроводжують надписом «виправлено», підтверджують підписами осіб, які підписали документ і зазначають дату виправлення;
- виправляти документи, якими оформили касові та банківські операції, також операції з цінними паперами, заборонено.
- Електронна форма
- способом «сторно» або за допомогою додаткових бухгалтерських проведень;
- під час виправлення помилок:
- зберігають інформацію, яку виправляють;
- зазначають дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений е-документ.
Виправлення вносять у тому звітному періоді, в якому виявили помилки.
Джерело: наказ Мінфіну від 28.12.2023 № 467
