Деякі замовники вже знають, як використовувати електронно-цифровий підпис (далі — ЕЦП). Проте ті з них, для кого застосування електронної системи закупівель стало обов’язковим з 1 серпня, тільки починають знайомитися з новими вимогами закупівельного механізму.
Нормативні документи щодо регулювання ЕЦП
Тож почнемо з чи не найголовнішого — нормативних документів, які регламентують застосування ЕЦП у закупівлях та визначають його статус.
Так, первинне закріплення юридичної значущості електронного документа відбулося у 2003 році в Цивільному кодексі та Законах України:
- «Про електронні документи і електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851);
- «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-IV (далі — Закон № 852).
І наразі правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням ЕЦП визначають саме ці два закони.
Важливо те, що накладання ЕЦП завершує створення електронного документа. Це передбачено у статті 6 Закону № 851, і ця норма заслуговує на увагу, оскільки початок перебігу строку для подання тендерних пропозицій вважатиметься юридично правильним лише після накладення ЕЦП на інформацію, що оприлюднили.
Замовник створив оголошення про проведення відкритих торгів і оприлюднив його в електронній системі закупівель у п’ятницю, а ЕЦП наклав у понеділок. Кінцевий строк для подання тендерних пропозицій замовник розраховує з п’ятниці, а правильно — з понеділка.
Тобто у такому разі можна говорити й про порушення строків оприлюднення, за що передбачена відповідальність згідно зі статтею 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Законом України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VІІІ (далі — Закон про публічні закупівлі) передбачено, що під час використання електронної системи закупівель з метою подання пропозиції, здійснення їх оцінки документи і дані створюють та подають з урахуванням вимог Закону № 851. Окрім того, накладення ЕЦП передбачено й наказом Мінекономрозвитку «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» від 22.03.2016 № 490 (далі — Наказ № 490).
Так, закупівлі, вартість яких не перевищує пороги, встановлені в частині 1 статті 2 Закону про публічні закупівлі, можна проводити без застосування ЕЦП.
Проте слід зважати на те, що у разі закупівель від 50 тис. до 200 тис. грн. (для товарів, послуг) та до 1,5 млн. грн. (для робіт) замовники мають розміщувати в системі звіт про виконання договорів під час проведення допорогової закупівлі. Форму такого звіту затверджено Наказом № 490. Вона містить обов’язкові поля, які замовник заповнює, вносячи наявну інформацію в електронній системі закупівель через електронний майданчик. А після внесення всієї обов’язкової інформації, передбаченої формою звіту, на неї накладають ЕЦП.
Оскільки закупівльним законодавством не передбачено проведення допорогових закупівлеь ані тендерним комітетом, ані уповноваженою особою, то замовник може доручити проводити ці закупівлі іншому працівникові й отримати для нього ЕЦП, щоб розміщувати звіт у системі електронних торгів.
Ті замовники, що почали працювати за новим законом з 1 квітня, знають, що оголошувати тендери на понадпорогові суми в системі ProZorro можливо лише з використанням ЕЦП.
ЕЦП слід мати особі, відповідальній за публікацію інформації на майданчику. У примірному Положенні про тендерний комітет та уповноважену особу (осіб), затвердженому наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 № 557, такою особою, що здійснює розміщення інформації про публічні закупівлі на веб-порталі Уповноваженого органу через майданчики, є секретар тендерного комітету. Тому логічно, аби саме ця особа й мала ЕЦП.
Як провести спрощену закупівлю на майданчику за 5 кроківПроте ЕЦП можуть мати й інші члени тендерного комітету. Адже замовникові варто врахувати, що за відсутності секретаря його функції виконуватиме інший член комітету, який не матиме ЕЦП. Звичайно, у такій ситуації краще мати й «запасну» особу з ЕЦП. І в Положенні про тендерний комітет має бути закріплена юридична можливість перекладати на інших обов’язок оприлюднювати інформацію про визначених осіб на випадок їх відсутності, зокрема, якщо такі особи перебувають на лікарняному, відпустці чи відрядженні.
Зауважимо, що згідно зі статтею 4 Закону про публічні закупівлі річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом п’яти днів з дня їх затвердження.
Оскільки оприлюднення планів передбачене Законом про публічні закупівлі, то під час створення кожного рядка плану закупівель на нього має бути накладений персональний ЕЦП.
Тому радимо для більш ефективної організації роботи тендерного комітету мати мінімум дві особи з ЕЦП, які оприлюднюватимуть:
• річні плани, додатки до річного плану та зміни до них;
• інформацію під час проведення процедур закупівель, а також звіти про укладені договори.
Окреме питання й щодо Уповноваженої особи. Якщо замовник покладає обов’язок проводити закупівлі на неї, відповідно, цій особі треба мати ЕЦП, оскільки вона оприлюднює інформацію про публічні закупівлі в електронній системі.
Відносини, пов’язані з використанням ЕЦП, регулює Закон № 852. Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюють суб’єкти електронного документообігу на договірних засадах
Варто також звернути увагу, що одним із способів авторизації в електронній системі закупівель є саме використання ЕЦП згідно із Законом № 852 (високий рівень довіри — у разі використанням посиленого сертифіката відкритого ключа або середній рівень — у разі використання сертифіката відкритого ключа). Це передбачено пунктом 3 Порядку функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації, затвердженого постановою КМУ від 24.02.2016 № 166.
Так, органи державної влади, місцевого самоврядування, усі юридичні особи державної форми власності для засвідчення чинності відкритого ключа використовують винятково посилений сертифікат ключа. А ось інші юридичні та фізичні особи можуть засвідчувати чинність на договірних засадах, а також використовувати ЕЦП без сертифіката ключа.
Центри сертифікації ключів
Центри сертифікації ключів, які акредитовані в установленому порядку, є акредитованими центрами сертифікації ключів (далі — АЦСК). Центральний засвідчувальний орган Міністерства юстиції України веде електронний реєстр суб’єктів, які надають послуги, пов’язані з ЕЦП.
Зауважимо, що в реєстрі можна зустріти й акредитовані, і засвідчувальні центри. Засвідчувальний центр відповідає вимогам, установленим законодавством для АЦСК.
Порядок отримання ЕЦП в таких АЦСК та перелік необхідних документів можна знайти на їхніх сайтах.
Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:
• електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.
Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не грунтується на посиленому сертифікаті ключа
(ст. 3 Закону № 852).
